Best-of-breed vs all-in-one: Wie Mazars seine Mitarbeiter glücklich machte

Als global agierendes Beratungsunternehmen, das allein an 12 Standorten in Deutschland rund 1.500 Mitarbeiter beschäftigt, erfüllt Mazars in vielen Bereichen eine Vorbildfunktion. Deshalb durchlaufen die Innovationstreiber in Sachen Rechts-, Steuer- und Wirtschaftsprüfung derzeit einen großflächig angelegten Umwandlungsprozess, das bei Mazars sogenannte Projekt 3D zur digitalen Transformation. Rydoo stellte sich hier als idealer Partner heraus.

Die Implementierung von Rydoo schloss das Team von Mazars Ende Februar 2020 ab. Im März folgte dann unmittelbar der erste Lockdown. „Wir können von Glück sagen, dass wir den Sprung noch vor Corona geschafft haben. Zurückblickend trug Rydoo erheblich dazu bei, dass Mazars während dieser herausfordernden Zeit handlungsfähig blieb.“ Umständliche Speseneinreichungen mit Papier wurden digitalisiert. Wie sich zeigen sollte, geschah dies gerade rechtzeitig, da viele Mitarbeiter heute aus dem Homeoffice arbeiten.

Mazars sorgte hier rechtzeitig für die richtigen Impulse zur Heimarbeit. Das extra entwickelte Kollaborationsportal Mazars Signals ermöglicht einen strukturierten Austausch im Zeitalter der Digitalisierung. Rydoo unterstützt derartige Vorstöße von Haus aus. Vielfältige Integrationen zu Tools wie Dropbox oder Slack lassen sich dank ansprechender Oberfläche intuitiv einsetzen. Sarah Goertz, Senior Managerin bei Mazars, reflektiert: „Die Benutzerfreundlichkeit war bei der Wahl von Rydoo ein ausschlaggebendes Kriterium. Uns gefiel, dass sogar Erstanwender, die sich selbst nicht zu den Digital Natives zählen, schnell mit den Abrechnungsprozessen vertraut waren.“

Den Zuständigen bei Mazars war es im Rahmen der Umstellung ein besonderes Anliegen, aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen. „Bei genauerer Betrachtung fiel sofort auf, wie sinnlos und geradezu schädlich Teile altbewährter Systeme waren. Ich werde nie vergessen, wie sich ein frustrierter Kollege über unser überholtes Anmeldeverfahren zur Belegabrechnung echauffierte. Über 30 Einzelschritte konnte er auflisten.“, so Korduan, Rydoo überzeugt hingegen mit einer unkomplizierten Einmalanmeldung nach dem Single-Sign-on-Prinzip. „Dieser Frust ist nach der Umstellung komplett verschwunden.“

Abgesehen von den monetären Gewinnen, die zum Beispiel mit der Entschlackung des Abrechnungsprozesses einhergehen, liegt der Fokus jeglicher Digitalisierungsvorhaben für Mazars stets auf einer Entlastung der Belegschaft. „Selbst wenn wir nicht durch jede Automatisierung tagtäglich mehrere Stunden Arbeitszeit einsparen, lohnt die Umstellung enorm. Denken wir nur an den erschöpften Berater, der freitags nach dem letzten Flug entkräftet nach Hause kommt.“ Mit der App von Rydoo kann dieser bereits alle Belege auf der Taxifahrt zurück vom Airport einlesen, abhaken und vergessen. „Eine unglaubliche Befreiung für alle Beteiligten.“, laut Korduan.

Davon sind Oliver Theobald und Lorenz Gebhardt, ihres Zeichens Partner und Geschäftsführer bei Mazars, ebenfalls überzeugt. Im Zuge eines Vortrags während des Rydoo Take Off Events sprachen sie essenzielle Werte wie Offenheit, Neugier und Geduld an. „Digitalisierung und Innovation lässt sich nicht einfach Top-down anordnen. Dahinter steckt ein umfassendes Projekt, das die Unternehmenskultur umkrempeln kann.“ Eine gewisse Resistenz hinsichtlich Veränderungen bestehe in beinahe allen Strukturen. „Bemerkt das Team jedoch erst einmal, was für riesige Effizienzgewinne sich hier verbergen, ist in der Regel kaum noch Überzeugungsarbeit notwendig, damit sich die Verhaltensweisen nachhaltig ändern.“

