Covid-19 war für viele Unternehmen der finale Anstoß, die Digitalisierung intern voranzutreiben. