NTT Disruption implementiert eine Spesenmanagementlösung in 3 Wochen

NTT Disruption hat derzeit Büros in Madrid, London, San Francisco, Boston und Dallas, daher gibt es eine beträchtliche Anzahl von Geschäftsreisen. Der Großteil der Spesen entfällt auf Unterkunft und Transport, obwohl etwa 15 weitere Spesenkategorien genutzt werden. Daher benötigten sie eine Möglichkeit, die Spesen der Mitarbeiter effektiv zu verwalten.

Ignacio und das Recherche-Team untersuchten und identifizierten potenzielle Spesenmanagementlösungen für eine intelligentere und effizientere Verwaltung ihrer Spesenabrechnung. Ignacio: “Einige der Lösungen, die wir in Betracht zogen, waren sehr etabliert, andere nicht so sehr. Manche waren auf dem guten Weg, andere boten eine große Bandbreite an Funktionen, wieder andere eine kleinere Bandbreite. Getreu unserer Innovationsphilosophie, entschieden wir uns schließlich für Rydoo. Es war die richtige Wahl für uns”.

Getreu unserer Innovationsphilosophie, entschieden wir uns schließlich für Rydoo. Es war die richtige Wahl für uns.

Obwohl NTT Disruption ein vollständiges Digital Native Team ist, kommen einige der Mitglieder aus Unternehmen, die lange Zeit Papierbelege an Spesenabrechnungen geheftet haben. Was waren also ihre Anforderungen bei der Auswahl einer Spesenmanagementlösung?

• Kontinuierliche Innovation: “Grundsätzlich sollten die Unternehmen, die mit uns zusammenarbeiten, die gleichen Grundwerte teilen, für die wir uns einsetzen. Wir wollen mit Lösungen arbeiten, die sich ständig weiterentwickeln und verbessern.”
• Elektronische Rechnungsstellung: “Unser Ziel war es, endlich keine Spesenabrechnungen mehr auszudrucken, an die später Belege angeheftet werden, um sie dann in einen Umschlag zu stecken und einmal im Monat erstattet zu bekommen. Wir brauchten einen schnellen und einfachen Prozess.”
• ERP-Integration: “Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die sich problemlos in unser ERP-System integrieren lässt.”
• Disclosed product roadmap: “Rydoo war bestrebt, seine Lösung im Laufe der Zeit kontinuierlich zu verbessern. Die Tatsache, dass wir wussten, dass bald mehr Funktionen und Services in der App verfügbar sein würden, hat uns geholfen, uns für Rydoo zu entscheiden.”
• Schnelle Einrichtung: “Wir waren auf der Suche nach einer einfachen und schnellen Einrichtung. Rydoo macht die Einrichtung einfach, so dass wir den Stein in kürzester Zeit ins Rollen bringen konnten.”

 „Die Tatsache, dass wir wussten, dass bald mehr Funktionen und Services in der App verfügbar sein würden, hat uns geholfen, uns für Rydoo zu entscheiden.”

Es macht keinen Sinn, eine Lösung zu implementieren, die nicht einfach zu bedienen oder flexibel genug ist, um an unsere speziellen Bedürfnisse angepasst zu werden, selbst wenn diese Anwendung solide und auf dem Markt etabliert ist. Wir brauchten eine Lösung, um komplett papierlos zu werden, weil Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein zu unseren Grundüberzeugungen gehören.

Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sich beide Parteien verpflichten, einen Implementierungsprozess in enger Zusammenarbeit voranzutreiben, um klar definierte Ziele zu erreichen. Die reibungslose Implementierung war dank der Proaktivität von NTT Disruption während des Prozesses in Kombination mit der Unterstützung eines engagierten Customer Success Managers (CSM) aus dem Rydoo-Team möglich. Gemeinsam brachten sie Rydoo in nur drei Wochen zum Laufen.