Mazars möchte mit der analogen Arbeitswelt weitestgehend abschließen. Dabei drehen sich die Bemühungen weniger um eine Digitalisierung des Geschäftsmodells; vielmehr sollen die zugrundeliegenden Systeme weiterentwickelt werden. Wie kürzlich eine Studie im Auftrag des Bundesverbandes Bitkom unter Beweis stellte, meistern zwei Drittel der beobachteten Unternehmen die Herausforderungen der Corona-Pandemie besser, da sie ihre Geschäftsprozesse schon digitalisieren konnten. „Die Optimierung eines Prozesses hilft weit über den numerischen Vorteil hinaus“, ergänzt Goertz. „Rydoo sorgte für das richtige Maß an Effizienz. Vor der Umstellung lagen im Durchschnitt stolze 4 Monate zwischen einer Reise und dem Zeitpunkt der Abrechnung. Diesen Wert konnten wir signifikant reduzieren.“

Dank der transparenten Darstellung von Rydoo erfährt die Belegschaft von Mazars diesen Vorteil hautnah. „Ich kann jederzeit selbst nachschauen, an welcher Stelle sich meine Reisekosten im Augenblick befinden. Wurde der Beleg bereits geprüft, die Auszahlung längst veranlasst? Ein Geschenk des Himmels. Dadurch landen auch bedeutend weniger Anfragen bei unseren Administratoren.“ Wer berufsbedingt viel unterwegs ist, genießt diese Benutzerfreundlichkeit.

Je mehr Angestellte ihre Daten direkt in ein System eintragen, desto unempfindlicher muss dieses gegenüber Eingabefehlern sein. Speziell, wenn mehrere tausend Mitarbeiter gleichzeitig damit arbeiten. Rydoo greift auf spezielle Algorithmen zurück, um eine Einhaltung der Richtlinien für die Abrechnung von Reisekosten zu gewährleisten. „Reicht bei uns jemand zweimal an einem Tag dieselbe Pauschale ein, erkennt die App den Fehler automatisch und zeigt sofort einen Hinweis zur Korrektur. Selbiges gilt für bestimmte Ausgaben, die gemäß den gesetzlichen Vorgaben nicht eingereicht werden dürfen.“

Rydoo liefert detaillierte Auswertungen für die Finanzbuchhaltung – ein Muss für die Steuer- und Rechtsexperten von Mazars. Relevante steuerliche Vorschriften werden länderspezifisch berücksichtigt. „Hier muss unser Team nichts mehr manuell einpflegen oder kontrollieren. Die steuerlichen Höchstsätze gibt Rydoo uns vor. Wenn wir im Unternehmen andere Werte verwenden, können wir diese problemlos anpassen“, so Goertz. In der Folge bedeutet das, dass alle Abrechnungen mit Rydoo GoBD-konform sind. „Die Abbildung der Workflows für die Erfassung und Prüfung, z.B. durch transparente Darstellung der Dienstreiserichtlinien in Rydoo, hilft allen und stellt eine enorme Erleichterung dar.”

„Wir kamen aus einer ganz anderen Welt“, erzählt Korduan. „Früher wurde alles fein säuberlich in eine Maske oder (noch schlimmer) auf ein umständliches Formular eingetragen und anschließend mit den zugehörigen Belegen in einen Umschlag gepackt. Dieser wurde dann zu unseren Kollegen nach Hamburg zur Auswertung gesendet.“ Aufgrund dieser Umstände kam es nicht selten vor, dass sich Rechnungen ansammelten und zum Teil erst Jahre später als riesiger Haufen bei der Anlaufstelle landeten. „Das war hochgradig ineffizient und bereitete unseren Bearbeitern verständlicherweise nur wenig Freude.“

Seit dem Einsatz von Rydoo fällt das Feedback hingegen rundum positiv aus. Überhaupt wurde durch die verschiedenen Digitalisierungsmaßnahmen bei Mazars ein Umdenken eingeleitet. „Wir wollen in Zukunft nicht mehr alle Prozesse über ein einzelnes System steuern. Diese Software-Schlachtschiffe, die als All-in-One-Lösung gelten, in der Realität aber häufig eine Generalüberholung benötigen, bremsen sich nur selbst aus.“ Mithilfe von spezialisierten Tools soll das Fundament gelegt werden, damit sich die Angestellten ganz und gar auf ihre eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren können.

Die Implementierung von Rydoo läuft so reibungslos ab, dass seitens Mazars ein Team mit einer Handvoll Leuten für alle Standorte in Deutschland ausreichte. In der Testphase waren schließlich auch weit mehr Personen aus dem operativen Geschäft beteiligt – inklusive Finance Director Christopher Korduan höchstpersönlich. „Wir sind sehr glücklich über unsere Ergebnisse. Wie heißt es so schön: Zeit ist Geld. Als Dienstleister zählt jede Stunde.“