VRT na drie jaar Rydoo-gebruik: ‘Jullie app heeft bijzonder veel tijdswinst betekend’

Wat doe je als mediabedrijf met ongeveer 2000 werknemers wanneer bijna je voltallige team dat onkosten beheert met pensioen gaat? Dat is simpel zou je denken: je gaat op zoek naar vervanging. Maar wat als er geen budget is om deze personen te vervangen?

Stijn De Cort, SAP-consultant bij VRT, vond het antwoord in de app van Rydoo. Hij vertelt ons hoe Rydoo in de afgelopen jaren heeft bijgedragen aan de digitale transformatie van VRT.

De meest evidente reden is kostenbesparing. Ga maar na: één enkele app, namelijk die van Rydoo, kon bij ons enkele FTE’s vervangen. En dan hebben we het alleen nog maar over onkostenadministratie. Wat als je een dergelijke digitalisering kan toepassen over meerdere bedrijfsprocessen? Dan bespaar je uitzonderlijk veel kosten. Dat geld kan je vervolgens investeren in zaken die niet door techniek vervangen kunnen worden, zoals nieuw talent.

Zeker niet. De app van Rydoo maakt het dagelijkse werk van onze duizenden medewerkers aangenamer, ook dát is een reden. Vroeger moest men alle onkosten bijhouden in Excel. Kan je je zoiets voorstellen? Het was een onprettige manier van werken voor zowel de collega die de onkosten moest invoeren als voor het finance-team dat al deze duizenden spreadsheets moest verwerken. In Rydoo voer je daarentegen razendsnel de onkosten in, waarna het geautomatiseerd bij de juiste personen komt. Bovendien laat de koppeling van Rydoo met onze kredietkaartmaatschappijen ons toe om administratie omtrent kredietkaarten sneller en efficiënter af te handelen. Medewerkers krijgen als gevolg hun kosten sneller terugbetaald. Twee dagen na de goedkeuring staat het geld op hun rekening. Een win-win voor alle betrokkenen!

Ja en nee. Er zullen zonder twijfel altijd mensen nodig zijn om veel dingen te doen. Bij ons als mediabedrijf draait alles rond personen. Maar onaangename, tijdrovende taken willen we zoveel mogelijk toevertrouwen aan efficiënte apps die het leven prettiger maken.

Absoluut. De app kon razendsnel ingevoerd worden binnen VRT. In januari 2018 werd begonnen met de implementatie en al in februari konden mijn collega’s Rydoo gebruiken. Bovendien namen jullie vooraf uitgebreid de tijd om de app te demonstreren aan onze teams. Jullie lieten zien hoe de app eruit ziet op mobiele apparaten en op desktops, en hoe je hem gebruikt. Tot slot hielp het dat een ander mediabedrijf, Medialaan (nu DPG Media), reeds positieve ervaring had met jullie app. Zij waren ook heel tevreden van Rydoo!

Ik ben SAP-consultant bij VRT en een groot voorstander van de digitalisering binnen het bedrijf. Om die reden nam ik deel aan de zoektocht naar een expense tool. Omdat men wist dat er voor een grote verandering binnen ons bedrijf steun nodig was vanuit alle afdelingen, zijn al snel collega’s betrokken. Dat begon bij finance, want zij beheerden immers voorheen de onkostenadministratie.

Vervolgens heeft ook HR zich sterk ingezet voor een expense tool, waarbij het voortouw werd genomen door Sofie Reviers, de manager loon en arbeidsvoorwaarden. Sofie is heel duidelijk over de reden van haar enthousiasme: ‘De oude manier van onkostenregistratie zorgde voor veel klachten. Onkostensheets raakten kwijt of medewerkers moesten te lang op terugbetaling wachten. Die klachten werden neergelegd bij mijn afdeling. Rydoo droeg de belofte in zich om deze situatie te verbeteren.’

Veel steun voor het project vonden we bovendien bij Brecht Commeine, het hoofd van de boekhouding die eerder een leidende rol speelde bij de automatisatie van de betaalkaarten. ‘Rydoo beloofde ons dat we met hun app een aantal papieren processen konden digitaliseren,’ zegt Brecht hierover, ‘en dat was hoognodig. Rydoo heeft de digitalisering van een aantal bedrijfsprocessen versneld.’

En uiteraard hadden ik en andere IT-mensen een belangrijke adviserende en mede-beslissende rol omdat wij de app met SAP moesten laten communiceren.

VRT is een overheidsbedrijf en kent veel regels en procedures omwille van een breed publiek, en dan vooral op vlak van kilometervergoeding. Er is een uitgebreid onkostenreglement, maar enkele zaken moest vereenvoudigd of geherformuleerd zijn voor automatisatie. Het was erg prettig dat Rydoo adviseerde hierover. Maar er kwam meer bij kijken. Ieder element dat we aan het reglement willen veranderen (dus ook de manier waarop onkosten worden beheerd) moet goedgekeurd worden door de vakbonden. Natuurlijk was het ook wennen voor onze meer dan 2000 medewerkers. Bij automatische controles is er geen subjectieve evaluatie. Expenses zijn ofwel conform ofwel niet en die eerste controle gebeurt direct. Het proces verloopt veel sneller. De eindverantwoordelijkheid voor het goedkeuren van expenses ligt bij de hoofden van de productieteams en dus niet bij de afdeling finance. Al met al is alles gelukkig toch nog vlot gegaan en dat kwam vooral omdat iedereen al rap de voordelen van Rydoo inzag.

Rydoo heeft onkostenvergoeding proces transparanter gemaakt voor VRT. Omdat de goedkeuring ligt bij de betrokken productieteams, kan de relevantie van een bepaalde onkost nauwkeuriger worden nagegaan. Bovendien is er hierbij minder chaos dan voorheen: dagvergoedingen zijn nu geautomatiseerd, terwijl het vroeger een manueel proces was. Zelfs voor een reis naar Peking werd voor de hele ploeg alles in Excel gezet. Maar die tijden zijn voorbij!

Weinig, zoveel is zeker. Er is binnen VRT een e-mailadres waarnaar onze medewerkers hun vragen over de onkostenapp kunnen sturen. Deze e-mails komen bij mij binnen en ik kan je vertellen dat het aantal nihil is. Buiten dit e-mailadres is er geen enkele opvolging nodig om de app werkende te houden, wat natuurlijk bijzonder positief is.

Een groot overheidsbedrijf als dat van ons kan wat meer moeite hebben om Rydoo te implementeren. Wij zijn een ingewikkeld bedrijf met verschillende groepen en rollen. Al moet ik zeggen dat het voordeel van jullie expense tool groot is nu het er eenmaal is.