Alles wat je moet weten over Per Diem

Per Diem. Per. Diem. Per… wat? We zeggen het nog een keer: Per Diem. Niet Per Diems. Als je ooit op zakenreis bent geweest of teamleider bent geweest  en iemand op zakenreis hebt moeten sturen, klinkt de term Per Diem (of dagvergoedingen) je waarschijnlijk bekend in de oren. Je weet misschien zelfs wat de uitdrukking betekent en dat bedrijven het vaak aan hun werknemers betalen.

Om het simpel te houden, Per Diem verwijst naar de vergoeding die organisaties aan hun werknemers moeten betalen voor zakelijke reiskosten. Klinkt vrij eenvoudig, toch? Wel, er komt eigenlijk meer bij kijken dan je zou denken. Het is van groot belang om je te verdiepen in Per Diem, vooral als je te maken hebt met de financiën van een bedrijf. Per Diem kan namelijk fiscale gevolgen hebben, maar het is dankzij Per Diem ook gemakkelijker om uitgaven te beheersen en binnen budget te blijven.

De term Per Diem komt uit het Latijn en betekent ‘per dag’. Zoals de meeste Latijnse woorden heeft het geen meervoud, dus wanneer je ernaar verwijst, moet je altijd ‘Per Diem’ zeggen, niet ‘Per Diems’. Een snelle Google-zoekopdracht brengt ons naar de definitie van de term in het Merriam-Webster Woordenboek, waar ook staat dat Per Diem kan worden beschouwd als een bijwoord (‘voor elke dag’) of als een bijvoeglijk naamwoord (‘betaald per dag’).

In de zakenwereld staat Per Diem voor de dagelijkse vergoeding die werknemers kunnen krijgen om hun kosten te dekken tijdens een werkgerelateerde reis. Kosten of uitgaves zoals maaltijden of ontspanning worden gedekt door deze vergoeding die de werknemer voor elke dag van de reis ontvangt. Deze vergoeding dekt dus geen privé-uitgaves. Dat wil zeggen dat als je een teamlid naar een klant stuurt, het bedrag van de Per Diem alle noodzakelijke kosten voor de reis zou dekken, inclusief maaltijden.

Per Diem wordt vergoed volgens specifieke tarieven die kunnen variëren afhankelijk van de locatie waar de werknemer naartoe wordt gestuurd. Deze verschillen naargelang de werknemer dicht bij huis, ver van huis of internationaal reist. De tarieven verschillen ook naargelang de bestemming, aangezien de kosten van levensonderhoud in elke regio anders zijn. De prijs van een zakenlunch in bijvoorbeeld Lissabon is niet hetzelfde als die van in Zürich of London. Hetzelfde principe geldt voor hotels, ontspanning en andere uitgaves.

Deze tarieven kunnen door de organisatie worden vastgesteld en de meeste rechtsgebieden staan deze vergoeding toe, maar het is belangrijk om in gedachten te houden dat de meeste overheden hun eigen voorwaarden en maximumbedragen voor Per Diem-tarieven vaststellen die aan een werknemer kunnen worden betaald. Bedrijven hebben de keuze om zich al dan niet aan deze bedragen te houden. Als ze besluiten om hogere dagvergoedingen toe te kennen dan de door de overheid vastgestelde tarieven, zal het overschot worden beschouwd als belastbaar inkomen van de werknemer en dus niet als een niet-aftrekbare uitgave.

Laten we even eerlijk zijn. Wanneer werknemers voor hun werk reizen, geven ze geld uit. Of het nu gaat om een kopje koffie, omdat hun vlucht om 5 uur ‘s ochtends vertrok of om een ontbijt dat niet is inbegrepen in de hotelkost, ze zullen wat geld moeten uitgeven.

Aan het einde van de reis zullen ze waarschijnlijk als eerste op de deur van de manager kloppen en vragen om een vergoeding voor al die uitgaves. Tenzij… ze wisten dat ze recht hadden op een dagvergoeding.

Per Diem maakt het voor werknemers gemakkelijker om te begrijpen hoeveel ze worden vergoed voor hun dienstreizen. Aan de andere kant hoeven ze geen bonnetjes te bewaren, niet elke uitgave in te dienen en te wachten op goedkeuring en terugbetaling bij terugkomst. Al hun uitgaven zouden worden gedekt door dat vaste tarief.

Met duidelijk gedefinieerde tarieven en beleidsregels voor dagvergoedingen kunnen bedrijven hun zakelijke reiskosten gemakkelijk voorspellen en controleren, waardoor het eenvoudiger wordt om binnen het budget te blijven.

Een duidelijk Per Diem-beleid bevordert ook eerlijkheid en transparantie binnen de organisatie. Alle werknemers worden gehouden aan dezelfde normen, zodat er geen ambiguïteit is die kan leiden tot onenigheid. Daarnaast, als de organisatie een Per Diem-tarief vaststelt dat lager is dan het maximumbedrag dat door de lokale overheden is vastgesteld, is deze niet belastbaar. Zo leven zowel de werkgever als de werknemer de lokale regelgeving na.

