13/07/2020
Hiscox ist ein internationaler Spezialversicherer mit einem auf die Absicherung beruflicher Risiken, privater Vermögenswerte und Spezialrisiken fokussierten Versicherungsportfolio, mit einem Kundenstamm welcher aus Privat- als auch Geschäftskunden besteht. Das in 14 Ländern vertretene Unternehmen ist stetig auf der Suche nach innovativen Verbesserungspotenzialen – dies galt auch für den internen Reisekostenmanagement-Prozess.
Welches Tool entspricht den spezifischen Anforderungen?
Hiscox ist als Unternehmen in den letzten Jahren sehr stark gewachsen. Interne Prozesse wurden konsequent mit Hilfe von neuen innovativen Tools digitalisiert. Besonders im bisherigen Reisekostenmanagement- und Reimbursement-Prozess sah Kevin Seckel, welcher Hiscox seit 2018 als Accounting Manager unterstützt, Verbesserungspotenzial. Die Recherche für eine passende Spesenmanagement-Software begann. Verschiedene Tools und Anbieter wurden miteinander verglichen und auf spezifische Anforderungen geprüft. Länderspezifische Anforderungen für Tagespauschalen, Kilometerpauschalen oder MwSt.-Rückforderungen spielten beim Treffen einer Entscheidung eine wichtige Rolle, da die Mitarbeiter von Hiscox viel international unterwegs sind.
„Es sollte so digital und schlank wie möglich sein, wenig bis kein Papier benötigen – schnell und einfach zu implementieren sein und wenn möglich auch auf Europa ausgeweitet werden können, da wir sehr international arbeiten und viele verschiedene Standorte haben.”
Kevin Seckel
Manager Accounting
Kevin Seckel erzählt weiter: „Wichtig war auch die GobD-Konformität sowie eine Oracle-Schnittstelle. Rydoo hatte dann das passendste Gesamtpaket für uns als Unternehmen und dann haben wir relativ rasch mit dem Onboarding gestartet.”
Von der Auswahl zur Implementierung
Der Implementierungsprozess, bei dem drei Teammitglieder aus der Finanzabteilung, dem Change Management und der HR beteiligt waren, ging schnell vonstatten, erzählt uns Kevin Seckel. „Klar ist, dass beim Integrieren eines komplett neuen Systems nicht alles von Anfang an glatt geht, jedoch war die Fehlerquote relativ niedrig und wir konnten ziemlich schnell aufgrund des einfachen Aufbaus von Rydoo entsprechende Anpassungen vornehmen.”
Die direkte Kommunikation und Unterstützung durch den zugewiesenen Rydoo Customer Success Manager funktionierte zudem sehr gut.
Welche Ergebnisse brachte die Einführung mit sich?
Mittlerweile verwenden alle Mitarbeiter bei Hiscox Deutschland Rydoo. Das Unternehmen machte nach drei Monaten der Nutzung eine Umfrage, bei welcher die Mitarbeiter ein durchweg positives Feedback gaben. Besonders die Finanz- und Buchhaltungsabteilung profitiert durch die besseren Controlling-Möglichkeiten, sowie das einfachere Buchen der einzelnen Abrechnungen.
Das OCR-Tracking mithilfe der Rydoo-App ist besonders gut bei dem Team angekommen, da diese das Abrechnen, im Gegensatz zum klassischen Einscannen und Weiterbearbeiten, wesentlich schneller gestalten lässt.
„Die Haupteinsparung bei uns liegt in der Salary-Time der Mitarbeiter – der neue Prozess ist wesentlich schneller auf allen Ebenen, sodass die Mitarbeiter mehr Zeit haben, ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen. Ein positiver Nebeneffekt ist natürlich auch die Reduzierung von Papierbelegen.”
Aufgrund des neu eingeführten Tools konnte Hiscox beim Reisekostenmanagement-Prozess rund ein Drittel ihrer Zeit einsparen – sodass sich die Mitarbeiter nun auf das Wesentliche konzentrieren können.