Innogy Consulting, dat innogy en RWE en vele andere bedrijven in de energiesector strategisch en economisch adviseert, heeft het ontbrekende puzzelstukje gevonden om de rest een stap voor te blijven. Door Rydoo te gebruiken, is het gehele kostenproces nu gedigitaliseerd.
Dit is niets minder dan een mijlpaal in de geschiedenis van het bedrijf: van het indienen van een bonnetje tot het archiveren ervan, alles gebeurt zonder ook maar één stukje papier. En hier lees je hoe ze dat hebben gedaan.
27 werkuren per maand bespaard
Consultants Nathan de Rouck en Jens Sikorski zijn grote voorstanders van Rydoo: “Als je weet hoe we het eerst regelden, dan is Rydoo gewoon een enorme verbetering.” Voorheen had innogy Consulting een ander soort platform, gekoppeld aan het boekhoudsysteem DATEV. “Voor iedere uitgave moest je handmatig een reis in het platform aanmaken, de kostenposten en waarden van het bonnetje zelf invullen, controleren of het in overeenstemming was met onze beleidslijnen en per diem-regels, het uitprinten, de originele bonnetjes eraan vastnieten en het opsturen via de post naar onze accountant Mazars, die het opnieuw controleerde en vervolgens archiveerde.”
“Het hele proces was zo tijdrovend en vermoeiend; het kostte een aantal van onze consultants meer dan 30 minuten per week!” Met Rydoo besparen de meest actieve reizigers tussen de 10 en 30 minuten per week. Op bedrijfsniveau is dit effect zelfs te verveelvoudigen tot 27 uur per maand. Dat zijn natuurlijk 27 uren die we niet kunnen doorrekenen aan de klant.
Kiezen voor een on-the-go hulpmiddel voor reis- en onkostenbeheer was daarom iets waar Jens niet lang over hoefde na te denken. Zoals het een goede consultant betaamt, maakte hij eerst een vergelijkingstabel voordat hij een besluit nam
We vergeleken jullie met Concur, Zoho, Expensify en anderen op basis van een aantal criteria. Sinds een aantal weken werk ik voor een andere instantie van innogy en ik kan niet beschrijven hoezeer ik Rydoo al mis.
De keuze was erg helder. We kozen Rydoo vanwege de innovatieve kracht, de goede optische tekenherkenning-technologie (‘OCR’), de erg intuïtieve gebruikersinterface, en natuurlijk de concurrerende prijs.” Al het harde werk van Jens heeft hem zelf helaas geen windeieren gelegd, aangezien hij recentelijk van innogy Consulting naar het moederbedrijf innogy is verhuisd: “Sinds een aantal weken werk ik voor een andere instantie van innogy en ik kan niet beschrijven hoezeer ik Rydoo al mis.”
De stap naar papierloos in Duitsland
Er zijn natuurlijk wettelijke uitdagingen waarmee je rekening moet houden als je het hele proces van onkostenbeheer digitaliseert. De Duitse boekhoudingwetgeving, het zogenaamde ‘GoBD’, is een belangrijke hoeksteen voor alle fiscaal relevante documenten. “Omdat het papierloze aspect nou juist datgene is wat onze collega’s zo waarderen, waren we vastberaden om de beveiliging op dat gebied zo snel mogelijk rond te hebben.” Met behulp van hun accountant vroeg innogy een bevestiging van conformiteit aan de lokale belastingdienst (de zogenaamde ‘Finanzamt’) voor hun bedrijfsprocessen met GoBD.
“We moesten een aantal dingen documenteren: hoe onze processen in overeenstemming zijn met de boekhoudkundige voorschriften, onze procedures voor risicobeoordeling en risicobeperking, hoe we deze data beheren en hoe we toegang tot de data krijgen, hoe lang het wordt opgeslagen, de kwaliteit van de gescande afbeeldingen, de onwijzigbaarheid ervan, etc. Ondanks dat Rydoo de enige link in deze keten van bedrijfsprocessen is, is het een belangrijke link. Jullie hebben ons erg goed geholpen met jullie deel van de documentatie. Zonder Rydoo zou het onmogelijk zijn geweest om 100% papierloos te worden.”
Het Finanzamt ging akkoord met het gebruik van een papierloos proces en als gevolg hiervan gebruiken de consultants van innogy Consulting nu de Rydoo-app om hun onkosten zonder frustraties in te dienen. “Technisch gezien moet ons hele boekhoudkundige proces nog steeds gecontroleerd worden aan het einde van het jaar op basis van de enorm uitgebreide documentatie, net als van de rest van het bedrijf, om er zeker van te zijn dat wat we zeggen dat we doen, ook daadwerkelijk is wat we doen. Maar we zijn behoorlijk positief aangezien we in het verleden al eens eerder papierloos probeerden te worden met andere software, en momenteel zijn we veel geavanceerder dan toen.”
Van Xpenditure naar Rydoo: zo soepel als het maar kan
innogy Consulting begon met Rydoo in een spannende en uitdagende tijd, aangezien dit precies gebeurde op de dag dat Xpenditure zich herpositioneerde als Rydoo. Nooit een gemakkelijke timing voor een bedrijf, maar Jens en Nathan zijn vol lof over de communicatie: “We waren ontzettend blij met het communicatiemateriaal dat jullie hadden aangeleverd. We realiseerden ons natuurlijk dat dit een stressvolle periode was, maar jullie collega’s waren erg behulpzaam en hebben zelfs direct ons interne communicatiemateriaal voorzien van nieuwe branding. We hebben absoluut niets te klagen.”