Spesenbetrug vermeiden und interne Kontrolle steigern

Beim Spesenmanagement sind schon kleinere Fehler auf lange Sicht kritisch. In jedem Fall muss Ihr Unternehmen einen effektiven Kontrollmechanismus für alle betrieblichen Aufwendungen besitzen. Das Ausbleiben einer innerbetrieblichen Kontrolle kann Sie sonst schnell teuer zu stehen kommen.

Jedoch gehen die meisten Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen vermutlich davon aus, dass die umfangreichen Analysen verschiedenster Geschäftsprozesse oder der Austausch mit dem operativen Bereich langfristig gesehen einen größeren Mehrwert einbringt.

Dadurch büßen die firmeninternen Kontrollsysteme zur Compliance oft von allein ihren Stellenwert im Unternehmen ein – mit katastrophalen Folgen für die Zukunft.

Den Untersuchungen der Globalen Studie zu Manipulation und Missbrauch am Arbeitsplatz der ACFE zufolge verursachen Betrügereien wie die Angabe falscher Spesen einen mittleren Schaden von mehr als 50.000 Euro nur auf Ebene der Belegschaft. Kontrollen zur Betrugsbekämpfung korrelieren hingegen stark mit geringeren Schäden und einer schnelleren Aufdeckung.

Dabei liegt das Problem in erster Linie gar nicht bei den Mehrausgaben. Eine lockere Atmosphäre bei der Spesenabrechnung wirkt sich häufig auf andere Bereiche aus. Deshalb befassen wir uns in diesem Artikel mit der Bedeutung einer innerbetrieblichen Kontrolle sowie den Möglichkeiten zu deren Umsetzung, um Management und Mitarbeiter gleichermaßen zu schützen.

Fehler passieren. Insbesondere falls bei Ihnen alle Belege noch manuell bearbeitet werden, tritt gerne einmal ein unbeabsichtigter Irrtum auf. Das ist nicht ungewöhnlich.

Problematisch wird es erst dann, wenn derartige Vorfälle sich häufen oder vom System toleriert werden, ohne dass dabei im Hintergrund angemessene Kontrollen stattfinden. Denn
die Erfahrung zeigt: Beim Spesenmanagement gibt es außer ehrlichen Versehen auch etliche bewusst falsch eingereichte Abrechnungen.

Doch Spesenbetrug ist kein Kavaliersdelikt und nicht einfach so von der Hand zu weisen. Sie müssen deshalb gemeinsam im Team einen Ansatz zur Prävention finden – und das am besten so früh wie möglich.

Dazu sollten Sie die Hintergründe kennen: Welche fünf Gründe geben Betroffene am häufigsten als Motivation an?

„Aber das machen doch alle!“

Kleine Diebstähle lassen sich mit diesem uralten Scheinargument leicht rechtfertigen. Betrügt nicht jeder ab und an die eigene Firma? Besonders wenn der Chef immer ein Auge zudrückt.
Solche Ausreden sind jedoch keine Rechtfertigung. Niemand muss falsche Verhaltensweisen unreflektiert übernehmen. Vielmehr sollten Sie sich in Ihrem Umfeld stets um Aufklärung bemühen.

Die Opportunisten

Existieren keine innerbetrieblichen Kontrollen, steht die Moral plötzlich auf dem Prüfstand. Da landet ein privater Beleg oft ohne große Hintergedanken im Firmenordner.
Im Ergebnis weist dadurch jede vierte Reisekostenabrechnung Fehler auf. Zu diesem Resultat kam eine Umfrage unter deutschsprachigen Unternehmen, die zudem eine weitere Vermutung bestätigte: 15 % der Vergehen wurden völlig bewusst unter Missachtung der geltenden Vorschriften begangen. Hier lässt sich ansetzen.

„Das ist mir meine Arbeit schuldig!“

Ein Mitarbeiter hegt beispielsweise aufgrund einer vermeintlichen Kränkung einen Groll gegen bestimmte Teile der Geschäftsführung und versucht sich aus diesem Grund auf jede erdenkbare Weise dafür zu revanchieren. Fingierte Spesenabrechnungen dienen ihm nur als Mittel zum Zweck.

Mit dem Rücken zur Wand

Menschen mit schwerwiegenden persönlichen Problemen bleiben ab einem gewissen Punkt nur noch wenige Auswege, im Notfall schnell an Geld zu gelangen. Fehlen die entsprechenden Kontrollmechanismen, werden die entwendeten Beträge immer größer und größer, bis irgendwann alles aus dem Ruder läuft.

„Das habe ich mir verdient!“

Nach einem langen Arbeitstag ist es ein Leichtes, sich selbst davon zu überzeugen, dass einem ein wenig mehr zusteht als erlaubt. Wer beruflich Verantwortung übernimmt, sollte ja schließlich auch davon profitieren – egal was die Regeln sagen. Diesem Denkfehler unterliegen leider nicht selten sogar Führungspersönlichkeiten, die eigentlich mehr Erfahrung besitzen sollten.

