Warum Nipro sich für den Einsatz von Rydoo in 15 Ländern entschieden hat

07/11/2020

Sie denken vielleicht nicht viel über medizinische Geräte nach, aber für manche Menschen bedeuten sie alles. Nipro ist eines der weltweit führenden Unternehmen in der Herstellung, dem Verkauf und der Versendung von Dialysegeräten. Als wahrhaftig globales Unternehmen hat Nipro Niederlassungen auf der ganzen Welt – von Japan über Norwegen und Südafrika, bis hin zu den USA.

Wir haben uns mit Hugo Charlet, dem Finance Director Europe, hingesetzt, um über Änderungen an den Unternehmensprozessen zu sprechen, und darüber, wie Rydoo den digitalen Workflow neu definieren konnte und warum sie vielleicht in naher Zukunft außerdem das Rydoo Reisemodul einsetzen werden.

Eines wurde zu Beginn unseres Gesprächs sofort klar – früher war bei Nipro alles anders: „Alles wurde manuell in Papierform erledigt, aber das hat sich mit Rydoo geändert“, erklärt Hugo. „Früher mussten unsere Vertriebsmitarbeiter alle physischen Belege aufbewahren, eine Excel-Tabelle ausfüllen, ausdrucken, die Tickets an die Spesenabrechnung anhängen und in die Buchhaltung bringen. Mit Rydoo brauchen sie nur noch zu scannen, zu genehmigen und die Rückerstattung zu erhalten.“

Wir sind immer daran interessiert zu hören, wie Unternehmen mit der Änderung ihres Spesenmanagements umgehen – die Umgestaltung eines wichtigen Unternehmensprozesses ist schließlich keine Kleinigkeit. „Die Implementierung war einfach, so, dass wir nicht wirklich eine Schulung durchführen mussten“, sagt Hugo. „Wir organisierten lediglich eine Feedback-Sitzung.“ Nachdem sie ihren Mitarbeitern ein Video-Tutorial geschickt hatten, lud das Unternehmen sie ein, einfach mit der Plattform herumzuspielen und alle Fragen aufzuschreiben, die sie hatten. Erfreulicherweise gab es nur sehr wenige Fragen und die Mitarbeiter waren sofort sehr zufrieden: „Sie verstanden schnell, dass dies ihre Prozesse beschleunigen würde, einschließlich ihrer Rückerstattung.“

Es ist ein großer Unterschied, ob Sie Ihrem Team ein neues Tool vorschlagen oder ob Sie es tatsächlich jeden Tag nutzen – es ist zwar einfach, auffällige Funktionen zu verkaufen, aber es kann schwierig sein, die Mitarbeiter von ihrer praktischen Anwendung zu überzeugen. Laut Hugo änderte sich jedoch alles, als das Team das Produkt in der Praxis einsetzen konnte: „Nach einem Geschäftsessen und einer Taxifahrt öffnete einer unserer Kollegen die App und machte ein Foto von dem Beleg – und das war’s. Das hat sie wirklich überzeugt.“

Für Nipro ging es bei der Implementierung von Rydoo um mehr als nur um die Abschaffung von Papierbelegen. Auf die Frage, was ihnen an dem Produkt am besten gefällt, antwortet Hugo: „Die Schnelligkeit der Rückerstattung und die Tatsache, dass jetzt alles digital ist. Einige Länder setzen Gesetze in Kraft, die die digitale Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten durchsetzen, also müssen wir dem Beispiel folgen – wir denken, dass Rydoo dabei helfen wird.“

Dieser internationale Ansatz hat das Unternehmen auch dazu veranlasst, mit einer globalen Einführung zu beginnen. Nipro nutzt die Plattform derzeit nur in seinen niederländischen und belgischen Büros, will aber eher früher als später expandieren: „Wir haben Büros in fast 20 Ländern und wollen Rydoo bis Ende des Jahres in 15 davon einsatzbereit haben“, sagt Hugo. „Es gibt einige spezifische Hürden, die wir für jedes Land nehmen müssen und die den Prozess ein wenig verlangsamen, aber wir lernen jeden Tag dazu“.

Das Team schätzte außerdem die unkomplizierte Integration von Rydoo mit SAP, welches Nipro für die Ressourcenplanung verwendet. Für viele größere Unternehmen ist dieses Tool das Bindeglied zwischen ihren digitalen Arbeitsabläufen, also ist eine gute Verknüpfung hier entscheidend. „Der Berater, der uns bei der Einrichtung von SAP geholfen hat, hatte Rydoo bereits bei seinem vorherigen Arbeitgeber implementiert, daher wusste er genau, was er zu tun hatte“, erzählt Hugo.

Nachdem sie die Plattform eine Weile genutzt hatten, passierte etwas Interessantes – die Mitarbeiter fragten, ob sie die Rydoo-Vorgehensweise nicht auch in den anderen Tools, die sie für ihre Arbeit verwendeten, nutzen könnten. „Sie benutzten noch immer physische Unterschriften für einige Dokumente“, erzählt Hugo, „aber sie wollten, dass diese auch über ihren Computer oder ihr Smartphone genehmigt werden. “, erzählt Hugo.

Eines der wichtigsten Dinge ist es, alles unter Kontrolle zu haben – Sie wollen zum Beispiel nicht, dass Ihre Mitarbeiter Business Class fliegen, wenn das Budget es nicht zulässt. „Wir glauben wirklich, dass es bei kurzfristigen Buchungen hilft“, sagt Hugo. „Im Moment haben wir oft Mitarbeiter, die kurz vor ihrer Reise buchen, was manchmal teure Flüge und Aufenthalte zur Folge hat.“ Mit Rydoo ist das Team in der Lage, diese Anträge zu genehmigen oder abzulehnen, bevor sie gebucht werden – etwas, das dem Unternehmen am Ende viel Geld sparen könnte.