Was sind Reisekostenrichtlinien und warum sind diese so wichtig?

Wenn Sie Ihr Spesenmanagement vereinfachen möchten, Fehler vermeiden oder die Möglichkeit haben wollen Ausgaben besser vorhersagen zu können, sind erfolgreiche Reisekostenrichtlinien von entscheidender Bedeutung. Aus diesem Grund haben wir ein Whitepaper erstellt, in dem wir im Detail erläutern, warum zuverlässige Richtlinien wichtig sind, wie man diese formuliert und kommuniziert, sowie ob Technologien bei der Umsetzung und Einhaltung der Richtlinien helfen können. Aber lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen: Wissen Sie bereits, was Reisekostenrichtlinien sind und warum diese wichtig sind?

In diesem Blog Post geht es um die Vorteile effektiver Reise- und Ausgabenrichtlinien (T&E). Hierzu werden die Kosten und Fehlerquellen in Betracht gezogen, sowie die Nutzerfreundlichkeit der Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter. Denken Sie daran, dass es die Aufgabe einer guten T&E-Richtlinie ist, Unklarheiten zu beseitigen und Betrug zu vermeiden- etwas ist entweder erlaubt oder nicht, und damit werden fehlerhafte Ausgaben vermieden.

Es handelt sich hierbei um klar definierte Leitfäden, die Ihnen dabei helfen sollen, Ihre Kosten zu senken und Betrugsfällen vorzubeugen. Effektive Reise- und Ausgabenrichtlinien sind jedoch noch viel mehr als das. Sie sind maßgeblich daran beteiligt, Ihre Unternehmenskultur und -werte zu bilden. Dieser Guide soll Ihren Mitarbeitern vermitteln, wie sie sich verhalten und Ihr Unternehmen vertreten sollten.

Wir sind der festen Überzeugung, dass eindeutig formulierte, umfassende und praxisnahe Richtlinien nicht nur für Ihr Unternehmen im Ganzen, sondern auch für den reisenden Mitarbeiter im Einzelnen großen Mehrwert schaffen können. Eine erfolgreiche Umsetzung dieser Richtlinien liegt letztendlich in der Hand Ihrer Mitarbeiter, entsprechend sollten Ihre Richtlinien in ein System eingespeist werden, mit dem Ihre Mitarbeiter Reisekostenmanagement praktisch in Echtzeit betreiben können. Dies erlaubt dem Finanzteam, die Richtlinien besser durchzusetzen und gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, Reisekosten im Zweifelsfall anzufechten oder zurückzuziehen.

Letztendlich treten Ihre Mitarbeiter stellvertretend für Ihr Unternehmen auf – geben Sie ihnen die notwendigen Informationen und Instrumente mit auf den Weg, um Ihr Unternehmen entsprechend vertreten zu können.

Es ist mehr als wahrscheinlich, dass Sie nicht gegen jeden aufgeführten Faktor effektiv vorgehen und diesen komplett und endgültig aus der Welt schaffen können – umfassend aufgestellte Reise- und Ausgabenrichtlinien, die die Arten zulässiger Ausgaben sowie Höchstbeträge klar definieren, können Missbrauchsfälle und Fehler jedoch eingrenzen. Das Ziel effektiver Reise- und Ausgabenrichtlinien ist es, Unklarheiten zu beseitigen und eine klare Abgrenzung von erlaubtem und unerlaubtem Verhalten zu schaffen.

Im nächsten Abschnitt werden wir genauer darauf eingehen, wie effektive Reisekostenrichtlinien optimalerweise aufgestellt werden sollten. Zunächst einmal möchten wir Ihnen aber noch einmal verdeutlichen, warum dies wohl eines der wertvollsten Dokumente sein könnte, welches Ihr Unternehmen jemals verfassen wird.

Reisekosten und -ausgaben sind für die meisten Unternehmen der zweitgrößte Kostenfaktor.  Diese Einordnung wird sich zukünftig voraussichtlich nur noch weiter nach oben korrigieren, da Unternehmen aller Branchen immer globaler werden und somit zu einer Erhöhung weltweiter Reisetransaktionen beisteuern.

Sie benötigen ein effektives Mittel, um mit diesen Veränderungen Schritt halten und die Kontrolle über die damit verbundenen Ausgaben übernehmen zu können. Einer der Vorteile effektiver Reise- und Ausgabenrichtlinien ist, dass sie maximale Ausgaben für jeden möglichen Posten klar definieren, was dem Finanzteam zusätzlich bei der Kostenprognose helfen kann. Damit diese Kosten niedrig bleiben und die Prognosen zuverlässig sind, sollten diese Richtlinien natürlich eindeutig formuliert und erfolgreich umgesetzt werden.

