25/05/2018
Vorig jaar bedroeg het aantal personeelsleden van Parakar 30 personen, met één kantoor in Duitsland. Vandaag hebben ze 120 mensen in dienst en hebben ze 2 nieuwe kantoren geopend in Ierland en Nederland. Laten we eens kijken hoe Parakar zich voorbereidde om te blijven groeien.
De uitdaging
Als een facilitator voor werkgelegenheid in de EU heeft Parakar werknemers en werkgevers over de hele wereld.
Een efficiënte manier vinden om de kosten voor elke betrokken partij te beheren, was een dringende kwestie geworden om de best mogelijke dienstverlening te blijven bieden en op een gezonde manier te kunnen groeien.
“We hadden een proces waarbij de werknemers Excel-sheets moesten invullen, de documenten moesten inscannen en deze vervolgens per e-mail ter goedkeuring naar de werkgevers moesten sturen voordat we ze terugkregen en ze naar de boekhouding brachten.”
Het hele proces kostte alleen maar meer tijd en energie dan nodig was. Om het met de woorden van Marisa te zeggen: “in een tijd waarin er een tool voor alles is, was het vrij duidelijk dat we ook daarvoor een tool nodig hadden.”
Doordat de uitvoering van grootste deel van hun diensten in Duitsland zit, worstelde Parakar met het opleiden van buitenlandse werkgevers inzake de complexe onkostenregelingen in het land.
Het opleiden van werkgevers over de regels van een ander land kan een uitdaging zijn, vooral als het gaat om complexe regelgeving zoals de Duitse per diems. Ze moesten een tool vinden die geschikt zou zijn voor elk land waarin ze werken, en tegelijkertijd gemakkelijk te gebruiken is voor de goedkeurders. Het was onmogelijk om te groeien met ons vorige proces, te veel e-mails werden besteed aan het achterna zitten van werknemers en goedkeurders – het orkestreren van dat alles nam gewoon te veel van mijn tijd in beslag.
Marisa Werle
Operations Manager
De oplossing
Het was liefde op het eerste gezicht. Automatisering speelt een grote rol bij het stroomlijnen en creëren van efficiënte processen. Rydoo heeft geïnvesteerd in het ontwikkelen van modules voor de specifieke regelgeving van elk land en vooral voor de automatisering van de per diems oftewel dagvergoedingen.
Vóór Rydoo moest Parakar de reizen van alle werknemers bijhouden, handmatig de dagvergoedingen voor elke reis berekenen, en ervoor zorgen dat alle relevante uitgaven, indien nodig, in mindering werden gebracht. “Rydoo’s ingebouwde per diem-module was echt ongelooflijk – Nu zeggen we gewoon dat werknemers de app moeten gebruiken om hun reis te creëren en alles wordt voor hen berekend.”
Rydoo heeft samen met Deloitte haar per diem-module ontwikkeld om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de regels van elk land over de hele wereld. Voor Duitsland wordt de per diem-module automatisch bijgewerkt en is deze out-of-the-box beschikbaar. Geen opleidingen voor werknemers, geen handmatige berekening of bijwerken van lijsten meer.
Parakar is ongelooflijk succesvol geweest en dit vertaalt zich in meer werknemers en meer klanten in verschillende landen. Toen ze de keuze maakten voor Rydoo, geloofden ze dat het platform in staat zou zijn deze groei het hoofd te bieden en om hen gedurende deze groei te begeleiden.
“We waren onder de indruk van de reactiviteit van het team een half jaar geleden, toen ons kantoor in Ierland echt van de grond kwam. Er was een kilometerberekening die ik niet kon instellen in Rydoo. Ik nam contact op met de klantendienst en binnen een week was de functie voor mij beschikbaar.”
Rydoo begrijpt de specifieke kenmerken van elk land en de naleving is een onderdeel van ons streven om onze klanten tijd te besparen en hun processen te vereenvoudigen. Daarom houden de teams regelmatig toezicht op de regelgeving in alle landen en passen ze het platform aan om altijd te voldoen.
Ik stuitte op verschillende oplossingen maar op Rydoo werd ik verliefd – waarschijnlijk omdat ik meteen kon zien dat de tool was ontwikkeld met de complexiteit van ons geliefde Europa in het achterhoofd.
Marisa Werle
Operations Manager
Het is niet alleen een platform, het is een nieuwe manier van werken
Wanneer u een platform zoals Rydoo implementeert, is de impact op de dagelijkse activiteiten van uw bedrijf meteen merkbaar. Voor Parakar werd dit nog duidelijker toen ze moesten zoeken naar een nieuwe boekhoudsoftware en ze zouden uitsluitend platformen overwegen die kunnen worden geïntegreerd met Rydoo.
“De tijd die we besparen en de goede werking van ons bedrijf en onze dienstverlening is afhankelijk van Rydoo. We kunnen niet zonder, dus elke tool die we in de toekomst overwegen, moet ermee integreren.”
Parakar besloot Exact te implementeren om een naadloze stroom tussen de twee platforms te waarborgen. Nu worden alle onkostengegevens in realtime geëxporteerd naar hun boekhoudsoftware, waardoor het veel gemakkelijker wordt om klanten te factureren.