Mehr denn je suchen Unternehmen nach digitalisierten Systemen, um die genauen Daten und die Konnektivität bereitzustellen, die sie benötigen, um in einer Post-Covid Welt zurechtzukommen.
Das ist das Ergebnis unserer aufschlussreichen jährlichen Spesen-Umfrage. Wir haben Finanzabteilungen in ganz Europa nach ihren Prioritäten für das Jahr 2021 gefragt und dabei einige auffällige Unterschiede festgestellt.
Die Auswirkungen von Covid-19 waren, wie nicht anders zu erwarten, enorm, und die Art und Weise, wie die Finanzabteilungen den Umbruch meisterten, zeigte die Widerstandsfähigkeit und Kreativität der Buchhaltungsteams.
Wir haben die Befragung zwischen September 2019 und August 2020 durchgeführt und dabei auf Daten von Rydoo-Nutzern in Frankreich, Deutschland, Österreich, der Schweiz und Großbritannien zurückgegriffen. Darüber hinaus haben wir ein unabhängiges Umfrageinstitut, Censuswide, beauftragt, das mehr als 200 Finanzvorstände in Unternehmen mit 500-5.000 Mitarbeitern befragt hat.
Was wir sahen, war ein vielfältiges Spektrum an Meinungen, die sich in einigen Fällen von Gebiet zu Gebiet deutlich unterschieden.
Was verstehen wir unter “digitalisierten Systemen”?
In wissenschaftliche Publikationen werden die Herkunft und Verwendung des Wortes “Digitalisierung” stark diskutiert.
Für die meisten Finanzexperten bedeutet der Begriff Digitalisierung die Nutzung digitaler Systeme zur Verbindung von Menschen, Systemen, Unternehmen, Produkten und Dienstleistungen.
Die Digitalisierung Ihrer Finanzfunktion kann bedeuten, dass Sie Ihre internen Systeme miteinander verbinden, Software und Apps anstelle von analogen Methoden zur Datenerfassung verwenden und sich mit externen Agenturen verbinden, um Informationen zu senden und zu empfangen.
Das Rydoo Spesen System ist ein perfektes Beispiel dafür, wie eine analoge Methode der Spesenabrechnung, also Papier, durch eine digitale Methode ersetzt werden kann.
Die Einführung digitaler Systeme zur Steigerung der Effizienz und Verbesserung der Datengenauigkeit ist schon seit einiger Zeit im Gange und unsere Umfrage zeigt, dass auch die Akzeptanz hierfür gestiegen ist.
Auf die Frage, ob Ihr Unternehmen Vorgänge bereits digitalisiert, gaben zwei Drittel der Befragten an: “Vollständig, alle unsere Prozesse sind online und ohne Papier”, oder “größtenteils, alle wichtigen Funktionen” seien digitalisiert.
Dies zeigt, dass die Botschaft über die Vorteile der Digitalisierung ankommt – digitalisierte Systeme bedeuten vorallem genauere Daten.
Wenn man bedenkt, dass unsere Umfragedaten bis August 2020 reichen, wird es spannend zu sehen, ob die anschließenden Lockdowns mehr Unternehmen dazu bewogen haben, sich nach neuen Systemen umzusehen.
Der Stand des Spesenmanagement 2021
Ein exklusiver Research-Bericht für CFOs.
Welche Branchen sind am stärksten vernetzt?
Wenn die Einführung digitalisierter Systeme genauere Daten bedeutet, dann würde man erwarten, dass Finanzunternehmen als erste den Wechsel vollziehen würden, und unsere Umfrageergebnisse bestätigen dies.
Überraschenderweise gehören aber auch Unternehmen aus den Bereichen Medien, Vertrieb und Marketing zu denjenigen, die ihren Betrieb am ehesten vollständig digitalisiert haben, was zeigt, dass es nicht immer die technischen Unternehmen sind, welche voran gehen.
Wenn wir uns anschauen, wo die Digitalisierung am weitesten fortgeschritten ist, sehen wir eine große Diskrepanz zwischen den verschiedenen europäischen Staaten.
Wenn Finanzabteilungen digitalisierte Systeme effizient implementieren sollen, müssen sie eine effektive Zusammenarbeit mit ihrer IT-Abteilung sicherstellen.
In Großbritannien gaben 2 von 5 der Befragten an, dass ihre IT- und Finanzabteilungen eng zusammenarbeiten aber in Deutschland, Österreich und der Schweiz priorisiert nur eines von 14 Unternehmen die Zusammenarbeit der IT- und Finanzteams.
Wandel der Finanzteams
Einer der anderen Aspekte, die wir in unserer Umfrage untersuchen wollten, war der Wandel der Finanzteams.
Die Zusammensetzung und Größe von Finanzteams ist ein Bereich, in dem sich die positiven Effekte der Digitalisierung und die negativen Auswirkungen von Covid anscheinend angeglichen haben, um fast die gleichen Ergebnisse zu erzielen.
In unseren Umfrageergebnissen haben wir festgestellt, dass insgesamt mehr als 50 % der Unternehmen angeben, die Größe ihres Finanzteams zu reduzieren. Der Effekt war in Deutschland und der Schweiz am stärksten ausgeprägt, wo bis zu 60 % der Unternehmen ihre Mitarbeiterzahl reduzierten.
Einer der größten Vorteile der Implementierung eines digitalen Systems wie Rydoo ist, dass das Finanzpersonal für wertschöpfende Tätigkeiten eingesetzt werden kann.
Wo Finanzpersonal früher Stunden damit verbrachten, Daten manuell einzugeben und zu prüfen, werden sie nun durch digitalisierte Systeme von diesen Aufgaben entlastet und können so für übergeordnete Aufgaben freigestellt werden.
Dies wurde häufiger in Großbritannien beobachtet, wo 45 % der Befragten angaben, dass sie ihr Team neu strukturiert haben, so dass die Mitarbeiter nun andere Aufgabenbereiche übernehmen.
Vergleicht man dies mit dem französischen Ergebnis, das zeigt, dass nur 25 % der Unternehmen diesen Vorteil der Digitalisierung nutzen, wird deutlich, wie konträr die Systeme eingesetzt werden.
Genaue Daten haben Priorität
Die Genauigkeit steht erwartungsgemäß im Vordergrund, wenn es um die Digitalisierung geht.
Bei der Frage “Was sind die aktuellen Prioritäten Ihrer Finanzabteilung?”, antworteten 30 % der Beteiligten, dass es entweder darum geht, sicherzustellen, dass alle Daten miteinander verbunden und genau sind, oder um die korrekte und rechtzeitige Rechnungsstellung.
Die Digitalisierung der Systeme bedeutet, dass es weniger manuelle Prozesse gibt und damit auch weniger Chancen, das “Fat-Finger-Syndrom” einzuführen.
Die Kostenkontrolle erzielte mit 16% ebenfalls einen hohen Wert. Dies haben viele unserer Nutzer als Vorteil der Einführung von Rydoo als Reise- und Spesenlösung angegeben.
Verschaffen Sie sich einen umfassenden Überblick über das Spesenmanagement.
und vergleichen Sie sich mit anderen vergleichbaren Unternehmen.
Covid hat den Wandel beschleunigt
Es ist klar, dass der Schub in Richtung Digitalisierung ohnehin stattfand, aber die Notwendigkeit die Telearbeit einzuführen, scheint die Bewegung beschleunigt zu haben.
Die Finanzteams passen sich an, und obwohl dies in vielen Fällen bedeutet, dass es weniger Stellen gibt, sind die verfügbaren Stellen von höherer Qualität und vermutlich auch besser vergütet.
Wir haben gesehen, dass der Bedarf an Genauigkeit genauso groß, wenn nicht sogar größer ist, als je zuvor, und die Unternehmen wollen sicherstellen, dass ihre Maßnahmen zur Kostenkontrolle funktionieren und verhältnismäßig sind.
Unsere allererste europaweite Ausgabenumfrage hat einige interessante Ergebnisse hervorgebracht – überraschende, sowie weniger überraschende.
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