case-studies

Hoe innogy Consulting zijn onkostenbeheer 100% papierloos heeft gemaakt met Rydoo

Innogy Consulting, dat innogy en RWE en vele andere bedrijven in de energiesector strategisch en economisch adviseert, heeft het ontbrekende puzzelstukje gevonden om de rest een stap voor te blijven. Door Rydoo te gebruiken, is het gehele kostenproces nu gedigitaliseerd. Dit is niets minder dan een mijlpaal in de geschiedenis van het bedrijf: van het indienen van een bonnetje tot het archiveren ervan, alles gebeurt zonder ook maar één stukje papier. En hier lees je hoe ze dat hebben gedaan. 27 uur per maand bespaard 100% adoptieratio 100% papierloos 27 werkuren per maand bespaard Consultants Nathan de Rouck en Jens Sikorski zijn grote voorstanders van Rydoo: “Als je weet hoe we het eerst regelden, dan is Rydoo gewoon een enorme verbetering.” Voorheen had innogy Consulting een ander soort platform, gekoppeld aan het boekhoudsysteem DATEV. “Voor iedere uitgave moest je handmatig een reis in het platform aanmaken, de kostenposten en waarden van het bonnetje zelf invullen, controleren of het in overeenstemming was met onze beleidslijnen en per diem-regels, het uitprinten, de originele bonnetjes eraan vastnieten en het opsturen via de post naar onze accountant Mazars, die het opnieuw controleerde en vervolgens archiveerde.” “Het hele proces was zo tijdrovend en vermoeiend; het kostte een aantal van onze consultants meer dan 30 minuten per week!” Met Rydoo besparen de meest actieve reizigers tussen de 10 en 30 minuten per week. Op bedrijfsniveau is dit effect zelfs te verveelvoudigen tot 27 uur per maand. Dat zijn natuurlijk 27 uren die we niet kunnen doorrekenen aan de klant. Kiezen voor een on-the-go hulpmiddel voor reis- en onkostenbeheer was daarom iets waar Jens niet lang over hoefde na te denken. Zoals het een goede consultant betaamt, maakte hij eerst een vergelijkingstabel voordat hij een besluit nam We vergeleken jullie met Concur, Zoho, Expensify en anderen op basis van een aantal criteria. Sinds een aantal weken werk ik voor een andere instantie van innogy en ik kan niet beschrijven hoezeer ik Rydoo al mis. Jens Sikorski Consultant De keuze was erg helder. We kozen Rydoo vanwege de innovatieve kracht, de goede optische tekenherkenning-technologie (‘OCR’), de erg intuïtieve gebruikersinterface, en natuurlijk de concurrerende prijs.” Al het harde werk van Jens heeft hem zelf helaas geen windeieren gelegd, aangezien hij recentelijk van innogy Consulting naar het moederbedrijf innogy is verhuisd: “Sinds een aantal weken werk ik voor een andere instantie van innogy en ik kan niet beschrijven hoezeer ik Rydoo al mis.” De stap naar papierloos in Duitsland Er zijn natuurlijk wettelijke uitdagingen waarmee je rekening moet houden als je het hele proces van onkostenbeheer digitaliseert. De Duitse boekhoudingwetgeving, het zogenaamde ‘GoBD’, is een belangrijke hoeksteen voor alle fiscaal relevante documenten. “Omdat het papierloze aspect nou juist datgene is wat onze collega’s zo waarderen, waren we vastberaden om de beveiliging op dat gebied zo snel mogelijk rond te hebben.” Met behulp van hun accountant vroeg innogy een bevestiging van conformiteit aan de lokale belastingdienst (de zogenaamde ‘Finanzamt’) voor hun bedrijfsprocessen met GoBD. “We moesten een aantal dingen documenteren: hoe onze processen in overeenstemming zijn met de boekhoudkundige voorschriften, onze procedures voor risicobeoordeling en risicobeperking, hoe we deze data beheren en hoe we toegang tot de data krijgen, hoe lang het wordt opgeslagen, de kwaliteit van de gescande afbeeldingen, de onwijzigbaarheid ervan, etc. Ondanks dat Rydoo de enige link in deze keten van bedrijfsprocessen is, is het een belangrijke link. Jullie hebben ons erg goed geholpen met jullie deel van de documentatie. Zonder Rydoo zou het onmogelijk zijn geweest om 100% papierloos te worden.” Het Finanzamt ging akkoord met het gebruik van een papierloos proces en als gevolg hiervan gebruiken de consultants van innogy Consulting nu de Rydoo-app om hun onkosten zonder frustraties in te dienen. “Technisch gezien moet ons hele boekhoudkundige proces nog steeds gecontroleerd worden aan het einde van het jaar op basis van de enorm uitgebreide documentatie, net als van de rest van het bedrijf, om er zeker van te zijn dat wat we zeggen dat we doen, ook daadwerkelijk is wat we doen. Maar we zijn behoorlijk positief aangezien we in het verleden al eens eerder papierloos probeerden te worden met andere software, en momenteel zijn we veel geavanceerder dan toen.” Van Xpenditure naar Rydoo: zo soepel als het maar kan innogy Consulting begon met Rydoo in een spannende en uitdagende tijd, aangezien dit precies gebeurde op de dag dat Xpenditure zich herpositioneerde als Rydoo. Nooit een gemakkelijke timing voor een bedrijf, maar Jens en Nathan zijn vol lof over de communicatie: “We waren ontzettend blij met het communicatiemateriaal dat jullie hadden aangeleverd. We realiseerden ons natuurlijk dat dit een stressvolle periode was, maar jullie collega’s waren erg behulpzaam en hebben zelfs direct ons interne communicatiemateriaal voorzien van nieuwe branding. We hebben absoluut niets te klagen.”

