Board of Innovation is een onderneming die niet zomaar innovatie faciliteert – het is een onderneming die innovatie ademt. Zelf zakelijke ideeën op tafel leggen, hun mouwen opstropen aan de zijde van hun klanten en als co-ondernemers optreden: dat is hun succesformule. Hun keuze voor Rydoo was dan ook snel gemaakt.
Het in 2009 opgerichte Board of Innovation (BoI) biedt strategische consultancy-, ondersteunings- en trainingsservices waarmee bedrijven leren hoe ze als start-ups kunnen denken én werken. Om daarin te slagen, vertrouwt BoI op een team consultants die meestal op verplaatsing werken.
Als innovatief en vooruitstrevend consultancybureau merkten ze dat hun interne onkostenbeheerprocessen het tempo van het bedrijf niet konden bijhouden. Wij hadden een gesprek met Renate Peeters, Office Manager bij BoI.
De horror van Google Spreadsheets ...
Het hele onkostenbeheerproces van BoI was “erg arbeidsintensief”, herinnert Renate zich, “en natuurlijk nam het meer tijd in beslag dan nodig. We kenden ook elke maand enkele stressvolle werkpieken, want we konden moeilijk vooraf plannen wanneer de meeste uitgaven zouden binnenkomen.”
Ons hele onkostenbeheerproces was erg arbeidsintensief en nam meer tijd in beslag dan nodig.
Het grootste probleem voor Board of Innovation was dat hun consultants veel rondreizen, en elke keer kwamen ze terug met een stapel kassabonnetjes die het team van Renate handmatig in een Google-spreadsheet moest invullen. “Als ik een factuur voor een klant moest opstellen, duurde dat nog langer omdat onze consultants dat document niet altijd correct invulden. Dus deed ik het zelf, maar de consultants moesten nog steeds hun naam, project en betaalmethode op het bonnetje zetten. Dat betekende meer werk voor hen.”
Renate brak het zweet uit telkens wanneer ze moest wachten op ontbrekende kassabonnetjes: “De boekhouding moest telkens uiterlijk in de eerste week van de maand in orde zijn, maar onze consultants kwamen altijd op verschillende tijdstippen terug van hun reizen. Makkelijk is anders.” Daarbovenop moest ze steeds de mappen met alle fysieke bonnetjes aan de boekhoudingsafdeling bezorgen. “Je snapt dus wel hoe tijdrovend dat hele proces was.”
Maar BoI zou BoI niet zijn als het dat probleem niet zou aanpakken met een nieuwe, innovatieve oplossing.
Naadloze onkostenverwerking
Voor Renate is een van de grootste voordelen van Rydoo het feit dat de BoI-consultants hun kassabonnetjes niet meer zelf moeten bewaren dankzij de overeenkomst tussen Rydoo en de Belgische FOD Financiën. Het tijdperk waarin ze dozen vol bonnetjes manueel in een Google-spreadsheet moest zetten en dan aan de boekhouding moest doorgeven, is definitief voorbij.
Nu hoeven de consultants niet langer al hun fysieke kassabonnetjes mee te zeulen, want “ze nemen gewoon tijdens hun reis meteen een foto van elk bonnetje dat ze krijgen en uploaden die in de Rydoo-app.” Vaarwel, bonnetjes!
“Een ander belangrijk voordeel voor mij is het feit dat ik gewoon mijn rapporten kan printen in het formaat en de indeling die ik wil. Ik zie meteen welke Mastercard-uitgaven overeenkomen met de onkosten en kan zelfs de valutaconversie handmatig aanpassen indien nodig. Rydoo komt ook goed van pas als ik die onkosten aan een klant wil factureren: ik kies gewoon het project en de klantnaam en alle onkosten verschijnen erbij.”
Rydoo komt ook goed van pas als ik die onkosten aan een klant wil factureren: ik kies gewoon het project en de klantnaam en alle onkosten verschijnen erbij.
De boekhoudingsafdeling krijgt nu direct bruikbare inzichten over het onkostengedrag van elke consultant en weet sneller hoeveel de consultants aan een bepaald project of een bepaalde klant uitgeven. Met behulp van die inzichten kunnen ze onmiddellijk de nodige gegevens controleren en verwerken.
VRT na drie jaar Rydoo-gebruik: ‘Jullie app heeft bijzonder veel tijdswinst betekend’
Blije consultants = blije klanten
In het begin is het soms moeilijk om medewerkers van het praktische nut van een nieuwe tool te overtuigen, maar Renate legt uit: “Onze mensen hadden gewoon wat tijd nodig om erin wegwijs te raken. De tool werkt merkbaar sneller, dus was het gewoon een kwestie van het uitproberen en de voordelen zelf ervaren.”
“De feedback is bijna unaniem positief. En ik kan het zelf bevestigen: de tool is geweldig! Het feit dat het systeem niet moeilijk te gebruiken is, maakte het makkelijker voor de consultants om Rydoo te adopteren.”
Scan, keur goed, krijg een terugbetaling en herhaal!
Toen Board of Innovation Rydoo introduceerde, betekende dat meer dan tijdwinst voor de medewerkers, betere controle over gegevens en blijere consultants. Het bedrijf zelf ging ook op een andere manier over onkosten nadenken.
Gelukkige eindgebruikers, gemakkelijke workflows om onkosten in te dienen en te verwerken tot in je boekhoudsoftware, handige facturatietools voor projectgerelateerde onkosten, minder verwarring en frustratie bij medewerkers: dat is wat je krijgt als je oude, niet-productieve processen met pensioen stuurt. Plezier en onkostenbeheer kunnen niet hand in hand gaan? Dat is een fabeltje.