Fritz Kola digitalisiert sein Spesenmanagement mit Rydoo

Die manuelle Spesenabrechnung ist vielen Unternehmen ein Dorn im Auge. Mitarbeiter sind gezwungen jeden Monat fein säuberlich ihre Ausgaben aufzulisten und müssen dann darauf hoffen, dass ihnen kein Fehler unterlaufen ist und sie ihr Geld zeitnah ausgezahlt bekommen.

Auf den Tischen der Finanzabteilung stapeln sich am Monatsende wiederum diese Abrechnungen, denn die Überprüfung jedes einzelnen Belegs ist eine zeitaufwendige und mühselige Aufgabe.

Doch damit nicht genug, die Belege müssen selbstverständlich auch archiviert werden, was bedeutet, dass das herkömmliche Spesenmanagement nicht nur Zeit, sondern auch Platz benötigt. Und beides ist wiederum mit Kosten verbunden – Arbeitszeit der Mitarbeiter, die die Abrechnung einreichen, Arbeitszeit, die die zuständige Abteilung zur Prüfung benötigt, Raummiete für die Lagerung. Definitiv ein Prozess, der nicht mehr in die heutige Zeit gehört.

Genau das dachte sich auch das Finanzteam von Fritz Kola. Der Getränkehersteller aus Hamburg hat sich seit seiner Gründung 2002 zu einem bekannten Unternehmen entwickelt, das mittlerweile in 25 Ländern tätig ist und weiterhin stark wächst.

Mit über 200 Mitarbeitern und einem großen Außendienst, fallen bei Fritz Kola viele Spesen an. Bisher gehörte die manuelle Spesenabrechnung und damit das damit verbundene Kopieren von Belegen, die Überprüfung durch den Vertriebsinnendienst sowie Wartezeiten bei der Rückerstattung zum Arbeitsalltag.

Für das digital gut aufgestellte Unternehmen wirkte ein solcher papierbasierter Prozess, wie aus der Zeit gefallen und nicht mehr vereinbar mit seiner Nachhaltigkeitsstrategie. Es musste eine bessere Lösung geben, die sowohl den Abrechnungsprozess vereinfacht und die Belegprüfung automatisiert, das Papieraufkommen minimiert und den Freigabeprozess sowie den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten senkt.

Kurzum: Das Spesenmanagement musste von einem Prozesse, der stark an 80er Jahre erinnert, in das digitale Zeitalter überführt werden, um den Ansprüchen von Fritz Kola weiterhin gerecht zu werden.

Im Januar 2019 wurde ein Projekt aufgesetzt, um eine passende digitale Expense-Management-Lösung zu finden. Das Entscheidungsgremium bestand dabei aus Vertretern verschiedener Abteilungen, sodass alle Bedarfe über alle Abteilungen hinweg abgedeckt werden konnten.

„Eine neue Spesenlösung zu finden, war aber nur ein Teil der Aufgabe. Damit unsere Mitarbeiter sie auch verwenden und dem herkömmlichen Prozess vorziehen, musste sie einfach und selbsterklärend sein und eine wirkliche Zeitersparnis bieten. Deshalb waren Vertreter aus allen Abteilungen besonders aber der Außendienst, der Vertriebsinnendienst und unsere Finanzabteilung am Entscheidungsprozess beteiligt“, erklärt Kerstin Hainke, Leitung Finanzen bei Fritz Kola, die den Prozess von Anfang an begleitete.

Nach zwei Monaten intensivem Testen konnte sich Rydoo gegen seine Konkurrenten durchsetzen und sollte in den folgenden Monaten im gesamten Unternehmen implementiert werden, um im Dezember den manuellen Abrechnungsprozess gänzlich zu digitalisieren.

Ausschlaggebend für die Entscheidung für Rydoo war das umfangreiche Gesamtpaket, das das junge Sodexo-Corp-up seinen Kunden bietet und das die Kriterien von Fritz Kola bestmöglich erfüllte.

„In unserem ‚Beauty-Contest‘ hat sich Rydoo an die Spitze gesetzt. Das Look & Feel der Lösung hat unser gesamtes Team überzeugt. Rydoo ist unkompliziert und selbsterklärend. Während Konkurrenten mit eher sperrigen Kacheln arbeiten, ist Rydoo agil und intuitiv. Zudem stimmte die Kosten-Nutzen-Rechnung – ein essenzieller Punkt bei jeder Investition. Wir waren sicher, dass unsere Mitarbeiter mit Rydoo wertvolle Zeit und das Unternehmen damit Kosten sparen könnte“, kommentiert Hainke die Entscheidung für Rydoo.