Wenn das Verhalten einiger Weniger zu Verlusten für die gesamte Unternehmung führt, stehen Sie als Entscheidungsträger oder Kollege in der Pflicht, dies nach Möglichkeit zu unterbinden.
Denn sonst leidet darunter neben den Gesellschaftern und Kapitalgebern der ganze Betrieb. Sind Sie Geschäftsführer, so gehört es mit zu Ihren wichtigsten Aufgaben, für ausreichend Kontrolle über die Verwendung der finanziellen Mittel zu sorgen.

Das gilt auch für wohltätige Organisationen, die sich oft durch eine Mischung aus öffentlichen und privaten Spenden finanzieren. Die Pflicht als Treuhänder bleibt gleich: Gesammelte Gelder dürfen aus moralischer wie rechtlicher Sicht nur für die vorgesehenen Ziele verwendet werden.

Jedoch greift die schiere Notwendigkeit innerbetrieblicher Kontrolle viel tiefer als die bloße Sicherung liquider Mittel. Bei Versäumnissen offenbart eine Firmenkultur, die Spesenbetrug toleriert, mit großer Wahrscheinlichkeit ebenfalls andere Arten der Unterschlagung – von Mitarbeitern, die Büromaterial mit nach Hause nehmen bis hin zum Vorstandsvorsitzenden, der Betriebsvermögen leichtfertig umverteilt.

Darüber hinaus besitzen Unternehmen, die Spesenabrechnungen ohne den gebührenden Respekt betrachten, in den meisten Fällen weitere Probleme in der Buchhaltung, die CFO wie CEO gleichermaßen in Teufels Küche bringen können.

Vermittelt Ihre Firma also die Botschaft, dass Spesenbetrug kaum geahndet wird, führt dies viel eher in Versuchung, aus den Abrechnungen eigene Vorteile zu ziehen.

Am Anfang jeglicher Bemühungen muss die Definition von eindeutigen Richtlinien zur Handhabung der Spesenabrechnung stehen.

Am besten formulieren Sie die entsprechenden Methoden in Klartext, damit jeder Mitarbeiter bis ins kleinste Detail Bescheid weiß. Es muss deutlich zu verstehen sein, dass jegliche Manipulationen ernste Konsequenzen nach sich ziehen.

Stellen Sie sicher, dass Spesenbetrug ganz konkret als grobes Fehlverhalten bezeichnet wird und lassen Sie Ihr Vorgehen rechtlich absichern. Denn falls hier Schlupflöcher existieren, werden findige Mitarbeiter diese nutzen, selbst wenn Sie den Betrug im Nachhinein aufdecken können.

Liegt Ihnen eine ausformulierte Anordnung vor, besteht der folgende Schritt darin, diese allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Nicht nur bei der eigentlichen Spesenabrechnung muss jederzeit Zugriff darauf bestehen.

Als Nächstes sollten Sie ein System zur Überprüfung einzelner Abrechnungen einführen. Selbst ein aufwändiges manuelles Vorgehen lohnt hierbei schon, wenngleich Sie natürlich auch auf die bewährten Algorithmen von Rydoo vertrauen können. Wichtig ist zu Beginn vor allem, dass die Belegschaft den Kontrollmechanismus bemerkt, Ansprüche tatsächlich geprüft und in letzter Instanz umgehend angefochten werden.

Anschließend fehlen bei Unstimmigkeiten bloß noch die Einschätzungen der jeweiligen Ansprechpartner. Direkte Vorgesetzte sind in der Regel nah am täglichen Geschäft und wissen bestens darüber Bescheid, was welcher Mitarbeiter ungefähr geleistet hat und wofür welche Ansprüche legitim wirken.

Unsere Experten haben jüngst zu eben diesem Thema einen ausführlichen Leitfaden mit dem Titel „Die Bedeutung der Spesenkontrolle“ veröffentlicht.

In diesem E-Book wird Compliance von allen Seiten beleuchtet. Besonderes Augenmerk liegt auf den vier Elementen der Spesenkontrolle. Wie diese sich am besten durchsetzen lassen, zeigt eine aufschlussreiche Fallstudie. Und das beste: Nur jetzt erhalten Sie den Leitfaden völlig kostenlos zum Download.

Ein lückenloses System zur Kontrolle der Spesenabrechnungen aller Mitarbeiter kostet Zeit und Mittel, falls Sie die Prüfung per Hand erledigen. Zum Glück gibt es Technologien, die Sie bei diesem Prozess unterstützen.

Die App von Rydoo wurde speziell zu diesem Zweck entwickelt. Jedes Unternehmen sollte eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung seiner Spesen besitzen. Dabei lassen sich grundlegende Einstellungen problemlos anpassen, sodass alles auf den konkreten Einzelfall zugeschnitten ist. Ihre Buchhaltung soll sich ganz auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Sie sind interessiert? Dann wagen Sie den ersten Schritt hin zu einer funktionierenden innerbetrieblichen Kontrolle und buchen Sie noch heute eine Demo von Rydoo.