5 Beispiele für die Automatisierung des Spesenmanagements in der IT

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre Finanzabteilung zu digitalisieren, dann transformieren Sie am besten Ihren Spesenprozess.

Ein Transformationsprojekt bietet hierfür eine gute Gelegenheit, da der Spesenprozess ein diskretes Teilprojekt ist, mit dem Sie echte Gewinne erzielen und den manuellen Arbeitsaufwand für Ihre Abteilung reduzieren können. Sobald Sie ein erfolgreiches und sichtbares Projekt abgeschlossen haben, werden Sie feststellen, dass spätere Änderungen weniger Widerstand erfahren und viel mehr unterstützt werden.

Es gibt Hunderte von zufriedenen Kunden, die die tatsächlichen Vorteile der Implementierung von Rydoo und der vollständigen Umgestaltung ihres Spesenprozesses erkannt haben. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung der besten Erfolgs-geschichten von IT-Unternehmen.

Mit fast 50 Jahren Erfahrung im Bereich Sicherheit, schützen Irdetos Software-Sicherheitstechnologien und Cyber-Services über 5 Milliarden Geräte und Anwendungen für einige der weltweit bekanntesten Marken.

Als Weltmarktführer für digitale Plattformsicherheit ist Irdeto ein innovatives und zukunftsorientiertes Unternehmen. Doch überraschenderweise blieben einige interne Prozesse unangetastet und die manuelle Bearbeitung von Spesen war eine davon.

Pierre Fauvel, Financial Controller bei Irdeto Americas, meldete sich freiwillig, um eine neue Lösung für die internen Spesenprozesse zu finden. Da er selbst viel reist, war Pierre regelmäßig frustriert über – in seinen eigenen Worten – “den mühsamen und langsamen Prozess.” Pierre schätzte den Zeitaufwand für die Spesenabrechnung nach jeder Reise auf 45 Minuten bis 1 Stunde.

Eine der Funktionen, die Pierre von Rydoo besonders interessant fand, war die Möglichkeit, einen Beleg zu fotografieren und ihn automatisch mit OCR-Technologie verarbeiten zu lassen.

“Wir wollten den Leuten mehr Zeit verschaffen”, sagt Pierre. “Wenn sie in einem Restaurant sind, können sie die Quittung fotografieren und sofort zur Genehmigung weiterleiten.”

Irdeto setzte Rydoo in 9 Ländern ein, die Amerika, Europa und Asien abdecken. Das Projekt wurde von den Finanzteams in jeder Region geleitet und von Pierre betreut. Dank der großartigen Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam von Irdeto und Rydoo dauerte die Einführung für alle 9 Länder 8 Wochen, einschließlich einer vollständigen Microsoft Dynamics-Integration, was eine beeindruckende Leistung ist.

Die Abschaffung der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen und die Umstellung auf ein automatisiertes zeilenweises Verfahren hat dem Finanzteam von Irdeto eine enorme Zeitersparnis gebracht und die Frustration seiner Geschäftsreisenden erheblich verringert.

Wenn Sie mehr über das Irdeto-Projekt erfahren möchten, klicken Sie hier.

Ubisense beschäftigt 70 Mitarbeiter in Großbritannien, den USA, Deutschland, Frankreich und Japan und ermöglicht seinen Kunden, mit Hilfe von branchenführenden Sensoren den genauen Standort, die Bewegung und die Interaktionen von Produkten und Geräten in Echtzeit zu verfolgen.  Die Vertriebs- und Serviceteams reisen von Kunde zu Kunde und reichen Spesen für Reisekosten, Übernachtung, Verpflegung, Fahrtkosten und sonstiges ein.

Ubisense begann einen Transformationsprozess, wie Financial Controller Adam Green erklärt: “ Wir strebten eine bessere Arbeitsweise im gesamten Unternehmen an. Es war sinnvoll, alle unsere Systeme auf den neuesten Stand zu bringen, insbesondere das Spesensystem.”

Der Finanzchef von Ubisense setzte sich ein ambitioniertes Ziel und zwar das System innerhalb von vier Wochen implementiert zu haben. Durch die tolle Zusammenarbeit zwischen Rydoo und dem Finanzteam von Ubisense, konnte das ehrgeizige Ziel, das sie sich selbst gesetzt hatten, erreicht warden.

Adam bemerkt:

“Die Zeit verging wie im Flug und wir konnten uns ständig verbesser und waren schneller eingespielt. Das war genau das, was wir wollten. Es war toll, dass Rydoo uns die Arbeit erleichtern konnte”

Wenn Mitarbeiter ein modernes Spesensystem wie Rydoo einfach lernen und direkt anwenden können, lässt sich der eingesparte Aufwand, klar im steigenden ROI erkennen.

Erfahren Sie mehr über das Ubisense-Projekt.

Unify Square, Inc. ist ein Anbieter von Cloud-Software und -Dienstleistungen mit Hauptsitz in Bellevue, WA. Die Lösungen von Unify Square haben in mehr als 50 Ländern und in den meisten wichtigen Branchen für mehr als 5 Millionen Kollaboration-Seats gesorgt.

Mit 200 Mitarbeitern in 9 Ländern, von denen viele überall in der ganzen Welt unterwegs sind, hat das Unternehmen Rydoo eine Spesenlösung mit mehreren Währungen implementiert.

Paula Tice, Accounting Associate, erklärt:

“Wir haben nach einer Plattform gesucht, die die folgenden Kriterien erfüllt: Kostengünstig, effizient, konform mit europäischen Richtlinien”.

