De acordo com o Código do IVA Português e o Decreto-Lei n.º 28/2019, as empresas podem armazenar digitalmente os comprovativos dos documentos contabilísticos, tais como recibos e faturas, desde que sejam cumpridos os requisitos abaixo descritos. Esta regra também se aplica a documentos originalmente emitidos em papel, posteriormente digitalizados e armazenados digitalmente. Esta digitalização e armazenamento pode ser efetuada por terceiros, como a Rydoo. Não necessita de guardar os recibos originais em papel após a digitalização dos mesmos.
A lei Portuguesa define um conjunto de requisitos para a digitalização e armazenamento digital de documentos como recibos e faturas:
- Conservação e localização: Na União Europeia, as faturas e os recibos devem ser arquivados e mantidos em bom estado durante pelo menos 10 anos. Durante este período, a segurança de armazenamento, os controlos de integridade e a disponibilidade de backup devem ser assegurados;
- Identificação, acessibilidade, integridade e legibilidade: Os documentos (bem como as cópias em papel mediante requisição) devem ser acessíveis e legíveis pela Autoridade Tributária Portuguesa. A integridade, precisão, fiabilidade e inalterabilidade têm que ser garantidas . Além disso, os documentos devem ser armazenados de forma sequencial;
- Requisitos de terceiros: Todos os registos precisam ter um checksum (número de identificação único) e deve existir a possibilidade de transferir todos os documentos digitalizados para a empresa.
A Rydoo obteve um parecer legal sobre o cumprimento dos requisitos constantes no Código do IVA Português e das disposições estabelecidas no Decreto-Lei n. º 28/2019. Peça uma cópia à nossa equipa.