Voor de organisatie is één van de grootste voordelen: meer controle over de uitgaven. Stel je hebt een werknemer die op zakenreis moet voor een tweedaagse conferentie. Bij terugkomst dient diegene uitgaven in voor alle maaltijden, accommodaties en andere extra uitgaven waar je nog niet eens aan gedacht had. Dan is een dagvergoeding toch veel voordeliger.

Met duidelijk gedefinieerde Per Diem-tarieven en -beleidsregels zijn werknemers zich meer bewust van wat ze kunnen uitgeven en kunnen bedrijven hun reiskosten gemakkelijk voorspellen en controleren, waardoor het eenvoudiger wordt om binnen het budget te blijven.

Het is ook eenvoudiger om deze uitgaven te beheren en te rapporteren, omdat werknemers niet alle bonnetjes en facturen hoeven bij te houden en in te dienen. Dit vermindert de administratieve rompslomp van het controleren en bevestigen van al die bonnetjes en het opstellen van een rapport voor terugbetaling.

In theorie lijkt Per Diem heel eenvoudig. Als een werknemer drie dagen weg is, zou de organisatie het tarief voor die drie dagen moeten betalen. Maar in werkelijkheid zijn er enkele uitzonderingen op deze regel.

Ten eerste wordt het Per Diem-tarief mogelijk niet volledig betaald voor de dagen van aankomst en vertrek. Als de reis bijvoorbeeld om 15.00 uur begint, heeft de werknemer al ontbijt en lunch gehad. Dat bedrag moet van de totale dagvergoeding worden afgetrokken. Hetzelfde geldt voor de dag van vertrek. Als de zakenreis eindigt om 17.00 uur, moet het avondeten ook worden afgetrokken.

Er zijn nog enkele andere uitzonderingen waar rekening mee moet gehouden worden, zoals de maaltijden. Het ontbijt bijvoorbeeld, bij de meeste hotels is het ontbijt inbegrepen. Als dat het geval is, moet het bedrag worden afgetrokken van de dagvergoeding.

Een duidelijk Per Diem-beleid bevordert eerlijkheid en transparantie binnen de organisatie.

Hetzelfde geldt uiteraard voor alle andere maaltijden. Bij een bedrijfslunch of teambuildingactiviteit waarbij maaltijden zijn inbegrepen, moet dat bedrag ook van de dagvergoeding worden afgetrokken. Werknemers kunnen tijdens hun reis ook uit eten gaan met klanten en in dat geval moet de maaltijd apart worden aangegeven, omdat de rekening waarschijnlijk de maaltijden van iedereen dekt.

Al deze uitzonderingen kunnen gemakkelijk worden beheerd met de software van Rydoo. Wanneer een werknemer de dagvergoeding voor een reis indient, kun je eenvoudig op de maaltijden tikken die moeten worden afgetrokken en het systeem berekent automatisch het Per Diem-tarief voor de dagen van de reis, rekening houdend met deze uitzonderingen. Als de werknemer maaltijdcheques gebruikt, kun je ook dat veld in de app aantikken en dat bedrag van het dagtarief halen.

Nu we alle belangrijke basisinformatie over Per Diem-tarieven hebben behandeld, is het tijd om uit te zoeken hoe je ze instelt. Daarvoor moet je de specifieke instellingen voor elk rechtsgebied begrijpen.

Het kan een heel gedoe zijn om alle websites van lokale overheden te controleren en proberen te achterhalen wat die tarieven zijn, vooral omdat sommige landen geen vertalingen hebben voor al hun wettelijke documenten. Het Compliance Centre van Rydoo heeft al deze informatie voor jou; van Per Diem-tarieven tot lokale normen en regelgeving van meer dan 20 landen in 4 continenten. En de informatiebronnen blijven zich uitbreiden.

Op elke Per Diem-pagina vind je de tarieven voor binnen- en buitenlandse zakenreizen, evenals andere belangrijke normen en regels om rekening mee te houden wanneer je naar een van deze specifieke landen reist.

Het lijkt misschien een heel gedoe om al deze informatie bij te houden, maar je kunt het jezelf heel erg makkelijk maken. Je kunt kiezen voor een digitale oplossing om je onkosten bij te houden. Met de software van Rydoo kun je via een specifieke Per Diem-module de Per Diem-tarieven berekenen in slechts een paar klikken.

Importeer eenvoudig vooraf gedefinieerde lijsten met dagvergoedingen voor specifieke landen, voer alle details van de reis in (zoals bestemming en datum en tijd van vertrek en aankomst) en de app berekent automatisch de dagvergoeding. Het ontbijt was inbegrepen? Geen probleem, klik op een knop en het bedrag voor die maaltijd wordt van het totaal afgetrokken.

Nu je weet hoe eenvoudig het is om dagvergoedingen in te stellen en te gebruiken voor alle zakenreizen, kun je al die stapels bonnetjes en facturen vergeten en je medewerkers de administratie achteraf besparen. Het enige waar je je zorgen over hoeft te maken, als je deel uitmaakt van het boekhoudteam, is wat je gaat doen met al die extra tijd die je nu hebt. De reiskostendeclaraties zijn zo eenvoudig geworden dat je het met gesloten ogen kunt doen (hoewel we dat toch niet zouden aanraden).