Kardex reduziert Verwaltungsaufwand durch Premium-Onboarding

Moderne Lager brauchen Lösungen, die sowohl den Platzmangel als auch den Personaleinsatz berücksichtigen. Mit rund 2.500 Mitarbeitern in über 30 Ländern stellt sich Kardex, ein führender Anbieter von integrierten Logistiklösungen, diesen Herausforderungen.

Kardex ist seit 1989 an der Schweizer Börse SIX Swiss Exchange notiert und unterstützt Lagerhäuser bei der Lagerverwaltung durch den Einsatz automatischer Lager- und Abrufsysteme, die wie intelligente Aktenschränke funktionieren.

Hochregale, die sich automatisch nach oben und unten bewegen, um die benötigten Artikel zum Mitarbeiter zu bringen, werden erfolgreich eingesetzt. Das spart Stellfläche und Zeit und sorgt für einen reibungslosen und effizienten Ablauf im Lager.

Während Kardex bei den Intralogistiklösungen bereits einen Schritt voraus war, mussten einige interne Prozesse, insbesondere das Spesenmanagement, noch modernisiert werden.

Eine beträchtliche Menge an Papierdokumenten musste auf ein papierloses System umgestellt werden. Die Kardex-Mitarbeiter hatten häufig Schwierigkeiten Unterschriften zu bekommen, und wenn verantwortliche Interessenvertreter entweder im Urlaub oder nicht verfügbar waren, wurde es schwierig, entsprechende Genehmigungsverfahren zu beschleunigen.

Da Kardex ein internationales Unternehmen ist, sind die Führungskräfte über den ganzen Globus verteilt. Wenn ein Mitarbeiter auf Geschäftsreise ging, musste er Fotos von seinen Ausgaben machen, und der Manager schickte diese Informationen per E-Mail an die Buchhaltung.

Es gab jedoch Fälle, in denen Spesen genehmigt wurden, aber keine Belege beigefügt waren. Dies konnte aus einer Vielzahl von Gründen geschehen und dazu führen, dass die Buchhaltung Fragen stellte und Spesen kürzte – ein wiederkehrendes Szenario, das Kardex vermeiden wollte.

Kardex war sich der Notwendigkeit bewusst, seine Prozesse zu digitalisieren, und unternahm mit Rydoo die ersten Schritte in Richtung dieser Transformation.

Kardex suchte nach einer Lösung, die für die Mitarbeiter zeitsparend ist, weniger Arbeitsaufwand bedeutet und gleichzeitig die Qualität verbessert.  Rydoo erfüllte alle drei Anforderungen. Darüber hinaus erwies sich der Rund-um-die-Uhr-Support während des Onboarding Prozesses als Gamechanger für den Kunden und zwar aufgrund der jederzeit zur Verfügung gestellten Lösungen und Hilfestellungen durch das professionelle Rydoo-Team.

Aus Sicht von Kardex war die Entscheidung für ein Onboarding Package die beste Investition. Dadurch reduzierte man die Arbeitsbelastung vom Team und es fühlte sich an, als hätte man einen ausgelagerten Projektmanager, der das Team durch Templates, Richtlinien und Verfahren navigiert“.

Obwohl Kardex den Implementierungsprozess mittlerweile als problemlos bezeichnet, nachdem das Onboarding abgeschlossen ist, sind sie immer noch der Meinung, dass die Betreuung durch ein professionelles Team von Anfang an von Vorteil ist.  Sie verweisen beispielsweise auf Szenarien, in denen neu hinzukommende Unternehmen Unterstützung bei der Festlegung lokaler Tagespauschalen benötigen könnten.

Das Team erwähnte auch, dass der Helpdesk oder der Chatbot bei Ad-hoc-Fragen half und Probleme löste, sofern es sich nicht um komplizierte Fragestellungen handelte.

Was die Einführung der Spesenmanagementsoftware von Rydoo betrifft, so war die Umstellung für die Mitarbeiter, die mit der Technik besser vertraut waren, unkompliziert. Sobald erwähnt wurde, dass eine App verfügbar ist, haben die Mitarbeiter sie ohne Fragen zu stellen installiert und zwar noch bevor die Manager bekannt gaben, dass sie live sind.

Für weniger technikaffine Mitarbeiter oder solche, die nicht so häufig unterwegs sind, war jedoch besondere Betreuung erforderlich, um sicherzustellen, dass sie sich bei der Nutzung der mobilen App nicht überfordert fühlen.

Kardex schätzt, dass etwa 90 % des Unternehmens Rydoo umgehend genutzt haben. Die restlichen 10 % verwenden die Software nicht, da das Ausdrucken von Quittungen in einigen Ländern nach wie vor gesetzlich vorgeschrieben ist. Es ist jedoch durchaus möglich, ein vollständig papierloses Compliance-konformes Spesensystem zu schaffen.

Ein wesentlicher Vorteil der Implementierung von Rydoo ist die umgehende Genehmigung von Spesen, unabhängig von Standort oder Erreichbarkeit der Mitarbeiter. Hierdurch werden Verzögerungen und Engpässe vermieden. Rydoo gewährleistet darüberhinaus die Echtzeit-Verfolgung von Spesenbeträgen, wodurch eine umfassende Transparenz gegeben ist, bessere Kostenschätzungen erfolgen und die Finanzplanung optimiert wird.

Aufgrund der Integrierbarkeit von Rydoo mit einem HR-Tool, in diesem Fall Workday, konnten die Datenqualität verbessert und die manuellen Eingaben reduziert werden. Dadurch wurde das Fehlerrisiko minimiert und die unternehmensweite Homogenität sichergestellt.

Die Einführung einer „Single Source of Truth“ mit Rydoo hat sich vom ersten Tag an positiv ausgewirkt und bei Kardex den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Da die meisten Mitarbeiter Rydoo über mehrere Standorte hinweg nutzen, wird Kardex die digitalen Kapazitäten des Teams ausbauen und weitere Funktionen der Software implementieren.

Die Integration von zusätzlichen Lösungen wie Reisemanagement-Software oder KI-gestützte Funktionen zur weiteren Verbesserung von Prozessen ist ebenfalls in Planung. Die Teams von Kardex und Rydoo sind entschlossen, ihre Zusammenarbeit fortzusetzen und schauen erwartungsvoll in die Zukunft.