In principe wordt ervan uitgegaan dat alles wat de werkgever aan de werknemer betaalt, loon is. Er zijn echter ook belastingvrije vergoedingen die een werkgever aan zijn werknemers kan verstrekken. Dit wordt geregeld door de werkkostenregeling.
Belastingvrije ruimte
De werkkostenregeling maakt gebruik van het concept van de vrije ruimte, dit is het bedrag dat je belastingvrij kunt vergoeden.
| Belastbaar salaris | Vrije ruimte |
| De eerste €400.000 | 1,92% |
| Boven €400.000 | 1,18% |
Dit betekent dat de werkgever elke kostenpost van de individuele werknemer kan vergoeden, maar dat deze onder de drempel moet blijven. Anders moet er een heffing van 80% worden betaald over het bedrag boven de vrije ruimte.
Wat is geen salaris
Sommige kosten worden echter niet beschouwd als loon en vallen daarom buiten de werkkostenregeling. Er zijn drie soorten betalingen die geen deel uitmaken van de werkkostenregeling en niet worden meegerekend in de totale loonsom. Dit zijn vrijgesteld loon, nihilwaarderingen en specifieke vrijstellingen. In hoofdstuk 22 van het Handboek Loonheffingen kun je informatie vinden over deze uitzonderingen.
Vrijgesteld loon
Vrijgesteld loon is belastingvrij, maar niet ten koste van de belastingvrije ruimte. Vrijgesteld loon betreft een ‘tussenliggende kostenpost’ waarbij de werknemer iets namens de werkgever betaalt.
Voorbeelden hiervan zijn het vergoeden van kosten voor reclame die de werknemer heeft betaald met zijn creditcard, het verstrekken van een laptop aan een werknemer en het betalen van een training voor een werknemer.
Kleine geschenken die niet gerelateerd zijn aan de werkprestaties worden ook beschouwd als buiten de werkkostenregeling. Bloemen voor een werknemer’s verjaardag zou hiervan een voorbeeld zijn.
Nihilwaarderingen
Nihilwaarderingen zijn voorzieningen die gewaardeerd worden op €0 en zijn daardoor belastingvrij. Nihilwaarderingen gaan ook niet ten koste van de belastingvrije ruimte. Dit betreft vaak voordelen die op de werkplek worden gebruikt en die normaal gesproken elders niet gebruikt zouden worden. Voorbeelden van een nihilwaardering zijn koffie die op kantoor wordt verstrekt, een parkeerplaats voor de auto, faciliteiten in het thuiskantoor of werkkleding zoals overalls en persoonlijke beschermingsmiddelen.
Specifieke vrijstellingen
Sommige items zijn specifiek vrijgesteld van de werkkostenregeling en hiervoor hoeft geen belasting te worden betaald. Dit geldt specifiek voor maaltijden in de bedrijfskantine, kinderopvang geregeld door de werkgever en huisvesting op de werkplek.