Alles, was Sie über die Tagespauschale wissen müssen

Tagespauschale. Pro. Tag. Tages… was? Wir sagen es noch einmal: Tagespauschale. Nicht Tagespauschalen. Wenn Sie schon einmal geschäftlich gereist sind oder ein Team geleitet haben und jemanden auf eine Geschäftsreise schicken mussten, sind Sie wahrscheinlich mit dem Begriff Tagespauschale vertraut. Sie wissen wahrscheinlich sogar, was der Ausdruck bedeutet, und dass es etwas ist, das Unternehmen oft ihren Mitarbeitern zahlen. 

Einfach ausgedrückt, bezieht sich die Tagespauschale auf die Entschädigung, die Organisationen ihren Mitarbeitern für Geschäftsreisekosten zahlen müssen. Klingt ziemlich einfach, oder? Nun, die Wahrheit ist, dass es komplexer ist, als man eigentlich denken würde. Es gibt einige Gründe, warum Sie mehr über die Tagespauschale erfahren sollten, besonders wenn Sie mit dem Budget eines Unternehmens zu tun haben, da es steuerliche Auswirkungen haben kann und der Organisation sogar eine einfachere Möglichkeit bietet, Ausgaben zu kontrollieren und im Budget zu bleiben.  

Der Begriff Tagespauschale stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „pro Tag“. Wie die meisten lateinischen Wörter hat es keinen Plural, daher sollten Sie immer „Tagespauschale“ sagen, nicht „Tagespauschalen“. Eine schnelle Google-Suche führt uns zur Definition des Begriffs im Merriam Webster Wörterbuch, wo auch angegeben wird, dass Tagespauschale als Adverb — „für jeden Tag“ — oder als Adjektiv — „pro Tag bezahlt“ — betrachtet werden kann. 

In der Geschäftswelt steht die Tagespauschale für die tägliche Zulage, die Mitarbeiter erhalten können, um ihre Ausgaben während einer dienstlichen Reise zu decken. Ausgaben wie Mahlzeiten oder Unterhaltung werden durch diese Entschädigung gedeckt, die der Mitarbeiter für jeden Tag der Reise erhält, und sollten nicht als einzelne Ausgabe eingereicht werden. Das heißt, wenn Sie ein Teammitglied entsenden würden, um einen Kunden zu treffen, würde der Betrag der Tagespauschale, den Sie erstatten, alle notwendigen Ausgaben für die Reise abdecken, einschließlich Mahlzeiten. 

Die Sätze der Tagespauschale werden nach spezifischen Sätzen erstattet, die je nach dem Ort, variieren können und wahrscheinlich basierend darauf unterschiedlich sind, ob der Mitarbeiter in seinem Heimatgebiet oder international reist. Sie sind auch je nach Zielort unterschiedlich, da die Lebenshaltungskosten in jeder Jurisdiktion auch unterschiedlich sein können. Wenn Sie beispielsweise in Lissabon frühstücken würden, würde es Sie nicht dasselbe kosten wie in Zürich oder London. Das gleiche Prinzip gilt für Hotels, Unterhaltung und andere Ausgaben. 

Diese Sätze können von der Organisation festgelegt werden, und die meisten Jurisdiktionen erlauben diese Entschädigung, aber es ist wichtig zu bedenken, dass die meisten Regierungen ihre eigenen Bedingungen und Höchstbeträge der Tagespauschalensätze festlegen, die einem Mitarbeiter gezahlt werden können. Unternehmen haben die Wahl, sich an diese Beträge zu halten oder nicht, aber wenn sie sich entscheiden, höhere tägliche Zulagen als die von der Regierung festgelegten Sätze zu gewähren, wird der Überschuss als steuerpflichtiges Einkommen des Mitarbeiters angesehen, sodass es nicht als nicht abzugsfähige Ausgabe betrachtet werden kann. 

