case-studies

Hoe innogy Consulting zijn onkostenbeheer 100% papierloos heeft gemaakt met Rydoo

Innogy Consulting, dat innogy en RWE en vele andere bedrijven in de energiesector strategisch en economisch adviseert, heeft het ontbrekende puzzelstukje gevonden om de rest een stap voor te blijven. Door Rydoo te gebruiken, is het gehele kostenproces nu gedigitaliseerd. Dit is niets minder dan een mijlpaal in de geschiedenis van het bedrijf: van het indienen van een bonnetje tot het archiveren ervan, alles gebeurt zonder ook maar één stukje papier. En hier lees je hoe ze dat hebben gedaan. 27 uur per maand bespaard 100% adoptieratio 100% papierloos 27 werkuren per maand bespaard Consultants Nathan de Rouck en Jens Sikorski zijn grote voorstanders van Rydoo: “Als je weet hoe we het eerst regelden, dan is Rydoo gewoon een enorme verbetering.” Voorheen had innogy Consulting een ander soort platform, gekoppeld aan het boekhoudsysteem DATEV. “Voor iedere uitgave moest je handmatig een reis in het platform aanmaken, de kostenposten en waarden van het bonnetje zelf invullen, controleren of het in overeenstemming was met onze beleidslijnen en per diem-regels, het uitprinten, de originele bonnetjes eraan vastnieten en het opsturen via de post naar onze accountant Mazars, die het opnieuw controleerde en vervolgens archiveerde.” “Het hele proces was zo tijdrovend en vermoeiend; het kostte een aantal van onze consultants meer dan 30 minuten per week!” Met Rydoo besparen de meest actieve reizigers tussen de 10 en 30 minuten per week. Op bedrijfsniveau is dit effect zelfs te verveelvoudigen tot 27 uur per maand. Dat zijn natuurlijk 27 uren die we niet kunnen doorrekenen aan de klant. Kiezen voor een on-the-go hulpmiddel voor reis- en onkostenbeheer was daarom iets waar Jens niet lang over hoefde na te denken. Zoals het een goede consultant betaamt, maakte hij eerst een vergelijkingstabel voordat hij een besluit nam We vergeleken jullie met Concur, Zoho, Expensify en anderen op basis van een aantal criteria. Sinds een aantal weken werk ik voor een andere instantie van innogy en ik kan niet beschrijven hoezeer ik Rydoo al mis. Jens Sikorski Consultant De keuze was erg helder. We kozen Rydoo vanwege de innovatieve kracht, de goede optische tekenherkenning-technologie (‘OCR’), de erg intuïtieve gebruikersinterface, en natuurlijk de concurrerende prijs.” Al het harde werk van Jens heeft hem zelf helaas geen windeieren gelegd, aangezien hij recentelijk van innogy Consulting naar het moederbedrijf innogy is verhuisd: “Sinds een aantal weken werk ik voor een andere instantie van innogy en ik kan niet beschrijven hoezeer ik Rydoo al mis.” De stap naar papierloos in Duitsland Er zijn natuurlijk wettelijke uitdagingen waarmee je rekening moet houden als je het hele proces van onkostenbeheer digitaliseert. De Duitse boekhoudingwetgeving, het zogenaamde ‘GoBD’, is een belangrijke hoeksteen voor alle fiscaal relevante documenten. “Omdat het papierloze aspect nou juist datgene is wat onze collega’s zo waarderen, waren we vastberaden om de beveiliging op dat gebied zo snel mogelijk rond te hebben.” Met behulp van hun accountant vroeg innogy een bevestiging van conformiteit aan de lokale belastingdienst (de zogenaamde ‘Finanzamt’) voor hun bedrijfsprocessen met GoBD. “We moesten een aantal dingen documenteren: hoe onze processen in overeenstemming zijn met de boekhoudkundige voorschriften, onze procedures voor risicobeoordeling en risicobeperking, hoe we deze data beheren en hoe we toegang tot de data krijgen, hoe lang het wordt opgeslagen, de kwaliteit van de gescande afbeeldingen, de onwijzigbaarheid ervan, etc. Ondanks dat Rydoo de enige link in deze keten van bedrijfsprocessen is, is het een belangrijke link. Jullie hebben ons erg goed geholpen met jullie deel van de documentatie. Zonder Rydoo zou het onmogelijk zijn geweest om 100% papierloos te worden.” Het Finanzamt ging akkoord met het gebruik van een papierloos proces en als gevolg hiervan gebruiken de consultants van innogy Consulting nu de Rydoo-app om hun onkosten zonder frustraties in te dienen. “Technisch gezien moet ons hele boekhoudkundige proces nog steeds gecontroleerd worden aan het einde van het jaar op basis van de enorm uitgebreide documentatie, net als van de rest van het bedrijf, om er zeker van te zijn dat wat we zeggen dat we doen, ook daadwerkelijk is wat we doen. Maar we zijn behoorlijk positief aangezien we in het verleden al eens eerder papierloos probeerden te worden met andere software, en momenteel zijn we veel geavanceerder dan toen.” Van Xpenditure naar Rydoo: zo soepel als het maar kan innogy Consulting begon met Rydoo in een spannende en uitdagende tijd, aangezien dit precies gebeurde op de dag dat Xpenditure zich herpositioneerde als Rydoo. Nooit een gemakkelijke timing voor een bedrijf, maar Jens en Nathan zijn vol lof over de communicatie: “We waren ontzettend blij met het communicatiemateriaal dat jullie hadden aangeleverd. We realiseerden ons natuurlijk dat dit een stressvolle periode was, maar jullie collega’s waren erg behulpzaam en hebben zelfs direct ons interne communicatiemateriaal voorzien van nieuwe branding. We hebben absoluut niets te klagen.”

