Prestige Nursing erzielt 92 % Zeitersparnis bei der Bearbeitung von Spesen

“Das Einzige, was wirklich zählt, wenn man ein Pflegeunternehmen ist, ist die Qualität der Pflege, die man liefert” – der Geschäftsführer von Prestige Nursing.

Und das ist der Grund, warum Prestige Nursing heute eine der renommiertesten privaten Pflege- und Betreuungsagenturen in Großbritannien ist. Das Motto des Unternehmens lautet: “”Kunden wie eine Familie behandeln””, und so ist es nicht verwunderlich, dass in der letzten Kundenumfrage 94% der Kunden mit dem Niveau der Pflege und Betreuung bei Prestige Nursing zufrieden oder sehr zufrieden waren.

Als menschenorientiertes Unternehmen konzentriert sich Prestige Nursing sowohl auf die Lebensqualität der Kunden als auch auf das Wohlbefinden der eigenen Mitarbeiter. Wie also verbessert Prestige Nursing das Leben am Arbeitsplatz für seine 150 Mitarbeiter? Die Antwort ist einfach – indem man auf ihre Bedürfnisse hört und auf sie eingeht. In diesem Fall bedeutete das, ein Ende der Spesenproblematik.

Da hinter jedem Projekt eine Geschichte steckt, wollten wir mehr über den Weg von Prestige Nursing zur Automatisierung des Spesenmanagements von den am Projekt beteiligten Personen, Chief Accountant Raja Qaisar und Senior Accountant Cindy Woo, erfahren.

Vor Rydoo war das Spesenmanagement des Unternehmens manuell und zeitaufwändig.

Cindy erklärt: “”Die Mitarbeiter benutzten eine Papierkopie des Spesenabrechnungsformulars und listeten alle Transaktionsdetails manuell auf. Danach wurden die Spesenabrechnungen zunächst von den Vorgesetzten genehmigt und dann bei der Finanzabteilung in der Zentrale eingereicht. Nach der Unterzeichnung durch den Finanzcontroller mussten sie von den Direktoren unterschrieben werden und wurden dann in unserer Einkaufsbuchhaltung verarbeitet. Nach der Eingabe und Buchung wurden die Berichte an unsere internen Systeme gesendet und schließlich die Mitarbeiter entschädigt.”

Nursing Prestige verwendete einen papierbasierten Prozess mit viel manueller Arbeit auf jeder Ebene und einem langen Erstattungszeitraum. Typischerweise dauerte es zwei bis vier Wochen, um alle Informationen (Daten, Art der Spesen, Betrag und das Konto, das belastet werden sollte) zu prüfen und die Spesenabrechnung zu bearbeiten.” Diese Zeitspanne konnte sich noch verlängern, wenn etwas Verdächtiges gefunden wurde, wie Fehler oder Duplikate. Cindy erklärt: “”Der Antragsteller wurde gebeten, die Informationen so oft wie nötig zu bestätigen oder zu korrigieren, bis er die richtigen Angaben machte. Der ganze Prozess begonn noch einmal von vorne.

Normalerweise dauerte es zwei bis vier Wochen, um alle Informationen zu prüfen und die Spesenabrechnung zu bearbeiten.

Raja betont, dass weniger Frustration bei den Mitarbeitern eine wichtige Motivation für die Überarbeitung des Prozesses war. Er erklärt, dass es zum Beispiel keinen Einblick in den Status der Spesenabrechnungen gab: “”Die Mitarbeiter hörten von niemandem etwas und sahen ihr Geld lange Zeit nicht auf ihrem Bankkonto. Ich glaube, dass sich viele Leute gefragt haben: “”Warum dauert es so lange, bis meine Spesen bearbeitet werden?”” Auch für das Finanzteam war es frustrierend, denn wir mussten herausfinden, wo genau sich alles befand, und zu dieser Zeit war es schwierig für uns, den Überblick über die Spesen zu behalten.

Neben der Zeitersparnis sowie der Kontrolle über den gesamten Prozess sollte das neue Spesenmanagement-Tool auch den Mangel an Transparenz über den Status der Spesen beheben. Außerdem sollte es dem Finanzteam helfen, die Spesen der Mitarbeiter besser zu verfolgen und den Erstattungsprozess zu beschleunigen.

Der CFO von Prestige Nursing, Steve Murphy, entschied sich für Rydoo, und Cindy und Raja begannen das Implementierungsprojekt. Es gab einige Schwierigkeiten während der Implementation, aber dank der engen Zusammenarbeit zwischen Nursing Prestige und Rydoo wurden Probleme gelöst und Lektionen gelernt.

”Am Anfang war es eine Herausforderung, aber ich denke, die Tatsache, dass man Online-Hilfe bekommt, war ein großer Vorteil für uns. Wenn man sich bei Rydoo anmeldet und seine Frage einreicht, kommt jemand auf einen zurück. Das war wirklich hilfreich. Ich glaube, mit der Zeit wurde es immer besser.””

Ich denke, die Tatsache, dass man Online-Hilfe bekommt, war von Vorteil für uns. Wenn man sich bei Rydoo anmeldet und seine Frage einreicht, meldet sich jemand. Das hat uns geholfen.

Als wir Cindy und Raja nach ihren Hauptanforderungen an ein Spesenmanagement-Tool fragten, waren sie sich schnell einig – Zeitersparnis und bessere Kontrolle. ”Der ganze Prozess musste schneller sein und wir wollten ein besser kontrolliertes Umfeld haben.”

“Das bisherige Feedback ist sehr positiv””, bestätigt Raja, “”das Tool ist sehr benutzerfreundlich. Die Mitarbeiter nutzen es und haben Spaß daran. Sie finden es sehr unkompliziert.” Ein weiterer positiver Aspekt, den Cindy erwähnt, ist die Tatsache, dass die Mitarbeiter keine Belege mehr aufbewahren (oder gar verlieren) müssen: ”Weniger Ablage, weniger Papierkram und weniger stempeln – alles sehr positiv.”

Hat Rydoo auch die Beziehung zwischen Mitarbeitern/Nutzern und der Finanzabteilung verbessert? Cindy ist emphatisch in ihrer Antwort: ”Ja, weil es weniger Frustration zwischen den Nutzern und der Finanzabteilung gibt. Oft wussten wir nicht, was beide Seiten taten. Mit Rydoo können wir sehen, was auf beiden Seiten passiert. Es ist ein gutes PR-Tool für die Finanzabteilung – wir sind nicht mehr die Bösen.”

Mit Rydoo können wir sehen, was auf beiden Seiten passiert. Es ist ein gutes PR-Tool für die Finanzabteilung – wir sind nicht mehr die Bösen…

70% der Mitarbeiter von Prestige Nursing arbeiten seit mehr als fünf Jahren dort und 30 % der Mitarbeiter seit 20 Jahren oder mehr. Um ein Team von leidenschaftlichen Menschen aufzubauen, die die Extrameile gehen, müssen Sie Ihre internen Prozesse überdenken und die Frustrationen Ihrer Mitarbeiter so weit wie möglich abbauen. Spesenmanagement-Tools können Ihren Mitarbeitern helfen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die sie lieben.