Onkostenvergoeding voor Dummies – België

De onkostenvergoeding… het is een onderwerp dat gehuld is in een nevel van mysteriën. Het doet werkgevers zuchten en werknemers in zweet uitbarsten. En de boekhouders? Tja, laten we zeggen dat onkostenadministratie meestal niet het favoriete onderdeel is van hun job!

Wat maakt onkostenvergoeding zo moeilijk? Wel, jij als werkgever moet weten dat deze vergoedingen gebonden zijn aan wettelijke regels. Wat je mag vergoeden is soms erg onduidelijk. En voor je werknemers is het een lastige taak om alle onkosten bij te houden. Chaos is gegarandeerd.

Maar onkostenadministratie kan wel degelijk gemakkelijk, snel en overzichtelijk gebeuren. Hoe? Wij onthullen het. Welkom bij Forfaitaire onkostenvergoeding voor Dummies!

Het is zo simpel als een pak frieten kopen: deze drie termen betekenen exact hetzelfde. Een onkostenvergoeding, per diem of dagvergoeding is een geldbedrag dat je werknemer betaald krijgt ter compensatie van de onkosten die hij of zij gemaakt heeft tijdens een dienstreis. Denk daarbij aan kosten van overnachtingen, van een treinreis of van parkeerkosten. Of van een pak frieten. Ook je werknemer moet immers eten.

Je hebt er echter waarschijnlijk weinig goesting in om onkosten te vergoeden die niet echt noodzakelijk waren. (Je medewerker kan er dan wel voor kiezen om tijdens zijn zakenreis twaalf margarita’s te drinken, maar moet jij die betalen?!) Het is daarom heel normaal dat je aan je werknemers bewijsstukken vraagt van de gemaakte kosten.

Deze werkwijze kan echter voor een vloedgolf aan bonnetjes, facturen en tickets zorgen, die allemaal door jouw boekhouders gecontroleerd moeten worden. Wat een werk!

Gelukkig zijn er twee manieren om het gemakkelijker te maken: de forfaitaire onkostenvergoeding en de Rydoo-app. We zullen ze een voor een bekijken.

Soms hoor je de term forfaitaire onkostenvergoeding. Het woord ‘forfaitaire’ duidt aan dat je maandelijks een vast bedrag aan je werknemer geeft waarmee hij of zij de kosten kan

vergoeden. Zowel voor je collega als voor jou heeft dit het enorme voordeel dat de noodzaak om bewijsstukken voor te leggen wegvalt.

Voor jou als werkgever is de forfaitaire onkostenvergoeding bovendien fiscaal interessant. Het zijn aftrekbare kosten, wat betekent dat je geen RSZ-bijdrage of belastingen betaalt. Omdat je werknemer er ook geen belastingen op betaalt, ziet hij de forfaitaire onkostenvergoeding voor 100% op z’n loonbrief staan.

De forfaitaire onkostenvergoeding is dus een bedrag waarmee je medewerker redelijkerwijs zijn onkosten moet kunnen dekken. Maar wat dat woordje ‘redelijkerwijs’ inhoudt, is niet aan jou om te bepalen. Daarvoor bestaan wettelijke regels. Wil je een forfaitaire onkostenvergoeding aan je personeel geven? De regels opzoeken is stap 1 in het proces:

1. Bepaal de hoogte van de vergoeding via de officiële onkostentabel van de RSZ.
2. Pas de arbeidsovereenkomst van je werknemer(s) aan of voeg een bijlage toe aaneen bestaande arbeidsovereenkomst.
3. Beschrijf daarin nauwkeurig welke kosten precies worden gedekt.
4. Vermeld maandelijks de forfaitaire vergoeding op de loonfiche.

Een forfaitaire onkostenvergoeding heeft echter niet de voorkeur van alle werkgevers. Kies je er bewust voor om met dagvergoedingen met bewijsstukken te werken? Aan het einde van deze blog vertellen we je hoe je met de Rydoo-app al die administratie overzichtelijk kan houden.

Welke kosten mag je als werkgever terugbetalen aan een werknemer die binnen België op de baan is? Deze blog zou wel erg lang worden als we de toegestane per diem vergoeding voor alle kostenposten zouden uitschrijven. Maar enkele veelvoorkomende kosten kunnen we wel noemen:

Op de pagina ‘Terugbetaling van kosten’ op de overheidswebsite over sociale zekerheid vind je alle kosten die vergoed mogen worden en de daarbij behorende bedragen en percentages.

Doe als werkgever dus zeker grondig onderzoek over de kosten die je terug mag betalen. Zelf voor de carwash die je werknemer bezoekt om zijn dienstwagen te laten blinken bepaalt de Belgische overheid hoeveel er vergoed mag worden!

Een dienstreis naar de Verenigde Staten is gemiddeld een stuk duurder dan een dienstreis naar Albanië. Het is daarom per land of gebied afhankelijk tot hoeveel euro de buitenlandse reiskosten vergoed mogen worden.

De Belgische overheid heeft bepaald hoeveel euro je per dag aan logementskosten mag vergoeden, en hoeveel euro aan overige kosten. Op deze pagina zie je deze toegestane vergoedingen opgesomd voor alle landen.

Let op: er wordt op die pagina gesproken over ‘categorie 1’ en ‘categorie 2’. Dit houdt het volgende in:

• Categorie 1: wanneer de werknemer maximaal 30 werkdagen in het buitenland verblijft.

• Categorie 2: wanneer de werknemer meer dan 30 werkdagen in het buitenland verblijft.

  Goed om te weten: in de onkosten-app van Rydoo is al deze informatie standaard ingevoerd. Zo weet je als werkgever altijd 100% zeker dat je de juiste bedragen vergoedt!

Tijdens de coronacrisis hebben we allemaal gemerkt dat thuiswerken soms essentieel is voor het uitoefenenen van een job. Maar ook in normale tijden moeten veel mensen vanuit huis een deel van het werk uitvoeren.

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum € 129,48 per maand toekennen, zowel voor deeltijdse als voor voltijdse werknemers.

Wil je meer te weten komen over het vergoeden van thuiswerken? Kijk dan onder het kopje ‘Vergoeding van thuiswerk’ op deze pagina.

Kan jouw bedrijf een handige app gebruiken waarin medewerkers snel en gemakkelijk hun onkosten kunnen bijhouden? Zie je het nut wel in van kostenadministratie die automatisch digitaal op een centrale plek in je bedrijf binnenkomt, ongeacht hoe groot je bedrijf is? Dan moet je zeker eens kennismaken met onze unieke app. Deze helpt wereldwijd duizenden KMO’s en grote bedrijven om hun onkostenbeheer bijzonder eenvoudig te maken.

Rydoo is marktleider in software die dagvergoedingen een piece of cake maakt. Wil je een vrijblijvende demo? Maak een gratis account aan en ontdek 14 dagen lang hoe moeiteloos onkosten beheerd kunnen worden!