Fehler und Betrugsfälle können auf den ersten Blick oftmals nur schwer zu unterscheiden sein, Fehler müssen jedoch nicht zwangsläufig zu einem finanziellen Nutzen des Verursachers führen. Und, wie zuvor bereits erwähnt wurde, können auch mehrfache Rückerstattungen oder überbewertete Reisekosten auf menschlichem Versagen beruhen.

Es kann vorkommen, dass Mitarbeiter ohne böse Absichten gegen die Richtlinien verstoßen. So kann möglicherweise mehr für einen bestimmten Flug ausgegeben werden, als es die Richtlinien vorsehen. Dies mag auf den ersten Blick einen Regelverstoß bedeuten, aber was wäre, wenn dies die Wahl zwischen einem Direktflug und einem Flug mit mehreren Zwischenlandungen sowie siebenstündigem Aufenthalt gewesen wäre? Ihr Mitarbeiter hätte dem eigentlichen Sinn und Zweck der Reise, bei Einhaltung der Richtlinien und entsprechender Wahl des günstigeren Flugs, nicht nachgehen können. In solchen Fällen ist es ratsam, die Optionen mit dem Reisenden zu besprechen und gemeinsam zu einem Ergebnis zu kommen. Wie wir jedoch weiter unten erfahren werden, sollten derartige Fälle gesondert gekennzeichnet und behandelt werden, anstatt entsprechende Ausnahmesituationen innerhalb Ihrer Richtlinien zu formulieren – sobald nämlich Ausnahmen eingeführt werden, lässt man eine gefährliche Hintertür weit offen.

Nicht alle Unternehmen führen ihre Reisekosten getrennt auf, oftmals werden auch Tagespauschalen zur Bestimmung eines täglichen Ausgabelimits bestimmt. Die Einführung von Tagespauschalen und ein entsprechendes Festhalten in Ihren Richtlinien kann Ihren Mitarbeitern ein klares Limit der täglichen Ausgaben setzen. Bei einem Verzicht auf derartige Pauschalen haben Mitarbeiter die Möglichkeit, eine Reihe von durchaus legitimen Ausgaben zu tätigen, die Ihrem Unternehmen unnötige Zusatzkosten bescheren. Eine festgelegte Tagespauschale kann solchen Eventualitäten vorbeugen.

Tagesgelder gelten zusätzlich als Rückerstattung von Geschäftsreisekosten, sodass sie bis zu einem maximal zulässigen Pauschalsatz steuerfrei sind. Dieser Satz variiert je nach Land. Die verschiedenen Länder verfügen wiederum über unterschiedliche Sätze für Inlands- und Überseereisen. Sollten Sie Niederlassungen in mehreren Ländern haben, sorgen Sie dafür, dass die aktuellen und korrekten Tagessätze für die betreffenden Mitarbeiter in Ihre Richtlinien aufgenommen werden.

Lassen Sie uns einen Blick auf ein Beispiel für Tagespauschalen einer bestimmten Region werfen. Im Vereinigten Königreich gelten die folgenden inländischen Tagessätze:

Die Regeln des HM Revenue and Customs für Geschäftsreisen ins Ausland sind spezifischer und basieren auf dem jeweiligen Land sowie der besuchten Stadt. Für britische Geschäftsreisende in Singapur gelten beispielsweise folgende Tarife:

Sollten Sie die Standard-Tagespauschalen eines Landes verwenden, kann Ihnen eine Reisekosten-App wie die von Rydoo dabei helfen, Ihre Richtlinien aktuell zu halten und auf Änderungen der einzelnen Länder, in denen Sie vertreten sind, abzustimmen. Ihre Mitarbeiter werden in der Lage sein, Reisekosten entsprechend Ihrer Tagespauschalen abzuziehen, bis das jeweilige Limit erreicht wurde. Auf Ihren Wunsch können Ihre Mitarbeiter natürlich gemäß Ihren Richtlinien mehr als die vorgegebenen Standard-Tagespauschalen ausgeben, jedoch sind Beträge darüber hinaus nicht mehr steuerlich absetzbar.

Wir hoffen, dass wir Ihnen einen guten Einblick geben konnten, damit Sie beim nächsten Mal direkt eine Antwort per Rat haben, wenn Sie jemand fragt: “Was sind Reisekostennrichtlinien und warum sind diese wichtig?”. Suchen Sie nach einem persönlichen Ansatz, um effektive T&E-Richtlinien in Ihrem Unternehmen einzuführen? Buchen Sie jetzt eine Demo mit einem unserer Spezialisten.