Doch nicht nur die Lösung selbst war ausschlaggebend für die Wahl. Das Team von Rydoo war gut über Fritz Kola informiert und stand dem Unternehmen im gesamten Prozess als kompetenter Berater zur Seite.

„Unser Prozessmanager und das Rydoo-Team standen von Anfang an in engem Austausch. So konnte schnell eine partnerschaftliche Beziehung aufgebaut werden. Damit hat sich Rydoo von so manchem Konkurrenten abgesetzt. Es hat uns doch sehr überrascht, dass einige Anbieter nicht einmal wussten, dass wir Kola und nicht etwa Autoteile herstellen. Da war es umso erfrischender, Rydoo im Rennen zu haben. Von der ersten Interaktion bis zum heutigen Tag tritt das Team informiert und modern auf und hat einen klaren Plan für die Zukunft. Zusätzlich haben uns die Gespräche mit bereits bestehenden Kunden von Rydoo in unserer Entscheidung bestärkt. Daher fühlen wir uns mit Rydoo jetzt und auch künftig gut gerüstet“, erklärt Hainke weiter.

Ein Highlight der Rydoo-Lösung ist die Abrechnung auf Belegebene. Damit bleibt den Fritz-Kola-Außendienstmitarbeitern die Erstellung langer Reports am Ende des Monats erspart und auf den Tischen im Innendienst stapelt sich kein Papier mehr.

Mitarbeiter können Belege mit Rydoo direkt in Rechnung stellen und erfahren unmittelbar, ob ihre Ausgaben erstattet werden. Damit wird die Bearbeitung und Auszahlung beschleunigt und die Fehlerquote minimiert.

Erleichtert wird dieser Prozess noch durch die Scanfunktion, mit der auch mehrseitige Belege einfach per Smartphone gescannt und so, mit noch weniger Klicks, direkt an den Vertriebsinnendienst zur Freigabe weitergeleitet werden können.

Ein weiterer Pluspunkt war für Fritz Kola die einfache Verwaltung von Tagespauschalen, mit denen der Verpflegungsmehraufwand abgegolten wird. Diese sind, an das jeweilige Land angepasst, in Rydoo hinterlegt. Das erleichtert die Verwaltung ungemein, besonders wenn Mitarbeiter in verschiedene Länder reisen, wie es bei vielen Mitarbeitern von Fritz Kola üblich ist.

„Natürlich ist keine Lösung ein Selbstläufer. Wir müssen beispielsweise darauf achten, welche Kategorien wir für Ausgaben festlegen und auch die Scanfunktion könnte noch schneller laufen. Darüber hinaus ist natürlich auch die Disziplin unserer Mitarbeiter gefragt, damit die Lösung den gewünschten Effekt erzielt. Doch es ist kein Vergleich zum manuellen Prozess, der noch vor einigen Monaten Standard war“, fügt Hainke hinzu.

„Rydoo nimmt Verbesserungsvorschläge aber dankend an und ist sehr daran interessiert, seinen Kunden ein gutes Erlebnis zu bieten. Das Feedback unserer Mitarbeiter zu Rydoo ist fällt deshalb sehr positiv aus. Nach nicht einmal einem Jahr Nutzung sehen wir wie Fritz Kola vom Einsatz von Rydoo profitiert – besonders natürlich der Außendienst und Vertriebsinnendienst.“

Auch für die Finanzabteilung sieht Hainke künftig viele Vorteilen: „Wir sind gerade dabei, die verschiedenen Möglichkeiten zur Analyse, die Rydoo bietet, anzuwenden. Durch die Auswertung der Ausgaben in unserem Unternehmen, lässt sich damit feststellen, wo die größten Kostenpunkte liegen und so können wir dann gegebenenfalls Einsparungen vornehmen oder Prozesse anpassen. Hier stehen wir aber noch am Anfang, denn über die vergangenen Monate mussten wir die Daten erstmal sammeln.“

Durch Corona hat sich auch das Abrechnungsvolumen bei Fritz Kola verringert, da keine Geschäftsreisen und Kundenbesuche mehr stattfanden. Dennoch kam die Umstellung auf ein digitales Tool zum richtigen Zeitpunkt, denn mit allen Mitarbeitern im Homeoffice, wäre die papierbasierte Abrechnung kompliziert geworden.