Nicht jedes Tool ist gleich. Der Schweizer Toolhändler und Dienstleister für Industriekunden Brütsch-Rüegger Tools weiß genau, wovon wir sprechen. Nicht nur bei der Beschaffung der neuesten Qualitätsware, sondern auch bei der Auswahl einer Spesenmanagementlösung.
Brütsch-Rüegger Tools hat viele Account Manager, Consultants und Projektmanager, die oft unterwegs sind. Sie haben verschiedene Arten von Ausgaben, wie Mahlzeiten, Unterkunft, Bahntickets, private Fahrzeugnutzung, Flatrates, Mietwagen, Flugtickets usw.
Die HR-Spezialistin und Managerin des Rydoo-Projekts Yvonne Zampati erklärt, wie genau Rydoo die Arbeitsweise von Brütsch-Rüegger verändert hat.
Was war Ihr Prozess vor Rydoo und wann haben Sie erkannt, dass sich etwas ändern muss?
„Früher wurden alle unsere Ausgaben manuell über Papierformulare eingereicht und verarbeitet. In gewisser Weise war es bei uns wie bei vielen anderen, wir hatten schon eine ganze Weile die Idee, unser Spesenmanagementprozess zu ändern, aber andere wichtige Projekte und eine hohe Arbeitsbelastung standen einem früheren Start im Wege. Getrieben wurden wir vor allem von der Notwendigkeit eines einfacheren Prozesses für alle Beteiligten, einer geringeren Fehlerquote als bei unserem manuellen Prozess und einer besseren Kostentransparenz.“
Wie man Rydoo in einem Unternehmen mit 460.000 Mitarbeitern implementiert
Wie verlief Ihr Auswahlverfahren?
„Wir haben Rydoo im Grunde durch Recherchen im Internet gefunden. Natürlich sind Sie nicht der einzige Anbieter für Spesenmanagement, den wir uns angesehen haben. Wir hatten eine lange Liste von Kriterien. Zunächst haben wir verschiedene Lösungen auf ihre allgemeine Leistung, ihre Kompatibilität mit unseren Systemen und natürlich ihren Preis getestet, bis wir die Liste auf fünf Lieferanten eingrenzen konnten.
Dann gingen wir noch einen Schritt weiter und analysierten jeden dieser Lieferanten auf andere Aspekte wie die mobilen Funktionen, das Mehrwertsteuer- und Fremdwährungsmanagement, die Workflows, die elektronischen Speichermöglichkeiten, die Fehler- und Betrugserkennung, die Funktionen zur Kreditkartenintegration, individuelle Anpassungen, die Onboarding-Planung und ihre Referenzkunden. Wir haben uns für Rydoo entschieden, weil Sie unsere Anforderungen erfüllt haben und uns mit Ihrer Benutzerfreundlichkeit und Ihrem hohen technologischen Standard überzeugen konnten.“
Was halten Sie von Rydoos zeilenweisem Aufwandsmodell? Vermissen Sie die guten alten Spesenabrechnungen?
„Unserer Meinung nach vereinfacht der zeilenweise Aufwand die Kostenkontrolle. Vor der Einführung von Rydoo haben wir mit Spesenabrechnungen gearbeitet. Das Überprüfen und anschließende Addieren der einzelnen Positionen war sehr zeitaufwändig. Daher befürworten wir die Aufwandszeilen.“
Wie einfach war die Implementierung von Rydoo?
„Die Implementierung war sehr einfach: Von unserer Seite war ich involviert, zusammen mit der Unterstützung der IT-Abteilung. Rydoo hat uns mit einem großartigen Customer Success Manager unterstützt. Mit dem schrittweisen Projektplan verlief die Implementierung selbst sehr reibungslos, was meines Wissens nach absolut nicht selbstverständlich ist! Die wichtigsten Einstellungen wurden von Rydoo konfiguriert (Mitarbeiter, Kostenstellen, Kategorien usw.). Danach musste ich nur noch kleine Dinge anpassen. Und gerade, weil die Anwendung so benutzerfreundlich ist, war es einfach.
Natürlich mussten wir auch sicherstellen, dass die Vorschriften des Finanzamtes in Bezug auf Mehrwertsteuer und zulässige Aufwandsentschädigungen (Höchstbeträge usw.) eingehalten werden. Ich habe Rydoo die gesetzlichen Anforderungen mitgeteilt und gemeinsam haben wir eine Lösung erarbeitet, um sie umzusetzen und einzuhalten.“
Gibt es Integrationen, die für Sie wichtig waren?
„Ja. Wir brauchten eine Schnittstelle zu unserem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem Abacus. Bereits während der Evaluierungsphase erhielt ich von Ihrem Vertriebsmitarbeiter eine Beispieldatei, die ich an Abacus weiterleiten konnte, damit sie die Schnittstelle einrichten konnten. Das war ein Aufwand von ein paar Stunden und hat von Anfang an funktioniert.“
Wurde Rydoo problemlos bei Brütsch-Rüegger Tools angenommen?
„Ausgaben werden jetzt nur noch über Rydoo akzeptiert, sodass jeder die Anwendung verwendet. Ich weiß, dass Change-Management nicht immer einfach ist, aber bei Rydoo gab es keinen Widerstand der Mitarbeiter. Im Gegenteil, die Einführung von Rydoo wurde sehr begrüßt. Die Anwendung ist einfach und erleichtert den Alltag unserer Mitarbeiter. Sie müssen keine Belege mehr sammeln, zusammenstellen und einreichen – sie scannen einfach den Beleg und reichen die Ausgaben ein.“
Was waren die Hauptprobleme, die Rydoo für Ihr Unternehmen gelöst hat?
„Der gesamte Spesenprozess wurde vereinfacht und ist daher schneller. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass wir endlich die gewünschte Transparenz über die Ausgaben unserer Mitarbeiter erhalten.
In unserem Unternehmen werden Ausgaben nicht über die Finanzabteilung, sondern über die Personalabteilung erstattet. Ich bin total zufrieden mit der Lösung. Rydoo hat mir auch den Alltag erleichtert. Dank der Grundeinstellungen sind viele Kontrollmaßnahmen (Kilometerbegrenzungen, Tagessätze usw.) nicht mehr erforderlich – das System erledigt das jetzt für mich. Ich kann die Ausgaben online anzeigen, bei Bedarf korrigieren und einfach an das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem weiterleiten.“
Wie war das Feedback Ihrer Mitarbeiter?
„Wie bereits erwähnt, ist das Feedback durchweg positiv. Besonders Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, schätzen die App, um ihre Ausgaben auch dann problemlos einreichen zu können, wenn sie unterwegs sind.
Wir haben mehrere interne Mitteilungen verschickt, um sie ein wenig vorzubereiten, die Rydoo-Dokumente im Intranet verfügbar gemacht und mehrere Schulungen organisiert, aber alle waren sehr schnell eingearbeitet!“
