Onkostenvergoedingen voor Belgische werknemers: de regels

Overal ter wereld kijken de belastingdiensten steeds strenger naar de onkosten van werknemers en hoe hun werkgever die vergoedt.

België is daar geen uitzondering op. Zo schreef de FOD Financiën twee richtlijnen uit rond rapportering van de onkosten van werknemers. Deze richtlijnen moesten voor meer duidelijkheid zorgen. Het gaat om de wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen en de circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk.

Om conform deze regels te zijn, moet je als werkgever bewijsmateriaal over de beroepskosten van je werknemers aanleveren en de vergoedingen die daar tegenoverstaan, op correcte wijze bij de belastingen opgeven.

In dit artikel gaan we in op twee soorten beroepskosten van werknemers. We definiëren criteria voor het onkostenbeheer, gaan in op de modificaties van de richtlijnen inzake onkostenbeheer en maken duidelijk wat je als bedrijf moet doen om in orde te zijn en blijven met de wetgeving hieromtrent.

Er zijn twee soorten professionele uitgaven van werknemers.

Enerzijds zijn er uitgaven die eigenlijk voor rekening van de werkgever zijn, maar die de werknemer heeft betaald. Dit wordt ‘kosten eigen aan de werkgever’ genoemd. Deze term verwijst naar professionele kosten die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de arbeidsovereenkomst.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om onkosten zoals printkosten, verplaatsingskosten van en naar zakelijke bijeenkomsten of advertentiekosten. De vergoeding die werknemers hiervoor ontvangen zijn vrij van belastingen.

Anderzijds is het mogelijk dat werknemers kosten maken die als privékosten worden aangemerkt en die niet kunnen worden beschouwd als professionele uitgaven. Met de auto van en naar het werk rijden is een goed voorbeeld van een dergelijke onkostenpost. De vergoeding die de werkgever hiervoor aan werknemers verstrekt, wordt ingeschaald als belastbaar inkomen.

Er zijn drie manieren om de onkosten van werknemers te vergoeden:

• terugbetaling van werkelijke en bewezen kosten: op basis van bewijsstukken,
• forfaitaire onkostenvergoeding vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen,
• forfaitaire onkostenvergoeding niet vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.

De terugbetaling op basis van bewijsstukken is waarschijnlijk de eenvoudigste. In dit geval vergoedt de werknemer het exacte bedrag dat de werknemer als onkosten heeft gedeclareerd. De werknemer overhandigt hiervoor een bewijsstuk van de gemaakte kosten aan de werkgever. Als een werknemer bijvoorbeeld een onkostendeclaratie indient en een vliegticket ter waarde van € 100 toevoegt, krijgt deze werknemer deze € 100 vergoed.

Vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen

Een vergoeding overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen vereist dat de werkgever nagaat wat een redelijke vergoeding is voor deze specifieke onkostenpost. Hiervoor wordt gekeken naar de in het verleden gehanteerde bedragen of de herhaalde waarnemingen van de werkgever ten aanzien van de onkosten.

In dergelijke gevallen hanteert de werkgever een forfaitaire vergoeding, ongeacht de werkelijke kosten.

Een praktisch voorbeeld is een werknemer die regelmatig met de taxi hetzelfde traject aflegt. Het forfait kan dan worden bepaald aan de hand van de gemiddelde kosten voor die taxirit. De werknemer zal in dat geval het forfaitaire bedrag ontvangen, ook als de taxirit in werkelijkheid meer kostte.

Niet vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen

Vergoedingen die niet zijn vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen, worden uitbetaald zonder dat er een bewijsstuk voor de uitgaven door de werknemer aangeleverd.

Een werknemer zou bijvoorbeeld schrijfwaren en apparatuur voor het inrichten van een thuiskantoor kunnen aanschaffen. Maar als de werkgever geen bewijsstukken verzamelt, kan die deze ook niet als bewijsstuk voor deze uitgaven opgeven. Als de overheid hiervoor geen specifieke richtlijnen hanteert, kan de werkgever deze onkostenvergoedingen al evenmin op ernstige en met elkaar overeenkomstige normen baseren.

Deze aanpak zou echter zoveel mogelijk moeten worden vermeden, zeker nu de belastingdiensten de onkostenvergoedingen van bedrijven steeds kritischer bekijken.

Helaas bestaat er geen officiële, vastomlijnde definitie van de term ‘ernstige normen. Werkgevers kunnen echter een aantal dingen doen om inzicht te krijgen in wat deze criteria precies omvatten.

Zo kunnen zij zich baseren op de forfaitaire vergoedingen die de overheid zelf aan ambtenaren toekent. Kilometervergoedingen voor het woon-werkverkeer van ambtenaren is hier een goed voorbeeld van.

Daarnaast kunnen ze de forfaitaire vergoeding baseren op bewijsstukken van een huidige activiteit of een activiteit uit het verleden. Een voorbeeld hiervan is een onderhoudstechnicus die één keer per maand op locatie gaat. Als de werkgever kan aantonen dat elk treinticket dezelfde prijs heeft, zou het redelijk zijn om de reiskostenvergoeding op dat bedrag te baseren.

Een alternatief is om af te gaan op fiscale rulings waarin specifieke vergoedingsbedragen worden genoemd.

Als laatste optie kunnen werkgevers zich beroepen op juridische informatiebronnen zoals circulaires. Een voorbeeld is de thuiswerkvergoeding die in circulaire 2021/C/20 wordt vermeld (waarover later meer).

