Hoe McFIT Spain tot 40% tijd bespaart bij hun onkostenmanagement

Met dit in het oog springende logo opende Rainer Schaller in 1997 zijn eerste McFIT-fitnesszaal in Würzburg. 20 jaar later maakt McFIT nog steeds golven in de fitnessindustrie, maar nu onder de naam RSG Group. Het bedrijf heeft meer dan 250 fitnesszalen in Duitsland, Oostenrijk, Polen, Spanje en Italië, en de 4.000 medewerkers maken van McFIT de nummer één onder de Europese fitnessketens.

McFIT dankt zijn immense succes aan het feit dat het bedrijf niet binnen de saaie, gewone lijntjes denkt en voortdurend naar nieuwe doelen streeft. Aan het roer van dit fitnessschip staat Chantal Garicano, het hoofd van de administratieve en financiële afdeling van de Spaanse McFIT-tak.

Chantal paste de revolutionaire McFIT-mentaliteit toe op de transformatie van het onkostenmanagementproces van het bedrijf.

Tot vorig jaar verliep het onkostenmanagement bij McFIT Spain manueel, waardoor het boekhoudingsteam elke maand een steile werkpiek moest trotseren. Chantal legt uit: “Elke maand waren er wel collega’s in de boekhoudingsafdeling die een hele dag bezig waren met het verwerken van uitgaven. Dat heeft gewoon geen zin.”

Ook de reizende collega’s verloren heel wat kostbare tijd. Chantal: “We hadden onkostenrapporten die elke werknemer moest invullen in een Excel-bestand. Dat stuurden we dan samen met alle kassabonnetjes naar de boekhoudingsafdeling, zodat zij alles konden verifiëren en uitrekenen. Je kunt je wel voorstellen hoeveel tijdverlies dat betekende voor de collega’s die vaak reizen.”

Elke maand waren er wel medewerkers in de boekhoudingsafdeling die een hele dag bezig waren met het verwerken van uitgaven. Dat heeft gewoon geen zin.

Chantal is steeds op zoek naar manieren om de interne processen in haar afdeling te verbeteren en te automatiseren, en zij vond dat het hoog tijd was voor een grondige herziening van het onkostenmanagementproces.

Ze wilde geen complex systeem of lang implementatieproces. Samen met haar team vergeleek Chantal de beste oplossingen op de markt, waarna ze de twee finalisten aan de algemeen directeur in Spanje voorstelde. Chantal legt uit: “Hij vond jullie tool briljant. Het internationale aspect van Rydoo sprak hem meteen aan.”

Voor Chantal was het niet alleen belangrijk dat het implementatieproject niet te tijdrovend zou zijn, maar ook dat ze de uiteindelijke prijs van het project gemakkelijk konden berekenen. Het laatste wat ze wilde doen, was “de dingen nóg moeilijker maken voor de boekhouding en administratie”.

Jullie implementatieproces was snel en kostenefficiënt.

Chantal had een duidelijke deadline in gedachten voor het implementatieproject, en dankzij de proactieve samenwerking en het feit dat de Customer Success-afdeling van Rydoo meteen snapte wat McFIT nodig had, was het project na acht weken helemaal klaar.

Eind oktober gaf onze salesafdeling het project door aan Sofia, die instaat voor het implementatieproces. Chantal was vol lof: “We hadden een uitstekende band met Sofia omdat ze perfect begreep wat we wilden.”

Sofia ontwikkelde een platform voor het McFIT-projectteam, zodat ze alles konden zien en de functies en workflows in de vingers konden krijgen. “Tegen eind november was het platform klaar”, vertelt Chantal. “We laadden alle informatie die Sofia ons had laten voorbereiden (gebruikers, onkostentypes en categorieën) in het systeem en begonnen met testen. We namen bijvoorbeeld uitgaven die we al hadden verrekend en maakten foto’s van de kassabonnetjes. Zowel met Apple als met Android, zodat we beide versies konden uitproberen.”

Chantal en haar projectteam testten het platform en meldden elk probleem aan Sofia, zodat ze samen het platform konden afstemmen op de behoeften voor het onkostenmanagement van McFIT.

Chantal: “Alles gebeurde bliksemsnel, want de persoon die verantwoordelijk was voor de implementatie, begreep perfect wat we wilden. Eén van de dingen die we erg waarderen aan Rydoo, is het feit dat we de configuratie volledig zelf kunnen instellen. We voegden geleidelijk nieuwe gebruikers toe en maakten zelf nieuwe categorieën. Alles gebeurde in samenwerking met het financiële team, dat betrokken was bij de platformtests en ons feedback en aanbevelingen gaf.”

Eén van de dingen die we erg waarderen aan Rydoo, is het feit dat we de configuratie volledig zelf konden instellen.

“Hoe ziet het onkostenmanagementproces er nu uit? “”Kort gezegd: efficiënter en papierloos. McFIT bespaart tijd én manueel werk, want onze frequente reizigers scannen hun kassabonnetje of betalingsbewijs meteen, controleren of het verwerkt is, vullen de details in en kunnen daarna het bonnetje gewoon weggooien.”

Gedaan met werkpieken aan het einde van de maand, gedaan met nodeloos werk voor reizende medewerkers en de collega’s die hun uitgaven goedkeuren en controleren. Het financiële team ziet de onkosten in real time en identificeert meteen de werknemer die ze genereert.

Chantal: “Tot nu toe betekent dit voor ons financiële team een tijdwinst van ongeveer 25-40 %.” Ook het boekhoudingsteam heeft veel minder manueel werk, want door de integratie van Rydoo in SAP zijn alle gegevens makkelijker traceerbaar en is het algemene uitgavengedrag overzichtelijker.

“Ook de McFIT Spain-medewerkers die vaak reizen, zijn erg tevreden met Rydoo. “Onze medewerkers die vaak reizen, zijn helemaal in de wolken met de tijd en moeite die ze nu besparen”, legt Chantal uit.

McFIT Spain en het team van Chantal zijn een duidelijk voorbeeld van hoe een innovatieve mindset kan helpen om een bedrijfsproces in minder dan acht weken tijd heel wat efficiënter te maken.”