ESG-, CO2- en CSRD-rapportage

Zet je onkostendata om in uitstootrapportage

Met Rydoo kunnen financiële en ESG-teams reiskostengegevens centraal opslaan en nauwkeurig bijhouden, zodat ze voldoen aan de CSRD-richtlijnen en een efficiënt proces voor carbon accounting ondersteunen.

Vraag een demo aan

Slimme ESG-, CO2- en CSRD-rapportage

Rydoo stemt zich af op jouw rapportagebehoeften, waardoor je aan zowel lokale als internationale normen kunt voldoen.

Eenvoudige configuratie

Stel op eenvoudige wijze invoervelden voor het indienen van reiskostenvergoedingen in, zoals de afstand, het type voertuig, het brandstofverbruik, in- en uitcheckdatums en meer.

Directe rapportage

Verzamel in enkele seconden nauwkeurige onkostendeclaraties met onze AI-ondersteunde app, die onkosten automatisch invult op basis van kwitanties.

Volledig aanpasbaar

Pas je templates naar behoefte aan: rangschik kolommen, wijzig de namen van kopjes en sla je templates op voor toekomstig gebruik.

Een vereenvoudigde, gecentraliseerde aanpak

ESG,CO2 and CSRD reporting - Track

Bijhouden

Verzamel gedetailleerde informatie over alle verschillende typen uitgaven van werknemers via de Rydoo-app.

ESG,CO2 and CSRD reporting - Consolidate

Consolideren

Breng alle onkostengegevens onder op een centrale locatie voor snelle toegang en vereenvoudigd onkostenbeheer.

ESG,CO2 and CSRD reporting - Format

Ontwerpen

Stel je eigen herbruikbare exporttemplates samen voor het bijhouden van de CO2-uitstoot.

ESG,CO2 and CSRD reporting - Export

Exporteren

Voer data in het vereiste formaat uit zodat je die snel kunt uploaden naar je platform voor emissietracking.

Verzamel reiskostengegevens in een handomdraai

ESG, CO2 and CSRD reporting - Air travel, train and taxi in Euros

Treinreizen, vliegreizen en taxiritten

Leg op eenvoudige wijze reiskosten vast met relevante informatie zoals het begin- en eindpunt van de reis, de afgelegde afstand en de reisklasse.

ESG, CO2 and CSRD reporting - Fuel expenses in Euros

Brandstofkosten

Leg snel het type en de hoeveelheid brandstof vast om direct over traceerbare gegevens te beschikken. Beheerders kunnen de invoeropties op flexibele wijze en geheel naar behoefte aanpassen.