Seien wir einen Moment lang realistisch. Immer wenn Mitarbeiter geschäftlich reisen, geben sie Geld aus. Ob es nun für eine Tasse Kaffee ist, weil ihr Flug um 5 Uhr morgens abgehoben hat, oder für ein Frühstück, das das Hotel nicht zur Verfügung stellt, sie müssen etwas Geld ausgeben. 

Am Ende ihrer Reise werden sie wahrscheinlich als Erstes an die Tür ihres Managers klopfen und darum bitten, für all diese Ausgaben erstattet zu werden. Es sei denn… sie wüssten, dass sie ein Recht auf einen Tagespauschalensatz haben. 

Die Tagespauschale erleichtert es den Mitarbeitern zu verstehen, wie viel sie für ihre dienstlichen Reisen entschädigt werden. Auf der anderen Seite müssen sie die Belege nicht aufbewahren, jede einzelne Ausgabe einreichen und auf Genehmigung und Erstattung bei Rückkehr warten. Alle ihre Ausgaben würden durch diesen festgelegten Satz gedeckt. 

Durch klar definierte Tagespauschalensätze und -richtlinien können Unternehmen ihre reisebezogenen Kosten leicht vorhersagen und kontrollieren, was es einfacher macht, im Budget zu bleiben. 

Eine klar umrissene Tagespauschalenrichtlinie fördert auch Fairness und Transparenz innerhalb der Organisation. Alle Mitarbeiter halten sich an dieselben Standards, was sicherstellt, dass es keine Unklarheiten gibt, die zu potenziellen Uneinigkeiten führen könnten. Wenn die Organisation einen Tagespauschalensatz festlegt, der nicht höher ist als der maximal von lokalen Regierungen festgelegte Betrag, wird er nicht besteuert. Dies hilft auch, die Einhaltung lokaler Vorschriften sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter zu gewährleisten.

Für die Organisation ist einer der größten Vorteile, mehr Kontrolle über die Ausgaben zu gewinnen. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie einen Mitarbeiter auf eine Reise zu einer zweitägigen Konferenz schicken und nach der Rückkehr würden sie Ausgaben für alle Mahlzeiten, die Unterkunft und andere zusätzliche Ausgaben einreichen, die Sie nicht einmal in Betracht gezogen hatten.

Durch klar definierte Tagespauschalensätze und -richtlinien sind sich die Mitarbeiter stärker der Grenzen bewusst, was sie ausgeben können, und Unternehmen können ihre reisebezogenen Kosten leicht vorhersagen und kontrollieren, was es einfacher macht, im Budget zu bleiben.

Es ist auch einfacher, diese Ausgaben zu verwalten und Berichte zu erstellen, da die Mitarbeiter nicht alle Papierbelege und Rechnungen mit sich führen und einreichen müssen. Das reduziert den administrativen Arbeitsaufwand, all diese Belege zu überprüfen und zu bestätigen und einen Bericht zur Erstattung zu erstellen. 

Theoretisch kann die Tagespauschale wirklich unkompliziert erscheinen. Wenn ein Mitarbeiter für drei Tage abwesend ist, sollte die Organisation ihm den Satz für diese drei Tage zahlen. Aber in Wirklichkeit gibt es einige Ausnahmen zu dieser Regel. 

Zunächst könnte der Tagespauschalensatz für die Tage der Ankunft und Abreise nicht in voller Höhe gezahlt werden. Wenn die Reise beispielsweise um 15 Uhr beginnt, hat der Mitarbeiter bereits gefrühstückt und zu Mittag gegessen. Dieser Betrag sollte vom gesamten Tagesatz abgezogen werden. Das Gleiche gilt für den Tag der Abreise. Wenn sie um 17 Uhr landen, sollte das Abendessen von dem Tagespauschalensatz dieses Tages abgezogen werden. 

Es gibt einige andere Ausnahmen, die berücksichtigt werden sollten, wie die Mahlzeiten, die dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Das erste ist das Frühstück, da die meisten Hotels das Frühstück in ihren Tagesraten inkludieren. Wenn das der Fall ist, sollte der Betrag vom Tagespauschalensatz abgezogen werden.

