Künstliche Intelligenz und Daten zur Optimierung des Spesenmanagements: Die Erfolgsgeschichte von ARAG

Der ARAG Konzern ist das größte Familienunternehmen in der deutschen Versicherungswirtschaft und weltweit führend in seinem Kerngeschäft Rechtsschutz. Neben dem Fokus Rechtsschutzversicherung bietet die ARAG in Deutschland auch hochwertige Produkte und Services in der privaten Krankenversicherung sowie in der Sach-, Haftpflicht- und Unfallversicherung.

Heute ist der Versicherungskonzern in insgesamt 19 Ländern aktiv – in Europa, den USA, Kanada und Australien. Mit über 5000 Mitarbeitenden erzielt die ARAG über 2,4 Milliarden Euro an Umsätzen und Prämien.

Das starke nationale und internationale Wachstum des ARAG Konzerns der vergangenen Jahre spiegelt sich nicht nur in kontinuierlich steigenden Prämieneinnahmen wider, sondern auch in der Anzahl der Mitarbeiter. Dies, aber auch die Corona-Pandemie erhöhten im Ausgabenmanagement daher den Bedarf, Prozesse weiter zu digitalisieren und noch stärker zu optimieren.

Insbesondere die enormen Effekte der Pandemie auf die Arbeitswelt machten die Grenzen manueller Prozesse in einer Remote-Arbeitsumgebung deutlich. Ohne die Möglichkeit, Belege physisch im Büro abzugeben, verzögerte sich die Bearbeitung und erhöhte das Risiko, dass wichtige Dokumente verloren gehen. Insgesamt war es sehr schwierig, Ausgaben über geografisch verteilte Teams hinweg zu verfolgen und zu überwachen.

Dies führte zwangsläufig zu einem hohen Volumen an E-Mail-Korrespondenz und Telefonaten, um Papierbelege zu sammeln, zu sortieren und einzureichen. Dies band wertvolle Mitarbeiterzeit und führte zu Verzögerungen bei den Rückerstattungen, was gerade bei größeren Auslagen nicht optimal war.

Zusätzlich erwartete die ARAG für die Zeit nach der Pandemie einen Wiederanstieg der Reisekosten und sah die Notwendigkeit, ein System zu implementieren, das auch diese Ausgabenansprüche effizient bewältigen konnte.

Mit Blick auf all diese Herausforderungen suchte die ARAG nach einer einfachen, intelligenten und vollständig digitalen Lösung für das Spesenmanagement, um dieses zu optimieren, nahtlos zu skalieren und das wachsende Team zu unterstützen.

Bei der Entscheidungsfindung priorisierte die ARAG eine vollständig digitalisierte Lösung für das Spesenmanagement, bei der jeder Schritt, von der Einreichung des Anspruchs und der Genehmigung bis zur Zahlung und Archivierung, zu 100 % digitalisiert ist, wodurch alle papierbasierten Schritte eliminiert werden.

Die Software von Rydoo stach für ARAG heraus, da sie es den Mitarbeitern ermöglichte, Belege einfach zu scannen und hochzuladen, was den Prozess sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Genehmiger effizient gestaltete.

Die Möglichkeit für Mitarbeiter, fehlerfreie Spesen innerhalb weniger Augenblicke über ihren Rechner oder noch schneller über ihre Smartphones einzureichen, passte perfekt zu ARAGs Vision einer intelligenten Lösung.

Integrationen waren ebenfalls wichtig in der Entscheidungsfindung. ARAG benötigte nahtlose Verbindungen zwischen Rydoo und dem bestehenden SAP-Buchhaltungssystem sowie dem HR-System, um Mitarbeiterstammdaten wie Namen, Vorgesetzte, E-Mail-Adressen, Kostenstellen usw. automatisch zu importieren. Natürlich spielte auch der Datenschutz eine Schlüsselrolle bei der Auswahl einer neuen Lösung.

