Hoe deze CFO besloot het onkostenmanagementproces van Total Tool Supply opnieuw uit te vinden

Het familiebedrijf Total Tool Supply, Inc. levert al sinds 1977 mechanisch gereedschap, services en oplossingen aan klanten uit de bouw- en industriële sector in heel Noord-Amerika.  De 14 locaties en 235 werknemers van Total Tool in de Verenigde Staten hebben één doel: de beste producten en services bieden aan bedrijven die faciliteiten en systemen bouwen en onderhouden.

Om hun doel te bereiken, vertrouwt Total Tool op een sales- en operationeel team dat over het hele land verspreid zit en meestal onderweg is.

Wie ‘onderweg’ zegt, zegt ‘zakenreizen’ – en dus ook ‘bedrijfsonkosten’. Maar hoelang moeten werknemers wachten op hun terugbetaling? Hoeveel tijd besteden boekhouders aan het verwerken van al die papieren onkostenrapporten?

Om een antwoord op die vragen te krijgen en meer te leren over hun uitdagingen, kregen wij de kans om met de CFO van Total Tool Supply te praten: Paul Smejkal.

Toen Paul meer dan twee jaar geleden in het bedrijf stapte, was de onkostenrapportage een manueel proces in Excel.  “Het was erg log. Kassabonnetjes raakten verloren, onkosten werden niet op tijd ingediend … Het proces draaide gewoon vierkant.

De werknemers brachten hun onkostenrapporten in een envelop naar het Accounts Payable-team, dat alle enveloppen verzamelde, er een categorie op plakte (of probeerde te raden in welke categorie de onkosten moesten passen) en alle onkosten handmatig invulde in een Excel-spreadsheet.  Vooral het salespersoneel besteedde ongelooflijk veel tijd aan het verzamelen van kassabonnetjes. “Toen we een papieren systeem hanteerden, wilde niemand onkosten doen omdat het zo moeizaam ging. Dat papierwerk bleef soms wel twee of drie maanden liggen, gewoon omdat iedereen zo tegen die klus opkeek.”

Toen we een papieren systeem hanteerden, wilde niemand onkosten doen omdat het zo moeizaam ging. Dat papierwerk bleef soms wel twee of drie maanden liggen, gewoon omdat iedereen zo tegen die klus opkeek.

Dat was de harde realiteit, maar voor Paul was het ook de perfecte uitdaging. Omdat hij bij zijn vorige bedrijf een andere oplossing gebruikte, wist hij al hoe nuttig onkostenmanagementtools konden zijn. Het was hoog tijd om te bekijken welke spelers er op de markt waren en een beslissing te nemen.”

Voordat hij een nieuwe oplossing koos, zocht Paul informatie op over verschillende oplossingen om hun functies te vergelijken. “Toen ik de Rydoo-app zag, probeerde ik deze zelf uit. De app was erg gemakkelijk te gebruiken. Het is precies wat wij willen, een snelle, efficiënte tool waarmee onze werknemers hun onkosten moeiteloos kunnen indienen.”

Paul gebruikt Rydoo om zijn onkosten in te dienen en om inzicht te krijgen in de totale uitgaven van het bedrijf. Hij gebruikt de tool ook voor financiële rapportage, en nu krijgen de salesmanagers een maandelijks overzicht van de uitgaven van hun medewerkers. Daarmee kunnen ze opvolgen hoeveel de werknemers aan verschillende activiteiten uitgeven.

“De analysefunctie is enorm handig voor onze managers. Dit heeft hun overzicht en bewustzijn van wat hun werknemers werkelijk uitgeven aan verschillende activiteiten aanzienlijk verbeterd, waardoor ze kunnen ingrijpen wanneer nodig.”

De analysefunctie is enorm handig voor onze managers. Dit heeft hun overzicht en bewustzijn van wat hun werknemers werkelijk uitgeven aan verschillende activiteiten aanzienlijk verbeterd, waardoor ze kunnen ingrijpen wanneer nodig.

