NTT Disruption rolt onkostenbeheeroplossing uit in 3 weken tijd

NTT Disruption heeft kantoren in Madrid, Londen, San Francisco, Boston en Dallas, dus zijn zakenreizen schering en inslag voor het bedrijf. De meeste onkosten maken ze voor accommodatie en transport, maar daarnaast kennen ze nog zo’n 15 andere onkostencategorieën – en ze hadden een manier nodig om de onkosten die hun medewerkers maken, op een efficiënte manier te beheren.

Ignacio en het onderzoeksteam namen een aantal oplossingen onder de loep waarmee het bedrijf zijn onkosten slimmer en efficiënter zou kunnen beheren. Volgens Ignacio waren “sommige oplossingen die we overwogen erg bekend, andere minder. Sommige zaten daar ergens tussenin, andere boden veel verschillende functies, nog andere boden er minder. Met onze innovatiementaliteit in het achterhoofd viel onze keuze uiteindelijk op Rydoo. Zij pasten als gegoten bij ons.”

Met onze innovatiementaliteit in het achterhoofd viel onze keuze uiteindelijk op Rydoo. Zij pasten als gegoten bij ons.

Het volledige team van NTT Disruption bestaat uit digital natives, maar sommige teamleden werkten vroeger bij bedrijven waar nog steeds papieren kassabonnetjes aan onkostennota’s werden vastgeniet. Wat zochten zij precies in een onkostenbeheeroplossing?

#1 Continue Innovatie: “Uit principe willen we dat de bedrijven waarmee we samenwerken, dezelfde kernwaarden hebben als wij. We willen over oplossingen beschikken die blijven evolueren en steeds beter worden.”

#2 Elektronische Facturatie: “We wilden geen onkostennota’s meer moeten printen waaraan we daarna kassabonnetjes moesten nieten, alleen maar om ze vervolgens in een envelop te steken die dan in een grotere envelop moest zodat alles één keer per maand kon worden terugbetaald. Wat wij nodig hadden, was een snel en eenvoudig proces.”

#3 ERP-integratie: “We waren op zoek naar een oplossing die we automatisch zo diep mogelijk in ons ERP-systeem konden integreren.”

#4 Een Duidelijke Productroadmap: “Rydoo beloofde de oplossing mettertijd te blijven upgraden. Het feit dat we wisten dat er nog meer functies en services zouden bijkomen in de app, heeft ons over de streep getrokken.”

#5 Een Snel Instelbare Oplossing: “We wilden een oplossing die we makkelijk en probleemloos konden installeren. Met Rydoo verliep alles zo vlot dat we in geen tijd aan de slag konden.”

“Het feit dat we wisten dat er nog meer functies en services zouden bijkomen in de app, heeft ons over de streep getrokken.”

Het is nutteloos om een oplossing te implementeren die niet gebruiksvriendelijk is of niet flexibel genoeg is om aan onze specifieke behoeften te worden aangepast, zelfs als die toepassing op zich kwaliteitsvol is en een grote speler is op de markt. Wij hadden een oplossing nodig waarmee we volledig papierloos konden werken, want duurzaam en milieubewust werken is een kernwaarde in onze filosofie.

Dat geldt des te meer als beide partijen een implementatieproces in nauwe samenwerking willen uitvoeren om duidelijk gedefinieerde doelstellingen te halen. Die vlotte implementatie was mogelijk dankzij de proactieve houding van NTT Disruption tijdens het volledige proces, gecombineerd met de hulp van een toegewijde Customer Success Manager (CSM) van het Rydoo-team. Samen implementeerden ze Rydoo in slechts drie weken tijd.

Tussen het moment dat we besloten met Rydoo samen te werken en het moment dat de oplossing operationeel was, zaten slechts drie weken.