Werkgevers moeten sinds januari 2022 drie vakjes op het belastingformulier aanvinken (281.10/281.20) en aangeven welke vergoeding zij hebben uitgekeerd op basis van elk van deze drie methoden.

Deze vergoedingen moeten afzonderlijk op de loonstroken worden vermeld als:

• onkostenvergoeding op basis van bewijsstukken;
• betaling volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen;
• betaling niet volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.

Door het massale thuiswerken tijdens de coronacrisis is dit een zeer groot thema geworden in België. Vandaar de verduidelijking van de fiscale regels ten aanzien van onkostenvergoedingen in circulaire 2021/C/20.

Thuiswerkers maken ongetwijfeld meer onkosten. Denk maar aan het energieverbruik door het werken op een laptop van de zaak of de aanschaf van extra apparatuur om thuis te kunnen werken.

Deze onkosten worden onderverdeeld in twee categorieën: onkosten die wel en niet door een vast maandelijks bedrag worden gedekt.

Werkgevers hebben het recht om elke maand een belastingvrij bedrag aan hun medewerkers uit te keren. Dit is momenteel vastgelegd op € 140,15 en mag worden gebruikt om volgende onkosten te dekken:

• het gebruik van de thuiswerkomgeving door de werknemer
• consumables (verbruiksgoederen) voor printers en computers,
• kantoormateriaal (mappen, kladblokken, pennen enz.),
• de kosten voor het extra gebruik van nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, verwarming),
• apparatuur en onderhoud van de woning,
• aanvullende verzekering voor zakelijk gebruik van de woning,
• onroerendgoedbelasting,
• versnaperingen (koffie, water, snacks enz.).

Dat houdt in dat bovenstaande onkosten niet afzonderlijk mogen worden gedeclareerd door de werknemers als zij deze maandelijkse vergoeding ontvangen.

Dit maandelijkse bedrag is bedoeld als vergoeding voor de werkkosten van thuiswerkers, maar niet voor de inrichting van een thuiskantoor. De werkgever kan daarvoor ook onkosten vergoeden en aangeven, in het bijzonder voor:

• een laptop,
• een tweede computerscherm,
• een geschikte bureaustoel, bureau, archiefkast, bureaulamp (tot een redelijk bedrag),
• een printer enscanner
• toetsenbord, muis, voetmuis, trackpad of trackball,
• voetsteunen en monitorverhogingen,
• een koptelefoon en webcam,
• specifieke computerhulpmiddelen en apparatuur voor mensen met een lichamelijke beperking.

Werkgevers kunnen deze kosten tot op redelijke hoogte vergoeden zonder dat dit fiscale gevolgen heeft.

Hierbij dient te worden opgemerkt dat een werkgever ook meer dan het maandelijkse forfait mag uitkeren. Alles wat hun werknemers bovenop het vastgestelde bedrag ontvangen, wordt echter wel beschouwd als belastbaar inkomen.

De wijzigingen op het gebied van de wet- en regelgeving zijn misschien niet echt groot te noemen, maar ze hebben wel de nodige implicaties voor werkgevers.

Een van de meest simpele wijzigingen met een aanzienlijke impact is dat een werkgever altijd moet kunnen aantonen of er daadwerkelijk een maandelijkse forfaitaire vergoeding is uitgekeerd. In dat geval kunnen onkosten die door dit bedrag worden gedekt niet nog een tweede keer worden vergoed. Er moeten daarom regels worden opgesteld om dubbele kosteninbreng te voorkomen.

De werkgever moet daarnaast in staat zijn onkosten te identificeren die wel vergoed moeten worden, maar niet door het maandelijkse forfait worden gedekt.

Als een bedrijf besluit om de werkelijk gemaakte onkosten te vergoeden, moet het een betrouwbare, efficiënte en controleerbare methode hanteren voor het inzamelen van onkostennota’s en de onkostenvergoeding.

Maar de meest complexe wijziging is hoogstwaarschijnlijk de volgende: werkgevers die kiezen voor een benadering volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen moeten kunnen aantonen dat ze een nationale standaard hanteren voor het bepalen van de forfaitaire vergoeding. Ze kunnen deze waarde ook bepalen door zich te beroepen op de bedrijfskosten uit het verleden. In dat geval moeten zij dit echter met bewijsmateriaal kunnen staven.

Dit lijkt te leiden tot een nieuwe methode van onkostenbeheer die een verkapt loon voorkomt. Maar het betekent ook dat bedrijven systemen en processen moeten implementeren die hen helpen om aan de eisen van de wet- en regelgeving te blijven voldoen.

Bedrijven kunnen dit proces vereenvoudigen met een oplossing voor onkostenbeheer zoals die van Rydoo. Deze software biedt werknemers en werkgevers de mogelijkheid om op juiste wijze met onkostenvergoedingen om te gaan en voorziet de financiële en HR-afdeling van tools voor het analyseren en rapporteren van alle onkosten.

Breng een bezoek aan ons Compliance Centre. Daar vinden werkgevers allerlei actuele en nuttige informatie die hen helpt de ontwikkelingen rond onkosten op de voet te volgen.
Wil je meer weten over de vakkundige oplossing van Rydoo? Neem contact met ons op voor een gratis en geheel vrijblijvende demo.