ESG, CO2 and CSRD reporting - Mileage claims

Aanvragen voor kilometervergoedingen

Vraag moeiteloos alle relevante informatie op uit kilometerdeclaraties, zoals het type voertuig, het begin- en eindpunt van de reis en de afgelegde afstand.

ESG, CO2 and CSRD reporting - Accomodation in Euros

Accommodatie

Leg in een paar seconden en in real time in- en uitcheckdatums vast met de slimme app voor onkostenbeheer van Rydoo.

FAQs

Wat is CO2-boekhouding en waarom is het belangrijk?

CO2-boekhouding omvat het meten en bijhouden van de uitstoot van broeikasgassen van een organisatie. Dit helpt bedrijven om te zorgen voor overeenstemming met richtlijnen als de CSRD, die sinds 2023 in de EU van kracht is.

Of organisaties zich nu op vrijwillige basis bezighouden met CO2-boekhouding of omdat het een wettelijke verplichting is, het biedt hen waardevolle inzichten in hun uitstoot en legt kansen bloot om hun CO2-voetafdruk te reduceren en hun duurzaamheidsinspanningen op te voeren.

Wat zijn CSRD, NFRD, ESRS en NFRD?

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een EU-wet die op 5 januari 2023 van kracht is gegaan. Deze richtlijn stelt dat bedrijven jaarlijks verslag moeten uitbrengen over hun environmental, social and governance (ESG)-maatregelen en ecologische voetafdruk.

De CSRD dient ter vervanging en uitbreiding van de eerdere Non-Financial Reporting Directive (NFRD) en vraagt om gedetailleerdere duurzaamheidsrapportage.

De European Sustainability Reporting Standards (ESRS) zijn sinds 1 januari 2024 van kracht en zetten de eisen voor CSRD-rapportage uiteen. Ze bieden bedrijven een richtsnoer voor gestandaardiseerde ESG-rapportage, zodat de gegevens van bedrijven met elkaar kunnen worden vergeleken. Het doel is om te zorgen voor transparante en consistente duurzaamheidsrapportage in de EU.

Wie moet er in het kader van de CSRD rapporteren en wanneer?

De rapportage-eisen van de CSRD worden over verschillende jaren ingevoerd. Daarbij wordt gekeken naar de bedrijfsomvang en het feit of de onderneming in kwestie al dan niet beursgenoteerd is.

Vanaf januari 2025 moeten bedrijven waarop de NFRD al van toepassing is verslag uitbrengen over hun duurzaamheidsprestaties gedurende 2024. Dat geldt onder meer voor grote ondernemingen met meer dan 500 werknemers met een of meer beursnoteringen in door de EU-gereguleerde markten;
Vanaf januari 2026 moeten grote ondernemingen verslag uitbrengen over het boekjaar 2025 als ze voldoen aan minimaal twee van de volgende criteria: 250 of meer werknemers, een omzet van €50 miljoen of bedrijfsactiva ter waarde van €25 miljoen.
Vanaf januari 2027 moeten beursgenoteerde kleine en middelgrote ondernemingen verslag uitbrengen over het boekjaar 2026 als ze aan minimaal twee van de volgende criteria voldoen: 50 tot 250 werknemers, een omzet van €10 tot €50 miljoen of bedrijfsactiva met een totale waarde van €5 tot €25 miljoen.
Vanaf januari 2029 moeten bedrijven buiten de EU met een significante aanwezigheid in Europa (zoals een omzet van meer dan €150 miljoen in de EU) van start gaan met hun verslaggeving over het boekjaar 2028.

Hoe helpt Rydoo met CO2-boekhouding en CSRD-compliance?

Dat doet Rydoo door onkostengegevens op accurate wijze vast te leggen en die op een centrale locatie op te slaan en te beheren. Dat geldt onder meer voor de reiskosten, brandstofkosten en overige zakelijke uitgaven. Rydoo stelt gebruikers in staat om exact de informatie die ze nodig hebben vast te leggen en die in uitgebreide rapporten op te nemen. Ze kunnen deze rapporten moeiteloos uploaden naar platforms voor het bijhouden van de uitstoot, de systemen van toezichthouders of hun interne systemen.

De formaten voor gegevensvastlegging en rapportage kunnen worden aangepast aan de specifieke eisen en compliance-behoeften van elk bedrijf.