Die Lösung sollte nicht nur die US-amerikanischen und europäischen Spesenregelungen wie Tagespauschalen und WKR beinhalten, sondern auch eine flexible Preisstruktur aufweisen. Nicht alle Mitarbeiter von Unify Square würden jeden Monat eine Spesenabrechnung vornehmen und so erschien es absurd, eine Nutzungsgebühr zu bezahlen, egal ob sie das System nutzen oder nicht.

Rydoo wird auf Basis aktiver Nutzer abgerechnet, d.h. Jeder Mitarbeiter hat ein Nutzerkonto, jedoch wird dem Unternehmen nur dann die Nutzung in Rechnung gestellt, wenn eine Spesenabrechnung erfolgt. So wird es zu einer sehr attraktiven Option für alle Unternehmen.

Paula sagt auch, dass das Finanzteam besonders die Anwenderfreundlichkeit von Rydoo schätzt: “Rydoo hat uns geholfen, Zeit zu sparen, wenn es um die Überprüfung und Bearbeitung von Spesen geht. Es ist hilfreich, dass Rydoo doppelte Einreichungen kennzeichnet und dass wir mit vielen verschiedenen Filtern nach Spesen suchen können…”

Mehr über das erfolgreiche Unify-Projekt erfahren Sie in hier.

Mit einem Team von 70 Digital Natives bietet NTT Disruption digitale Unternehmensberatung, Technologien und Managed Services für Cybersecurity-Anwendungen in digitale Unternehmen.

Wie man es von einem Disruptor erwarten würde, setzen sie auf digitalisierte Systeme, um sicherzustellen, dass sie ihren Kunden schnell und effizient Dienstleistungen anbieten können.

Es machte also Sinn, dass Innovation Lead, Ignacio Diaz, sich an Rydoo wandte, um einen papierlosen, vollständig digitalisierten Spesenprozess für seine Mitarbeiter zu ermöglichen.

Bei Niederlassungen in Madrid, London, San Francisco, Boston und Dallas, überrascht nicht  dass zahlreiche Geschäftsreisen bei NTT Disruption unabdingbar sind. Daher brauchte das Unternehmen eine Möglichkeit, die Spesen der Mitarbeiter effektiv zu verwalten.

Für jedes Technologieunternehmen ist die Suche nach einem gleichgesinnten Partner für die Bereitstellung von Dienstleistungen entscheidend und für NTT war Rydoo die richtige Wahl. Ignacio erklärt:

“ Getreu unserer Innovationsphilosophie, haben wir uns für Rydoo entschieden. Es war die richtige Wahl für uns. Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Team von Rydoo verlief die Implementierung bei NTT superschnell: Von dem Moment an, als wir uns entschieden, mit Rydoo zu arbeiten, bis zur Inbetriebnahme vergingen nur drei Wochen.” 

Erfahren Sie mehr über die großen Vorteile, die NTT erzielt hat.

Da die brasilianische Niederlassung eines der weltweit führenden Technologie- und Sicherheitsunternehmen namens NEC zeigen sollte, dass sie bei der Digitalisierung ganz vorne mit dabei ist, war Rydoo eine Schlüsselkomponente des Vorgangs.

Mit einem manuellen, papierbasierten System verbrachte das Unternehmen viel zu viel Zeit mit der Bearbeitung von Spesenabrechnungen, was zu einer großen Frustration führte, wie Treasurer Clarice Oliveira erklärt:

“Irgendwann sagte uns unser Finanzchef, dass er nicht verstehe, warum ein Technologieunternehmen so viel Papier verbrauche und er Spesen für 1 $ pro Antrag unterschreiben müsse. Sechs Monate später nutzten wir Rydoo.”

Das Projekt hatte die volle Unterstützung des Finanzchefs und während die Implementierung einer Spesenlösung in einem großen Unternehmen wie eine gewaltige Aufgabe erscheint, war dies bei Rydoo nicht der Fall. Clarice sagt: “Ich habe alles selbst gemacht! Es war ein wirklich schneller und einfacher Prozess.”

Durch die Implementierung von Rydoo hat das Finanzteam sein Ziel erreicht, effizienter zu werden und die Archivierung von Papierbelegen einzustellen

In der Tat hat Rydoo einen echten finanziellen Unterschied für das Unternehmen gemacht. Zuvor beschäftigten sie einen Vollzeitmitarbeiter, der acht Stunden am Tag arbeitete, um alle Spesen zu kontrollieren. “ Jetzt kümmert sich Lana in nur drei Stunden um alles und kann nebenbei noch an anderen Dingen arbeiten.”, erklärt Clarice. “Das ist eine Ersparnis von fünf Stunden pro Tag – und wir müssen nicht mehr für die Lagerfläche bezahlen!”

Erfahren Sie mehr darüber, wie Rydoo NEC geholfen hat, papierlos zu werden.

Es besteht kein Zweifel daran, dass eine moderne, digitalisierte Spesenlösung für Unternehmen jeder Größe enorme praktische Vorteile bietet.

Egal, ob Sie mit der Lagerung von Papierbergen zu kämpfen haben, oder ob Sie täglich Stunden mit der Bearbeitung von Anträgen verlieren, Rydoo kann helfen.

Mit einer kosteneffektiven Lösung und superschnellen Bereitstellungszeiten liefert Rydoo außerdem einen schnelleren ROI als jedes andere System.

Warum buchen Sie nicht noch heute eine kostenlose Demo-Version und beginnen die Transformation Ihres Spesenprozesses?