Onkostenvergoeding voor Dummies – Nederland

Onkostenvergoeding, dagvergoeding, reiskostenvergoeding, verblijfkosten, per diem… Hoe je het ook noemt, al die termen verwijzen naar de declareerbare kosten die je medewerkers tijdens hun dienstreis maken.

Voor jou als werkgever is het belangrijk om te weten dat deze vergoedingen zijn gebonden aan regels. We hebben het niet alleen over regels die bepaald zijn door het bedrijf, maar ook over wettelijke regels. En die regels kunnen het moeilijk maken om als bedrijf de onkosten van werknemers goed te beheren. Want wat mag je vergoeden? En ook: hoe beheer je al die onkosten die je personeel maakt?

Gelukkig verraadt de titel van deze blog al dat je er niet langer alleen voor staat. Rydoo biedt gepaste raad en daad!

Laten we bij de basics beginnen. Een onkostenvergoeding is een geldbedrag dat een medewerker betaald krijgt ter compensatie van de onkosten die hij of zij gemaakt heeft tijdens een dienstreis. Denk daarbij aan kosten voor maaltijden en overnachtingen.

Wanneer je collega de kosten van tevoren vergoed krijgt, spreken we over forfaitaire vergoeding. Verderop zullen we daar meer over vertellen. Het meest gebruikelijk is het echter om de kosten achteraf terug te betalen. De persoon die op zakenreis is moet dan bewijsstukken bijhouden van de uitgaven. Aan het einde van deze blog vertellen we je hoe je al die administratie overzichtelijk kunt houden.

Een onkostenvergoeding kan dus betrekking hebben op restaurant- en hotelkosten. Maar ook kun je als werkgever een vergoeding geven voor eventuele bijkomende kosten die je collega maakt, zoals internationaal bellen, een cursus die hij tijdens de reis doet en vaccinaties die hij heeft moeten laten zetten om veilig naar het buitenland te kunnen.

Je hoeft je echter geen zorgen te maken, je vergoedt die bijkomende kosten natuurlijk alleen wanneer jij vindt dat je medewerker die uitgaven inderdaad gedaan heeft in het kader van de dienstreis. Je hoeft dus zeker niet alle Bloody Mary’s en tequilla’s te vergoeden die hij of zij gedronken heeft in de late avonduren!.

Een dienstreis naar Japan is gemiddeld een stuk duurder dan een dienstreis naar Nigeria. Het is daarom per land of gebied afhankelijk tot hoeveel euro de buitenlandse reiskosten vergoed mogen worden.
De wet bepaalt wat mag en niet mag. Per kostensoort (bijvoorbeeld logieskosten) krijgt je werknemer een percentage van het bedrag vergoed dat als ‘andere kosten’ is vermeld in de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen van het document ‘Bedragen CAO Rijk 2020 per 1 januari 2021’.

Deze percentages zijn:

• 32% voor een diner
• 20% voor een lunch
• 12% voor een ontbijt
• 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt

Dat laatste item is bedoeld ter compensatie van kleine uitgaven, zoals een kop koffie of plaatselijk vervoer.
Als bedrijf moet je de Tarieflijst verblijfkosten buitenlandse dienstreizen goed in de gaten houden, want het document wordt twee keer per jaar (per 1 januari en per 1 juli) gewijzigd.

Goed om te weten: in de app van Rydoo worden de tarieven altijd automatisch geüpdatet. Zo weet je als werkgever altijd 100% zeker dat je de juiste bedragen vergoedt!

Deze blog zou wel erg lang worden als we de toegestane per diem vergoeding voor ieder land moesten uitschrijven. Maar voor ons eigen kleine landje kunnen we een uitzondering maken, vind je niet?

Wanneer je medewerker binnen Nederland een dienstreis maakt, mag hij of zij bij wet maximaal de volgende bedragen vergoed krijgen:

Soms hoor je de term ‘forfaitaire vergoeding’ of ‘forfaitaire kostenvergoeding’. Dit klinkt moeilijker dan het is. Het betekent simpelweg dat de verwachte kosten van maaltijden en dranken (niet van verplaatsingen!) van tevoren worden betaald. De medewerker hoeft dan geen bewijsstukken te bewaren voor zijn uitgaven.

Forfaitaire vergoedingen zijn vooral handig voor jouw collega’s die vaak een dienstreis moeten maken. Er wordt op deze manier veel administratieve rompslomp bespaard.

Kan jouw bedrijf een handige app gebruiken waarin medewerkers snel en gemakkelijk hun onkosten kunnen bijhouden? Zie je het nut wel in van kostenadministratie die automatisch digitaal op een centrale plek in je bedrijf binnenkomt, ongeacht hoe groot je bedrijf is? Dan moet je zeker eens kennismaken met onze unieke app. Deze helpt wereldwijd duizenden MKB’s en multinationals om hun onkostenbeheer bijzonder makkelijk te maken.

Rydoo is marktleider in software die onkostenvergoeding een piece of cake maakt. Wil je een vrijblijvende demo? Maak een gratis account aan en ontdek 14 dagen lang hoe moeiteloos onkosten beheerd kunnen worden!