Eine klar umrissene Tagespauschalenrichtlinie fördert Fairness und Transparenz innerhalb der Organisation.

Das gilt auch für andere Mahlzeiten, die während dieser Zeit bereitgestellt werden können. Wenn es ein Firmenmittagessen oder eine Teambuilding-Aktivität gibt, bei der Mahlzeiten inbegriffen sind, sollte dieser Betrag ebenfalls von der täglichen Tagespauschale abgezogen werden. Mitarbeiter könnten auch während ihrer Reise mit Kunden zum Abendessen ausgehen und in diesem Fall sollte die Mahlzeit separat abgerechnet werden, da die Rechnung höchstwahrscheinlich die Mahlzeiten aller abdeckt. 

Alle diese Ausnahmen können leicht mit der Software von Rydoo verwaltet werden. Wenn ein Mitarbeiter seine Tagespauschale für eine Reise einreicht, kann er einfach auf die Mahlzeiten tippen, die abgezogen werden sollen, und das System berechnet automatisch den Tagespauschalensatz für die Tage der Reise unter Berücksichtigung dieser Ausnahmen. Wenn der Mitarbeiter Essensgutscheine verwendet, kann er auch dieses Feld in der App antippen und diesen Betrag vom Tagesatz abziehen. 

Jetzt, da wir alle wichtigen Grundlagen bezüglich der Tagespauschalensätze behandelt haben, ist es an der Zeit herauszufinden, wie man sie festlegt. Dafür müssen Sie die spezifischen Vorgaben für jede Jurisdiktion verstehen. 

Es kann mühsam sein, alle Websites der lokalen Regierungen zu überprüfen und herauszufinden, was diese Sätze sind, besonders in Betracht ziehend, dass einige Länder nicht alle ihre Rechtsdokumente übersetzen. Rydoos Compliance Center stellt all diese Informationen bereit, von Tagespauschalensätzen bis hin zu lokalen Normen und Vorschriften von über 20 Ländern auf 4 Kontinenten, und die Ressourcen erweitern sich ständig. 

Auf jeder Seite zur Tagespauschale finden Sie die Sätze für Inlands- und Auslandsdienstreisen sowie andere wichtige Normen und Vorschriften, die bei Reisen in eines dieser spezifischen Länder zu beachten sind. 

Es mag scheinen, als sei es mühsam, all diese Informationen im Auge zu behalten, aber es kann so einfach sein wie das Drücken einiger Tasten, indem man sich für eine digitale Ausgabenverwaltungslösung entscheidet. Rydoo verfügt über ein spezifisches Tagespauschalenmodul in seiner Software, das die Berechnung von Tagespauschalensätzen mit nur wenigen Klicks ermöglicht. 

Importieren Sie einfach vordefinierte Listen von Tagespauschalen für spezifische Länder, geben Sie alle Details der Reise ein — wie Zielort sowie Datum und Uhrzeit der Abreise und Ankunft —, und die App berechnet automatisch den zu erstattenden Tagespauschalenbetrag. Wurde das Frühstück vom Hotel gestellt? Kein Problem, es ist so einfach wie das Drücken eines Knopfes und der Betrag für diese Mahlzeit wird vom Gesamtbetrag abgezogen.

Jetzt, wo Sie wissen, wie einfach es ist, Tagespauschalensätze für alle geschäftsbezogenen Reisen festzulegen und zu verwenden, können Sie alle Belege und Rechnungen vergessen und Ihren Mitarbeitern erlauben, das Beste aus ihren Reisen zu machen. Alles, worüber Sie sich sorgen müssen, wenn Sie ein Genehmiger oder Teil des Finanzteams sind, ist, was Sie mit all der zusätzlichen Zeit anfangen werden, die Sie haben werden, nachdem die Verwaltung von Geschäftsreisekosten so einfach geworden ist, dass Sie es mit geschlossenen Augen tun könnten — obwohl wir Ihnen das nicht empfehlen würden.