Deutschland Papierloses Spesenmanagement

In Deutschland ist es möglich, Original-Papierbelege nach deren Digitalisierung zu entsorgen. Seit der letzten Überarbeitung im Jahr 2019 ist das mobile Scannen, die Nutzung von Cloud-Systemen und die digitale Speicherung der Beleg-Inhalte erlaubt. Um in Deutschland vollständig papierlos zu arbeiten, müssen Unternehmen jedoch einige Anforderungen erfüllen Diese Anforderungen sind in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) festgelegt. Bei den GoBD handelt es sich um eine Rechtsauslegung der deutschen Finanzverwaltung, die vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht wird.

Grundsätze

Die in den GoBD festgelegten Anforderungen beziehen sich auf eine Reihe von Grundsätzen, die im Folgenden zusammengefasst sind:

• Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit: Alle einzelnen Geschäftsvorgänge und der Abwicklungs-/Abrechnungsvorgang müssen nachvollziehbar und durch einen Beleg nachweisbar sein.
• Vollständigkeit: Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden, alle relevanten Daten sollten enthalten sein.
• Genauigkeit/Richtigkeit: Geschäftsvorfälle müssen durch Belege nach den tatsächlichen Verhältnissen und unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften richtig dargestellt werden. (BFH-Urteil vom 24. Juni 1997, BStBI II 1998 S.51)
• Rechtzeitige Buchungen und Erfassungen: Transaktionen müssen zeitnah, d.h. so schnell wie möglich nach ihrem Auftreten, erfasst werden.
• Ordnung: Die Geschäftsvorfälle müssen systematisch, klar, eindeutig und identifizierbar aufgezeichnet werden.
• Unveränderlichkeit: Einmal in den Verarbeitungsprozess eingebrachte Informationen dürfen nicht mehr unterschlagen oder überschrieben, gelöscht, verändert oder verfälscht werden, ohne dass sie identifizierbar gemacht werden, so dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr ermittelt werden kann.

Verfahrensdokumentation

Da die GoDB auch für (interne) Verfahren und Datenverarbeitung gelten, müssen Unternehmen eine klare und vollständige Verfahrensdokumentation gewährleisten. Aus dieser Dokumentation sollte hervorgehen, wie die Daten verarbeitet und die Aufzeichnungen geführt werden. Was genau in der Dokumentation enthalten ist, hängt von der Komplexität der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, der Organisationsstruktur und den verwendeten Systemen ab.

Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen werden, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren vollständig mit dem in der Praxis angewandten Verfahren übereinstimmt.

Die Verfahrensdokumentation muss nachvollziehbar und damit durch einen sachverständigen Dritten (z.B. Wirtschaftsprüfer) in angemessener Zeit überprüfbar sein.