De sleutel voor een maximale ROI is een efficiënt onboardingproces volgens Ubisense

Ubisense telt 70 medewerkers in het VK, de VS, Duitsland, Frankrijk en Japan. Ongeveer 40 van hen moeten regelmatig onkosten indienen. De sales- en serviceteams zijn constant onderweg van klant naar klant om de producten van Ubisense te verkopen of te leveren, en bij al dat reizen komen de nodige kosten voor vervoer, accommodatie, maaltijden, afgelegde kilometers en meer kijken.

Adam legt uit dat hun vorige systeem, iDocs, geen moderne functies had zoals de bonnetjesscanner met OCR-technologie van Rydoo. Zo’n scanner zet een afbeelding om in tekst om de onkosten automatisch te registreren voor meer gebruiksgemak.

“We willen met het hele bedrijf evolueren naar een betere manier van werken, dus was het niet meer dan logisch dat we al onze systemen grondig gingen moderniseren. Ook de onkostenverwerking onderging een make-over.”

Wat duidelijk was, was het feit dat medewerkers de mogelijkheid wilden om hun onkosten ‘on the go’ in te dienen met een mobiele app en een modernere gebruikersinterface, want daarover beschikten ze met het oude systeem niet.

” iDocs was niet bepaald gebruiksvriendelijk en het kostte de medewerkers veel tijd om door het systeem te navigeren. Het verschil met Rydoo is dag en nacht: hun nieuwe tool is fris, modern en omdat hij zo makkelijk te gebruiken is, kunnen de medewerkers er al snel mee uit de voeten.”

Ubisense had een in SAP gespecialiseerde consultant onder de arm genomen. Die hielp het bedrijf bij het verbeteren van al hun systemen en raadde meteen Rydoo aan voor het onkostenbeheer. Voordat hij een beslissing nam, bekeek Adam verschillende opties via marktonderzoek en demo’s. Op de shortlist stonden slechts twee kanshebbers: Rydoo en Concur.

Eerst wilde Adam voor Concur kiezen omdat hij dacht dat die tool makkelijker met hun boekhoudingssysteem te integreren zou zijn. Beide oplossingen zijn immers door hetzelfde bedrijf ontwikkeld. Maar toen niet alles zoals gepland verliep, viel de keuze op Rydoo. Ubisense nam contact op met de verkoper die eerder met hen de verantwoordelijkheid voor elk deel van het integratieproces had besproken: “We waren allebei volledig transparant en kozen het integratiepakket dat het best op onze behoeften aansloot. Sindsdien loopt alles gesmeerd.”

Omdat Ubisense in zes landen actief is, was het cruciaal dat het systeem aan de lokale vereisten in elk land zou voldoen. Het bedrijf moest verschillende btw- en GST-tarieven kunnen toepassen bij het uploaden én dagvergoedingen in Duitsland kunnen verwerken. Toen Adam ontdekte dat dit alles met Rydoo geen probleem was, was hij nog meer overtuigd.

Een efficiënt onboardingproces zet niet alleen vanaf het begin de toon voor de hele samenwerking, maar heeft ook rechtstreeks impact op de ROI van de oplossing. Hoe korter het implementatieproces, hoe langer de terugverdientijd. En ‘gebruiksvriendelijkheid’ is een sleutelconcept in de bedrijfsvisie van Rydoo.

Toen Ubisense in april 2020 besloot met Rydoo in zee te gaan, stelde CFO Darren een ambitieus doel voorop: begin juni moest het systeem live gaan. Yannick, de verkoper die vanaf het begin met Adam samenwerkte, zei eerlijk dat dat een ambitieuze doelstelling was, maar dat grotere bedrijven met meer medewerkers het al in dezelfde tijdspanne hadden klaargespeeld. Adam leidde de omschakeling naar Rydoo in goede banen samen met Becky King, boekhouder bij Ubisense. Adam en Becky hadden hun eerste meeting met Bram en Maya, hun persoonlijk toegewezen Success Managers, die het volledige implementatieproces uit de doeken deden.

Tijdens het eerste telefoongesprek werd de roadmap duidelijk uitgelegd, zodat alle neuzen in dezelfde richting wezen en iedereen goed op de hoogte was van het tijdskader. Het proces was erg methodisch, logisch en vanaf het begin goed uitgestippeld, dus wisten we precies wat we konden verwachten. Tussen de meetings door verzamelde Becky de nodige informatie over de medewerkers en kostenplaatsen. Nadat ze alles aan Maya en Bram had doorgegeven, uploadden zij de informatie in het systeem.

“Als we ergens tegenaan liepen, reageerde Rydoo steeds bliksemsnel en kregen we meteen het antwoord dat we nodig hadden. Elk telefoontje was dus productief, waardoor het hele proces vlot verliep.”

Toen Rydoo over alle nodige informatie over Ubisense beschikte, was het tijd voor een proefgroep.

“Het tempo voelde hoog aan omdat we constant vooruitgang boekten, en dat was precies wat we wilden. Rydoo bracht onze doelstellingen binnen handbereik, en dat was geweldig.”

Ubisense rolde Rydoo in de eerste week van juni uit en haalde zo het ambitieuze doel dat het bedrijf zichzelf had opgelegd.

Hun medewerkers wisten dat er iets zou veranderen, want Adam had iedereen al vroeg een e-mail gestuurd om te melden dat er binnenkort een nieuwe onkostenbeheertool zou worden geïmplementeerd. Enkele weken voor de lancering stuurde hij nog een herinnering. Toen het systeem live ging, kregen de medewerkers enkele handige links naar trainingsdocumenten, instructiegidsen en het How To-gedeelte van de Rydoo-website. Adam voegde ook reacties van de proefgroep toe om het proces in de kijker te zetten en iedereen mee aan boord te krijgen.

“We hebben nog geen klachten gekregen. Zoals we hadden verwacht, waren er wel enkele vragen en kleine pijnpuntjes, maar daarbuiten loopt alles tot nu toe op rolletjes.”

Ik zou de hele ervaring een topscore geven. Een 10/10, met de hand op het hart. Het verliep geweldig en het implementatieteam was fantastisch. Het implementatieproces zelf was duidelijk, logisch en er waren duidelijk afgebakende deadlines, waardoor iedereen hetzelfde doel voor ogen had. Aan de implementatiemethode van Rydoo gaan jaren ervaring en bijsturing vooraf. Een reputatie voor klantenondersteuning opbouwen is een inspanning op lange termijn, maar ook eentje die haar vruchten afwerpt voor onze klanten én voor Rydoo.

Benieuwd hoe ook jouw bedrijf voordeel kan halen uit Rydoo? Boek dan nu je demo met een van onze experts.