Von dem Moment an, als wir uns entschieden, mit Rydoo zu arbeiten und bis wir es zum Laufen brachten, vergingen nur drei Wochen

Die Unterstützung durch einen Rydoo-Experten bei jedem Schritt war für Ignacio entscheidend. Beim Onboarding der Mitarbeiter übernahm der CSM von Rydoo die Ersteinrichtung der Plattform und passte sie an die Bedürfnisse an, die er mit Ignacio besprochen hatte. Nachdem alle Anforderungen umgesetzt waren, führte der CSM eine Schulung für alle zukünftigen Anwender via Zoom durch. Der CSM erklärte, wie Nutzer ihre Spesen hochladen können, Genehmiger diese Spesen bearbeiten können, Projekte erstellt und organisiert werden können, usw. Die Demonstration wurde aufgezeichnet, und ein Handbuch wurde an alle Mitarbeiter von NTT Disruption verschickt, so dass sie mit Rydoo sofort loslegen konnten.

Beim Testen der Plattform sah das Team deutlich, dass Rydoo ihre Erwartungen erfüllte. Als Leiter der Implementierung erkundigte sich Ignacio bei seinen Kollegen nach ihren Erfahrungen mit der Plattform in den ersten Wochen, um sicherzustellen, dass die Dinge reibungslos liefen. Er erhielt sehr positive Antworten.
In Bezug auf die Spesenrichtlinie von NTT Disruption erwähnte Ignacio, dass die ursprüngliche Richtlinie zwar recht einfach gehalten wurde, um eine schnelle Einführung zu ermöglichen, er jedoch plant, das robuste System von Rydoo zu verwenden, um in naher Zukunft mehr benutzerdefinierte Regeln zu erstellen.

Mitarbeiter von NTT Disruption haben festgestellt, dass die Verwendung von Rydoo schnell und intuitiv ist. Rydoo nutzt Optical Character Recognition (OCR), um Informationen aus Fotos von Belegen zu scannen. Es dauert weniger als eine Minute, um die Belege zu validieren und bestätigt anschließend, ob die angegebenen Informationen korrekt sind oder zusätzliche Bearbeitung erfordern. Laut Ignacio haben die Mitarbeiter es als absolut entscheidend empfunden, ihre Spesen schnell hochladen zu können, und sie schätzen die hochmoderne Technologie in Kombination mit der anwenderfreundlichen Oberfläche.

Es ist so einfach, den Beleg zu fotografieren, eine Taste zu drücken, um den Vorgang zu bestätigen, und dann das Papier zu vergessen.

Die Digitalisierung des Spesenmanagement hat die Prozesse beschleunigt und ermöglicht es den Mitarbeitern, periodisch bis zu zweimal im Monat eine Erstattung zu erhalten. Damit entfallen die lästigen langen Wartezeiten, die in der Regel mit Buchhaltungs- und Finanzabteilungen verbunden sind, die sich auf manuelle Spesenmanagementprozesse verlassen. Laut Ignacio ist der aktuelle Arbeitsablauf bei NTT Disruption zu 95 % automatisiert; sie sammeln Informationen aus dem Management-Reporting, erstellen eine Pivot-Tabelle, geben sie in ihr ERP-System ein und erstellen schließlich die Erstattung.

Rydoo hat es NTT auch ermöglicht, umweltbewusster zu sein. “Wir sind ein 100 % papierloses Unternehmen”, betonte Ignacio. Dank ihrer neu implementierten Spesenmanagementlösung kann NTT mit gutem Beispiel vorangehen und bei der täglichen Arbeit konsequent der Unternehmensphilosophie treu bleiben.

Es sollte kein Schock sein, dass ein Unternehmen mit “Disruption” im Namen konsequent Grenzen verschiebt. “Was wir von unseren Anbietern und Partnern verlangen, ist, mindestens so flexibel zu sein wie wir selbst. Wenn sie es besser können als wir, ist das sogar noch besser. Unser Wachstumsmodell basiert auf dem Aufbau von Partnerschaften, das heißt, unser Ziel ist es, weiterhin eng mit Unternehmen und Menschen zusammenzuarbeiten, die uns ermutigen, noch flexibler zu sein, als wir es bereits sind”, so Ignacio weiter.

Und das ist der Grund, warum Rydoo und NTT Disruption derzeit zusammenarbeiten, um sich gegenseitig zu verbessern und die Welt weiter zu modernisieren. Wie Ignacio sagte: “Es geht darum, das Leben der Menschen einfacher zu machen, angefangen mit unserem Eigenen.”

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