Swiss International Air Lines (SWISS) ist die größte Fluggesellschaft der Schweiz und bedient jährlich über 12 Millionen Passagiere mit einem Netzwerk von über 100.000 Flügen. SWISS rangiert konsequent unter den führenden europäischen Fluggesellschaften in Bezug auf Qualität und Service, wie von Skytrax anerkannt.
Die Herausforderung
Vor der Implementierung von Rydoo verließ sich SWISS auf einen manuellen, berichtsbasierten Spesenprozess. Mitarbeiter tätigten dienstliche Einkäufe, behielten Belege, gruppierten sie zu Berichten und schickten sie an das Finanzteam zur Abstimmung und Erstattung.
Martin Weiss, IT-Projektleiter bei SWISS, erklärte, “„Vor Rydoo war unser Spesenprozess nicht sehr effizient. Er war vollständig manuell und kostete viel Zeit und Mühe. Mitarbeiter mussten ihre Belege an ihre direkten Vorgesetzten senden und hatten keine Einsicht, wann sie ihre Erstattungen erhalten würden. Der Prozess war besonders herausfordernd für Kollegen im Ausland, die manchmal ihre Belege von ihrem Wohnsitzland in die Schweiz schicken mussten.”
„Die Tatsache, dass Rydoo bereits in unser ERP-System integriert war, machte den Implementierungsprozess unkompliziert.”
Martin Weiss
IT Project Leader at SWISS
Die Lösung
Für SWISS war es oberste Priorität, die Verarbeitungseffizienz zu maximieren und vollständige Transparenz für die Mitarbeiter zu gewährleisten. Rydoos anpassbare Richtlinien ermöglichten dem SWISS-Team, Ausgabenkontrollen zu konfigurieren, Genehmigungsabläufe vorzugeben und benutzerdefinierte Warnungen einzurichten, um die Richtlinieneinhaltung zu verbessern und die Spesenabwicklung zu vereinfachen.
Martin Weiss fügte hinzu: „Die Fähigkeit, unsere Spesenrichtlinie und Genehmigungslogik in Rydoo zu integrieren, war unglaublich vorteilhaft. Es ermöglichte unserem Finanzteam, Ausgaben zu priorisieren, die meisten Transaktionen automatisch zu genehmigen und schnell Käufe zu identifizieren und anzugehen, die von der Richtlinie abweichen könnten.”
SWISS nutzte auch Rydoos Integrationsfähigkeiten und erhielt personalisierte Einarbeitungsunterstützung, was ihnen ermöglichte, nahtlos mit ihren bevorzugten HR-, ERP- und Buchhaltungstools zu synchronisieren mit minimalem Aufwand, wodurch sie schnell Wert aus der Plattform ziehen konnten.
Martin Weiss betonte: „Eine nahtlose Integration war entscheidend für uns, um Unterbrechungen in unserer Systemarchitektur während der Implementierung zu vermeiden. Die Tatsache, dass Rydoo bereits in unser ERP-System integriert war, machte den Implementierungsprozess unkompliziert. Rydoos Onboarding-Team arbeitete eng mit uns zusammen, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verlief.”
„Wir haben kürzlich eine Bewertung der Auswirkungen von Rydoo durchgeführt und festgestellt, dass wir nun bei der Spesenabwicklung 80-prozentige effizienter sind. Wir schätzen, dass Rydoo uns jedes Jahr etwa 530 Arbeitstage im Vergleich zum analogen Prozess erspart. Wir widmen diese Stunden speziellen Projekten und strategischen Initiativen.”
Jasmin Zuercher
HR-Digitalisierungs- & Prozessmanagerin at SWISS
Die Auswirkungen
Seit der Einführung von Rydoo im Jahr 2017 hat SWISS seine Spesenprozesse komplett überarbeitet und eine beeindruckende 80%ige Verbesserung der Effizienz der Spesenabwicklung erzielt. Mitarbeiter schätzen, wie mühelos sie ihre Ausgaben erstellen, einreichen und verfolgen können, während das Finanzteam manuelle Kontrollen erheblich reduziert hat, ohne Kontrolle und Compliance zu beeinträchtigen.
Jasmin Zuercher, HR-Digitalisierungs- & Prozessmanagerin at SWISS, fügte hinzu: „Wir haben kürzlich eine Bewertung der Auswirkungen von Rydoo durchgeführt und festgestellt, dass wir nun bei der Spesenabwicklung 80-prozentige effizienter sind. Wir schätzen, dass Rydoo uns jedes Jahr etwa 530 Arbeitstage im Vergleich zum analogen Prozess erspart. Wir widmen diese Stunden speziellen Projekten und strategischen Initiativen.”