Wie Burger King die Kontrolle über die Spesen wiedererlangte

Auf den ersten Blick scheint es, dass eine Restaurantkette kein Spesenmanagementsystem benötigen würde, schließlich arbeitet die Mehrheit ihrer Mitarbeiter in kundenorientierten Funktionen an ihren Standorten und liefert die Lebensmittel, für die das Unternehmen so bekannt ist. Hinter den 740 deutschen Einzelhandelsstandorten befindet sich jedoch eine umfangreiche Infrastruktur, die das Geschäft mit Franchise-Geschäftsführern, Distriktmanagern und anderen Support-Mitarbeitern, die im ganzen Land unterwegs sind, aufrechterhält.

Wie viele Unternehmen, die im Laufe der Jahre schnell gewachsen sind, verwendete Burger King ein manuelles System, bei dem Mitarbeiter ihre Belege sammelten, eine Tabelle ausfüllten, den daraus resultierenden Anspruch ausdruckten und das gesamte Paket an die Buchhaltungsabteilung schickten. Bei 80 Mitarbeitern, die regelmäßig Ausgaben tätigen, können Sie sich vorstellen, wie mühsam es war, alle Spesenabrechnungen im Buchhaltungssystem zu protokollieren!

Natürlich bestand neben einem sehr zeitaufwändigen Prozess die allgegenwärtige Möglichkeit menschlicher Fehler: „Es gab eine Menge Papierkram und es gab so viele Fehler, da es so viel Raum für Fehler gab. Wir wussten, dass wir das verbessern mussten.“

René bemerkte auch, dass es Probleme mit der Erfassung von Steuern gab und dass es unangemessen lange dauerte, um zu überprüfen, ob jede Spesenabrechnung innerhalb der Unternehmensrichtlinie lag.

Das Unternehmen hatte auch Probleme mit verspäteten Einreichungen von Mitarbeitern, was sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei den Mitarbeitern des Buchhaltungsteams zu Frustration führte. Als Reaktion auf die offensichtliche Probleme, veranlasste der CEO die Suche nach einem besseren System und als Unterstützer eines digitalen Büros, begrüßte René die Idee mit offenen Armen.

René erkannte, dass jede neue Spesenmanagementlösung drei wichtige Kriterien erfüllen musste:

• Bereitstellung eines Vorabgenehmigungsverfahren für die Buchung von Flügen und Hotels
• Einen Genehmigungs-Workflow
• Einen transparenten Überblick über die Ausgaben für das Management

René wusste, dass es Spesenmanagement-Tools wie Mobile Expenses und SAP gibt, aber als er das Thema recherchierte, zeigte ihm eine einfache Google-Suche mit Rydoo den Weg nach vorn. Rydoo hat alle wichtigen Anforderungen von René erfüllt und eine ganze Reihe weiterer Funktionen bereitgestellt, die die Art und Weise, wie Burger King Germany seinen Ausgabenprozess verwaltet, zum Besseren verändern würden.

Sie machte sich dann daran, die Zustimmung von der Führungsriege, einschließlich des CEO und des CFO, zu erhalten, die ihm schnell die Unterstützung gaben, die er brauchte, und damit war das Projekt im Gange.

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Einer der attraktivsten Teile des Rydoo-Angebots war die Tatsache, dass René die Unterstützung eines engagierten Customer Success Manager erhalten würde und Connor schnell Teil des Projektteams von René wurde. Wie Rene sagt: „Connor hat uns unterstützt und wirklich gute Arbeit geleistet, daher gab es keine Probleme bei der Umsetzung. Es war mehr als okay, es war perfekt.

Kommunikation ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Projekt, daher entschied sich René, das Konzept bei einem der vierteljährlichen Besprechungen des Unternehmens zu präsentieren. Er stellte die Funktionen des Systems und die Vorteile für das Unternehmen und die Mitarbeiter vor. René sagt:„Ich habe ihnen gesagt, dass es das Beste ist, was sie tun können. Ich wollte, dass sie Rydoo schätzen und akzeptieren, bevor sie es überhaupt nutzten. “

Als Zeichen ihres Engagements für das Projekt wurde der CFO Mitglied der Burger-King-Pilotgruppe, der auch Mitarbeiter aus anderen Funktionen, darunter Operations- und Marketingteams, angehörten. Die Pilotgruppe testete alle Funktionen von Rydoo gründlich, und dies gab René die Zuversicht, die Lösung auf das gesamte Unternehmen auszudehnen.

René setzte die Kommunikation mit dem Unternehmen während des gesamten Projekts fort und verschickte regelmäßig E-Mails, in denen er die bevorstehenden Änderungen erläuterte, so dass sich die Menschen von der Idee eines neuen Systems überzeugen konnten.

René hatte beschlossen, einige Monate zu warten, bis sich die Mitarbeiter an Rydoo gewöhnt hatten, bevor er eine Umfrage durchführte, um herauszufinden, wie sie das System empfanden. Was er jedoch aus seiner eigenen Erfahrung im Finanzteam sofort sah, war bemerkenswert.

Aus einem einfachen zeitsparenden Blickwinkel betrachtet, ist Rydoo transformativ.

Die Transformation hörte jedoch nicht mit Zeitersparnis auf. Tatsächlich war einer der wertvollsten Vorteile die Transparenz, die Manager über Spesenabrechnungen erhielten.

René selbst hat jetzt eine klare Vorstellung davon, wofür das Unternehmensgeld ausgegeben wird, und kann sehr einfach auf die Informationen zugreifen, entweder im Büro oder bei der Arbeit aus der Ferne.

Die Transparenz stieg von null auf 100%. Vor Rydoo musste ich, als ich einen Beleg überprüfen wollte, den Ordner im Büro zur Hand nehmen. Jetzt wechsle ich in die Rydoo-App, wenn ich von Zuhause aus arbeite, und öffne einfach den Beleg.

Die Transparenz ist hilfreich für den Finanzbereich, unterstützt aber auch Manager und Vorgesetzte bei der Kontrolle. In der Tat hat das Rydoo-System ihnen dabei geholfen, sicherzustellen, dass Spesenabrechnungen mit automatischen Warnungen innerhalb der Richtlinien bleiben.

In Bezug auf die Nutzerakzeptanz ist Anwenderfreundlichkeit der Schlüssel, und in dieser Hinsicht erhält Rydoo auch Bestnoten von René:

Die Erfahrung von Burger King Germany hat gezeigt, dass ein modernes Spesenmanagementsystem transformativ sein kann. Mit einer Verkürzung der Finanzbearbeitungszeit um 80%, einer Senkung der Fehlerquote und einem einfachen, geführten Implementierungsprozess ist das Projekt mehr als gerechtfertigt.

Die Vorteile einer besseren Kontrolle, eines integrierten Genehmigungs-Workflows und einer hervorragenden Berichterstattung in Echtzeit haben dazu geführt, dass Rydoo das Vertrauen, das René und die Führungsriege in dieses Programm gesetzt haben, mehr als zurückgezahlt hat.

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