Voor Ignacio was het cruciaal dat er bij elke stap een Rydoo-expert klaarstond om te helpen. Bij de onboarding van de medewerkers zorgde de CSM van Rydoo voor de initiële installatie van het platform én voor de afstemming op de behoeften die Ignacio had aangegeven. Toen alle vereisten duidelijk waren, organiseerde de CSM een training via Zoom voor alle gebruikers in spe. Tijdens die sessie legde hij uit hoe gebruikers hun onkosten kunnen uploaden, hoe goedkeurders die onkosten kunnen goedkeuren, hoe je projecten aanmaakt en organiseert en meer. De sessie werd opgenomen en alle NTT Disruption-medewerkers ontvingen ook een handleiding waarmee ze meteen van start konden gaan met Rydoo.

Toen ze het platform testten, was het voor het team al snel duidelijk dat Rydoo aan al hun verwachtingen voldeed. Als implementatieverantwoordelijke volgde Ignacio in de eerste weken bij zijn collega’s op hoe zij het platform ervaarden om te verzekeren dat alles naadloos verliep. De reacties die hij kreeg, waren laaiend enthousiast.

Over het onkostenbeleid van NTT Disruption zei Ignacio dat ze hun initiële beleid vrij eenvoudig hadden gehouden om de adoptie sneller te laten verlopen, maar dat hij binnenkort meer aangepaste regels wil aanmaken in het robuuste systeem van Rydoo.

De medewerkers van NTT Disruption vinden Rydoo een snel en intuïtief systeem. Rydoo maakt gebruik van Optical Character Recognition (OCR)-technologie om informatie op foto’s van kassabonnetjes te herkennen. In minder dan een minuut tijd zijn de bonnetjes gevalideerd en kun je bevestigen of de ingelezen gegevens correct zijn of moeten worden aangepast. Volgens Ignacio kunnen de medewerkers intussen niet meer zonder een oplossing waarmee ze hun onkosten snel kunnen uploaden, en de toonaangevende technologie en gebruikersvriendelijke interface zijn twee absolute pluspunten.

Het enige wat ze moeten doen, is een foto van hun kassabonnetje nemen, op een knop tikken om de verwerking te bevestigen … en alles wat daarna volgde in het papieren proces behoort tot het verleden.

Dankzij de digitalisatie van het onkostenbeheer verlopen de processen aanzienlijk sneller, waardoor de medewerkers tot twee keer per maand een terugbetaling ontvangen. Gedaan met lange wachttijden omdat de boekhoudings- en financiële teams ellenlange manuele onkostenbeheerprocessen moeten doorworstelen! Volgens Ignacio is de huidige workflow van NTT Disruption voor 95 % geautomatiseerd. Ze verzamelen informatie uit managementrapporten, maken een draaitabel, zetten de gegevens in hun ERP-systeem en betalen de verschuldigde bedragen uit.

Dankzij Rydoo werkt NTT nu ook milieubewuster. “We zijn een 100 % papierloos bedrijf”, benadrukt Ignacio. Dankzij hun pas geïmplementeerde onkostenbeheertool kan NTT nu het goede voorbeeld geven door hun bedrijfswaarden hoog in het vaandel te blijven dragen tijdens hun dagelijkse werk.

Dat een bedrijf met ‘Disruption’ in de naam continu grenzen verlegt, verbaast je waarschijnlijk niet. “Wat wij van onze providers en partners vragen, is dat ze minstens even flexibel zijn als wij. Als ze het nog beter kunnen dan wij, dan juichen we dat van harte toe. Ons groeimodel is gebaseerd op het smeden van partnerships. Dat betekent dat we nauw willen samenwerken met bedrijven en mensen die ons aansporen om nog flexibeler te worden dan we al zijn”, gaat Ignacio verder.

En dat is precies waarom Rydoo en NTT Disruption zo goed bij elkaar passen: ze maken elkaar beter en streven er samen naar om de wereld te moderniseren. Om het met de woorden van Ignacio te zeggen: “Alles draait erom dat we mensen het leven makkelijker willen maken, te beginnen bij onszelf.”

Automatiseer je onkostenbeheer vandaag nog.