Empfangsnachweis
Belege für Betriebsausgaben müssen dem Finanzamt nach Aufforderung zur Einsichtnahme und zur Prüfung vorgelegt werden (Bundesabgabenordnung §138). Unternehmen, die Betriebsausgaben absetzen wollen, müssen Belege (Rechnungen, Geschäftspapiere, Schriftstücke und Bescheinigungen) sammeln, um nachzuweisen, dass diese Ausgaben tatsächlich entstanden sind. Das Finanzamt kann Unternehmen auch auffordern, die Empfänger:innen dieser Beträge zu benennen. Können die Unternehmen die geforderten Angaben nicht machen, können Abzüge nicht anerkannt werde – auch wenn die Betriebsausgaben tatsächlich gezahlt wurden (Bundessteuerordnung §162).
Nach §132 Bundesabgabenordnung müssen Aufzeichnungen, die für die Steuererhebung wichtig sind, sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Belege können elektronisch abgelegt werden, wenn eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und originalgetreue Wiedergabe bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