Moderniseer het onkostenbeheer

Bied je team een superieure ervaring op het gebied van onkostenbeheer met real-time overzicht en geoptimaliseerde controlemechanismen. Rydoo zorgt voor een mate van efficiëntie, grip en productiviteit waaraan rapportagesoftware simpelweg niet kan tippen.

Vraag een demo aan Probeer gratis

Onkostendeclaraties zijn handenbinders

Bedrijven kunnen zich geen inefficiëntie veroorloven. Het indienen van onkostendeclaraties is tijdrovend, vatbaar voor fouten en weerhoudt werknemers ervan om hun organisatie tastbare waarde te bieden. Waarom zou je analoge problemen met je meenemen naar het digitale tijdperk?

Kill expense reports - Twitter X

Slimmer en flexibeler onkostenbeheer

Flexibiliteit doet wonderen voor de bedrijfsprestaties. Daarom combineert Rydoo gebruiksvriendelijkheid, mobiel gemak en AI-functionaliteit om het indienen en beheren van onkostendeclaraties uiterst soepel te laten verlopen.

Concur alternative - Expense

DECLAREREN

Leg alle onkosten in real time vast met de Rydoo-app en zie hoe elke transactie automatisch in een onkostenpost wordt omgezet.

Concur alternative - Approve

GOEDKEUREN

Beoordeel onkostendeclaraties met een simpel tikje. Breng de compliance en productiviteit naar een hoger plan met geautomatiseerde controlemechanismen en onkostenbewaking op basis van AI.

Concur alternative - Control and report

CONTROLEREN EN RAPPORTEREN

Voer aanvullende controles uit, zorg waar nodig voor navolging en synchroniseer onkosten met je ERP-systeem, betalingssysteem en vergoedingsysteem.

Redenen om onkostenrapportage in te ruilen voor Rydoo

1. 6 keer snellere onkostenverwerking

Met Rydoo kunnen werknemers allerhande typen onkosten in slechts 10 seconden tijd indienen. Dat is zes keer sneller dan met op rapporten gebaseerde systemen. Managers kunnen voorkomen dat het werk zich opstapelt door onkostendeclaraties direct te beoordelen en goed te keuren, waar zij zich ook maar bevinden. Ze kunnen de goedkeuring van onkosten met een laag risico zelfs volledig automatiseren.

2. Real-time monitoring van de uitgaven

Rydoo zet AI en real-time gegevensanalyse in voor het identificeren van trends en beleidsovertredingen. Het biedt financiële teams volledig overzicht en grip op de uitgaven van het personeel. Dankzij de beschikbaarheid van actuele informatie kunnen zij sneller beter gefundeerde beslissingen nemen.

3. Beheer onkosten op jouw manier

Rydoo biedt financiële teams een volledig aanpasbaar platform dat zich naar hun specifieke werkwijze voegt. Het platform biedt configureerbare controlemechanismen, flexibele workflows voor onkostenverwerking en analyses op maat die hen in staat stellen om dingen op hun manier gedaan te krijgen.

Voor wie is Rydoo bedoeld?

Multinationals

Of je onderneming nu in 3 of 50 landen actief is, wij bieden je team de compliance, taalondersteuning en schaalbaarheid die nodig zijn om het onkostenbeheer te transformeren, waar je maar zakendoet.

Bedrijven in dynamische markten

Rydoo is ontwikkeld voor bedrijven die waarde hechten aan flexibiliteit en weten hoe belangrijk is om tijd en talent optimaal te benutten. Ons platform stelt werknemers, goedkeurders en financiële teams in staat om onkosten efficiënt te verwerken en die snel vergoed te krijgen.

Groeiende ondernemingen

Als je op zoek bent naar een oplossing voor onkostenbeheer die moeiteloos met je onderneming mee kan groeien, ben je op het juiste adres aangekomen. Want je kunt het gebruik van Rydoo naar behoefte aanpassen. Dat betekent dat je alleen voor actieve gebruikers betaalt in plaats van geld kwijt te zijn aan ongebruikte licenties.

Meetbare resultaten

Een gerenommeerd strategisch adviesbureau voerde een vergelijkend onderzoek uit om na te gaan hoe de tijdbesparingen en ROI van Rydoo zich verhielden tot die van een legacy systeem voor onkostenbeheer. Dit waren de belangrijkste bevindingen:

Jaarlijks bespaarde uren

Productiviteitsverbetering

Terugkerende ROI

Terugverdientijd in maanden

Analyse gebaseerd op een zakelijke dienstverlener met 12.000 actieve gebruikers van het Enterprise-abonnement van Rydoo.

Zorg met één platform voor een bedrijfsbrede transformatie

Slimme technologie voor onkostenbeheer

Systeemkoppelingen

Advies en ondersteuning

Voldoet aan de eisen van de GDRP en gecertificeerd voor ISO 27001 en SOC 2 Type 2.

Luchtvaart
8.000+ werknemers

“We hebben geconstateerd dat de verwerking van onkosten nu 80% sneller verloopt. Rydoo bespaart ons zo’n 530 werkdagen per jaar ten opzichte van het analoge proces. Deze tijd kunnen we nu besteden aan speciale projecten en strategische initiatieven.”