Niet alleen CFO Paul en de managers vinden het nieuwe proces nuttig, maar ook het financiële team: zij hebben dankzij Rydoo een manueel proces geëlimineerd. “Vroeger hadden we ongeveer 80 mensen die papieren onkostenrapporten inleverden, en per papieren rapport hadden we zo’n 20 tot 25 minuten nodig om het te verwerken. Nu is dat verleden tijd. Het bestaat gewoon niet meer. Vanuit ons perspectief is dit een enorme besparing.” Gebruikers besteedden elke maand 4 tot 5 uur aan hun onkostenrapporten, nu nemen die rapporten minder dan een uurtje in beslag.

Dankzij de data in het platform kan Paul nu het uitgavenbeleid bijsturen en kunnen de salesmanagers hun personeel betere instructies geven. Paul: “Dat is eigenlijk erg positief, want wij geven om onze salesmensen en doen alles om ons salesproces te steunen, maar we moeten ons budget ook slim inzetten.”

De inzichten die CFO Paul nu krijgt, helpen hem ook op een hoger niveau: “We stemmen onze plannen en budgetten af op de toekomst.  Nu kunnen we eindelijk richtlijnen gaan opstellen over hoeveel we mogen uitgeven in bepaalde onkostencategorieën. Zo’n richtlijn hadden we eerder niet.”

“Nu kunnen we eindelijk richtlijnen gaan opstellen over hoeveel we mogen uitgeven in bepaalde onkostencategorieën.”

Het Accounts Payable-team werkt nu merkbaar sneller. Ze ontvangen nu geen enveloppen vol kassabonnetjes meer en moeten geen onkosten manueel in een Excel-bestand typen. “De persoon die de onkosten maakt, categoriseert ze zelf correct en wacht tot de salesmanager ze goedkeurt. Daarna kijken de boekhouders ernaar en controleren ze of alles volgens de regels gebeurt. Ze kijken bijvoorbeeld na of er uitgaven dubbel zijn ingevoerd, wat in dit systeem duidelijk zichtbaar is. De financiële informatie is dus een stuk nauwkeuriger.”

“Het grootste voordeel voor het team is niet dat ze tijd besparen of dat ze hun bonnetjes niet meer moeten bewaren. Het is het feit dat hun onkosten wekelijks in plaats van maandelijks worden terugbetaald.

Paul bevestigt trots: “Het Rydoo-platform stelt onze mensen niet alleen in staat om hun onkosten in real time in te dienen, maar werkt ook erg snel en accuraat. De informatie komt tijdig in het systeem terecht, waarna wij ons personeel ook tijdig kunnen terugbetalen. Nu betalen we de uitgaven van ons personeel wekelijks terug, en die weekcyclus werkt perfect.”

Het grootste voordeel voor het team is niet dat ze tijd besparen of dat ze hun bonnetjes niet meer moeten bewaren. Het is het feit dat hun onkosten wekelijks in plaats van maandelijks worden terugbetaald.

We vroegen Paul of zijn medewerkers feedback over de Rydoo-app hebben, en we waren erg blij om te horen dat “ze allemaal blij zijn met deze verandering”. Uiteindelijk “draait het niet alleen om onkostenbeheer, maar ook om relatiebeheer. Dat is een compleet andere mentaliteit”, aldus Paul.

Procesautomatisering en -digitalisering is niet zomaar een trend, maar een nieuwe aanpak voor je bedrijf. Van de CFO’s wordt verwacht dat ze echte digitale mentors worden, en dat heeft Paul goed begrepen.

Er zijn geen excuses meer om het onkostenmanagementproces van je bedrijf te negeren. Redenen om mee te surfen op de T&E-golf, die zijn er dan weer wel. Vroeg of laat is verandering gewoonweg onvermijdelijk. Sta paraat. Sta een stapje voor.

Paul en Total Tool staan er al.