Die App, die Spesenabrechnungen bei Deloitte überflüssig machte

Nach dem Einscannen und Hochladen kann der Nutzer zusätzliche Informationen angeben. „Für uns ist es äußerst wichtig, unsere Verfahren und Tools ständig zu verbessern, um den Verwaltungsaufwand zu senken und die Effizienz zu erhöhen. Dank Rydoo wissen wir früher, wie viel Geld wir für bestimmte Kunden oder Projekte ausgeben. Wir werden auch noch im selben Monat über die meisten Ausgaben unterrichtet, so dass wir diesen Teil bereits kontrollieren und bearbeiten können. Dadurch fällt am Monatesende wesentlich weniger Arbeit an“, so Cindy Peeters, Finanzleiterin bei Deloitte Belgien.

Jeden Monat bearbeitet die Finanzabteilung von Deloitte die Ausgaben aller Mitarbeiter. Früher musste diese Aufgabe bis zum Ende des Monats warten und zudem mussten noch Spesenbescheide erstellt werden. Das führte zu hohen Arbeitsspitzen für die Finanzabteilung. Diese musste die Daten so schnell wie möglich verarbeiten, so dass das Unternehmen seine Mitarbeiter so schnell wie möglich auszahlen konnte. Darüber hinaus mussten diese Geldbeträge in den Kundenrechnungen sowie in den monatlichen Berichten aufgeführt werden.

Dank Rydoo können Mitarbeiter nun Ihre Spesen während des gesamten Monats und in Echtzeit digital einreichen. Dadurch werden unnötige Arbeitsspitzen vermieden und somit ungewollter Stress im Unternehmen.

Sobald der Nutzer das Bild seines Belegs hochlädt, wird es im Hauptsystem gespeichert. Zu diesem Zeitpunkt wird der Beleg jedoch noch nicht vollständig bearbeitet, so dass man gegebenenfalls noch weitere Informationen hinzufügen kann. Danach kann der Verantwortliche den Beleg genehmigen. „Dadurch erfährt unser Unternehmen schneller, welche Ausgaben die Mitarbeiter haben und kann sich falls nötig auf die Rückzahlung einstellen.

Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Ihr Unternehmen Vorauszahlungen tätigt. Aber noch viel wichtiger ist, dass Sie die Belege nicht mehr verlieren können, nachdem Sie sie hochgeladen haben. In späteren Phasen der Verarbeitung benötigen wir die Papierbelege nicht mehr. Wir haben mit den Steuerbehörden vereinbart, dass Unternehmen keine Kopie auf Papier mehr aufbewahren müssen, solange es eine digitale Kopie gibt. Wir setzen alles daran, die Spesenrechnung zu einem Ding der Vergangenheit werden zu lassen“, sagt Wim Derkinderen, CCO und Mitbegründer von Rydoo.

Die Anwendung läuft in der Cloud als eine SaaS (Software as Service). Das bedeutet, dass der Kunde keine großen Vorauszahlungen mehr leisten muss; er zahlt nur einen Festbetrag pro Nutzer pro Monat für die bestellten Dienstleistungen. Die Anwendung läuft auch nicht auf den Computern des Unternehmens selbst. Sie ist vielmehr mit der ERP des Kunden oder dessen Buchhaltungssoftware verbunden. Cindy Peeters: „Hier bei Deloitte arbeiten wir mit SAP. Wir haben ein bi-direktionales Interface aufgebaut, mit dem wir sämtliche unserer Daten in unser ERP hochladen. Falls wir dann noch Änderungen oder Korrekturen an den Spesenrechnungen durchführen möchten, werden diese automatisch in Rydoo durchgeführt. Die Umsetzung verlief problemlos, da sie kompatibel mit SAP ist.

Neben der Tatsache, dass Ausgaben früher eingereicht werden und dass die Prüfer schneller arbeiten können, haben sie auch bessere Kontrolle, da alle Daten digital vorliegen. Cindy Peeters: „Sobald der Beleg eingereicht wird, überprüfen wir, ob die Daten entsprechend den Daten auf dem Beleg ausgefüllt wurden. Abweichungen deuten auf Fehler hin, aber auch auf Betrug oder Kopien. Das bemerkt man sehr schnell.

Außerdem kontrollieren wir viel genauer und globaler: Die Spesenart sowie den Ort, an dem die Ausgabe getätigt wurde. Wir bearbeiten den gesamten Vorgang von Anfang bis Ende, im die Effizienz zu erhöhen. Außerdem gibt es eine Reihe eingebauter Kontrollen, die automatisch arbeiten und das System zeigt Unregelmäßigkeiten an, auf die wir achten müssen. Auf diese Art können wir uns auf unberechtigte Spesenabrechnungen konzentrieren.