Innogy Consulting, als Berater für Innogy und RWE sowie zahlreiche andere Unternehmen in allen strategischen und wirtschaftlichen Fragen des Energiemarktes tätig, hat das fehlende Element gefunden, um einen Schritt voraus zu sein.
Mit dem Einsatz von Rydoo ist der gesamte Reisekostenprozess nun digitalisiert. Das ist ein Meilenstein in der Unternehmensgeschichte: Von der Einreichung bis zur Archivierung geschieht dies alles ohne ein einziges Blatt Papier. Und so haben sie es gemacht.
27 Arbeitsstunden pro Monat eingespart
Die Berater Nathan De Rouck und Jens Sikorski sind große Befürworter von Rydoo: „Wenn man weiß, wie es vorher war, ist Rydoo einfach eine gewaltige Verbesserung.“ Zuvor hatte innogy Consulting eine andere Art von Plattform, gekoppelt mit dem Buchführungssystem DATEV. „Für jede Ausgabe musste man manuell eine Reise innerhalb der Plattform anlegen, die Kostenfelder und -werte von dem Beleg selbst eingeben, die Einhaltung unserer Richtlinien und den Regeln für den Verpflegungsmehraufwand überprüfen, alles ausdrucken, die Originalbelege beifügen und per Post an unseren Auditor Mazars senden, der sie dann erneut geprüft und archiviert hat.
Der gesamte Prozess war so zeitaufwändig und anstrengend, dass einige unserer Berater über 30 Minuten pro Woche benötigten!“ Mit Rydoo sparen die, die am häufigsten reisen, zwischen 10 und 30 Minuten pro Woche. Auf Unternehmensebene wird dieser Effekt sogar auf bis zu 27 Stunden im Monat multipliziert. Das sind natürlich 27 nicht abrechenbare Stunden. Die Entscheidung für ein mobiles Reise- und Reisekostenmanagement ist Jens daher leichtgefallen. Wie es sich für einen guten Berater gehört, hat er vor seiner Entscheidung eine Vergleichstabelle erstellt.
Wir haben Sie mit Concur, Zoho, Expensify und anderen Anbietern mit einer Reihe von Kriterien verglichen. Seit ein paar Wochen arbeite ich für eine andere innogy-Einheit und ich kann nicht beschreiben, wie sehr ich Rydoo bereits vermisse.
Die Wahl war sehr eindeutig. Wir haben uns aufgrund der Innovationskraft, der großartigen Texterkennungstechnologie („OCR“), der sehr intuitiven Benutzeroberfläche und natürlich der wettbewerbsfähigen Preise für Rydoo entschieden“. Die ganze harte Arbeit von Jens hat für ihn persönlich leider keine Früchte getragen, da er kürzlich von innogy Consulting zu der Muttergesellschaft innogy gewechselt ist: „Seit ein paar Wochen arbeite ich für eine andere innogy-Einheit und ich kann nicht beschreiben, wie sehr ich Rydoo bereits vermisse.“
In Deutschland papierlos werden
Natürlich gibt es regulatorische Herausforderungen, die bei der Digitalisierung Ihres Reisekostenprozesses berücksichtigt werden müssen. Die deutsche Buchführungsvorschrift, die sogenannte „GoBD“, ist ein wichtiger Eckpfeiler für alle steuerrelevanten Dokumente. „Da der papierlose Aspekt eigentlich das ist, was unsere Kollegen am meisten schätzen, waren wir entschlossen, so schnell wie möglich Sicherheit an dieser Front zu haben.“ innogy hat mithilfe seines Auditors die lokalen Steuerbehörden (das Finanzamt) um eine Bestätigung der Konformität seiner Geschäftsprozesse mit den GoBD gebeten.
„Wir mussten eine Reihe von Dingen dokumentieren: Wie unsere Prozesse den Buchführungsvorschriften entsprechen, unsere Risikobewertungs- und Risikominderungsverfahren, wie wir den Zugriff auf diese Daten verwalten, wie lange sie gespeichert sind, die Qualität der gescannten Bilder, ihre Unveränderlichkeit etc. Auch wenn Rydoo nur ein Glied in dieser Kette von Geschäftsprozessen ist, ist es doch ein wichtiges. Sie haben uns sehr gut mit Ihrem Teil der Dokumentation geholfen. Ohne Rydoo wäre es unmöglich gewesen, 100 % papierlos zu sein.“
Das Finanzamt stimmte dem Einsatz eines papierlosen Verfahrens zu und so nutzen die Berater von innogy Consulting nun die Rydoo-App, um ihre Ausgaben ohne Frustration einzureichen. „Technisch gesehen muss unser gesamter Buchführungsprozess wie auch der Rest des Unternehmens bis Ende des Jahres noch auf Grundlage der sehr umfangreichen Dokumentation geprüft werden, um sicherzustellen, dass das, was wir laut eigener Aussage tun, das ist, was wir tatsächlich tun. Aber wir sind ziemlich zuversichtlich, da wir in der Vergangenheit bereits mit einer anderen Software papierlos gearbeitet haben, und heute sind wir viel weiter als damals.“
Von Xpenditure bis Rydoo: so reibungslos wie möglich
innogy Consulting wurde in einer spannenden, aber herausfordernden Zeit auf Rydoo in Betrieb genommen, da dies genau am Tag der Umbenennung von Xpenditure zu Rydoo geschah. Keine leichte Zeit für ein Unternehmen, aber Jens und Nathan sind voller Lob in Bezug auf die Kommunikation: „Wir haben das von Ihnen zur Verfügung gestellte Kommunikationsmaterial geliebt. Natürlich haben wir erkannt, dass dies eine stressige Zeit war, aber Ihre Kollegen waren sehr hilfsbereit und haben unser internes Kommunikationsmaterial sogar sofort umbenannt. Es gibt absolut nichts, worüber man sich hier beschweren könnte.“