Nach einer gründlichen Evaluierung verschiedener Systeme entschied sich die ARAG für Rydoo aufgrund seiner umfassenden, vollständig digitalen und benutzerfreundlichen Software, die für alle Anwender, nicht nur für das Finanzteam, von hohem Nutzen ist.

Neben dem Finanzteam als Hauptnutzer der Software waren im Projekt auch alle weiteren relevanten Nutzergruppen wie Vielreisende und Power-User eingebunden, um deren Bedürfnisse bestmöglich mit einzubinden und eine reibungslose Implementierung zu gewährleisten.

Während der Implementierung und technischen Einrichtung bot Rydoo Schulungen für die Finanz- und Buchhaltungsteams an, und die ARAG stellte den Mitarbeitern zusätzliche digitale Arbeitsanweisungen sowie Unterstützungsvideos zur Verfügung. Das intuitive Design der Rydoo-App sorgte bei der ARAG dafür, dass sich die Mitarbeiter schnell anpassten und nur minimale Schulungen erforderlich waren.

Nach der Implementierung ist die Zusammenarbeit mit Rydoo für die ARAG durch einen exzellenten Kundensupport geprägt – mit einer Chat-Funktion und einem insgesamt reaktionsschnellen und hilfreichen Support-Team von Rydoo. Dies unterstreicht die Bedeutung einer umfassenden Lösung, die über die Automatisierung hinausgeht, um bei Bedarf menschliche Unterstützung zu bieten.

Die ARAG erzielt eine erhebliche Effizienzsteigerung durch die Nutzung von Rydoos Autofill- und automatisierten Spesengenehmigungen.

Rydoo’s KI-gestütztes Autofill ermöglichte es, Spesen schneller und fehlerfrei einzureichen. Nach dem Scannen des Belegs füllt das System automatisch Informationen wie Händler, Betrag, Datum, Währung, Land und Steuersatz mit einer Genauigkeit von über 95 % aus, was den Mitarbeitern Arbeitszeit spart.

Dies, kombiniert mit Regeln für automatische Genehmigungsabläufe, die seit dem 1. April 2022 auf Basis gesammelter Daten und Erfahrungen rund um potenzielle Unstimmigkeiten sowie Optimierungsbereiche implementiert wurden, führte zu erheblichen Kosteneinsparungen für die ARAG. Der neue Prozess setzt wertvolle Zeit für das Finanzteam frei, das jetzt nur noch bei komplexeren Fällen manuelle Überprüfungen durchführen muss.

Zum Beispiel werden Restaurant- und Bewirtungsausgaben aufgrund steuerlicher Implikationen genau überwacht. Ebenso müssen Ausgaben über einem bestimmten Schwellenwert manuell überprüft werden, um die Einhaltung und potenzielle Kosteneinsparungen der Konzern-Reiserichtlinie sicherzustellen. Dieser intelligente, zweistufige Ansatz verteilt die Ressourcen effektiv, indem er manuelle Überprüfungen für Bereiche priorisiert, die menschliche Expertise erfordern, während der Prozess für Routineausgaben optimiert wird.

Die von der ARAG implementierte Automatisierung veranschaulicht die Kraft der Nutzung von KI und Daten zur Optimierung des Spesenmanagements. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben und die strategische Nutzung menschlicher Expertise erreicht die ARAG ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Kontrolle, was letztendlich sowohl Zeit als auch Geld spart.

Die Erfahrungen der ARAG mit Rydoo sind ein gutes Beispiel für andere Organisationen, die ihre Prozesse zur Verwaltung von Reisekosten modernisieren möchten.

Die Einführung von Rydoo bei ARAG war nicht nur innerhalb des Unternehmens ein Erfolg; sie hinterließ auch einen bleibenden Eindruck bei Kollegen aus anderen Unternehmen.

Die Erfahrung der ARAG mit Rydoo ist ein Praxisbeispiel für die Zuverlässigkeit und Zufriedenheit des Systems. Die Ergebnisse sprechen für sich selbst, mit erhöhter Effizienz, verbesserter Transparenz und, was am wichtigsten ist, zufriedenen Nutzern – und damit Mitarbeitern.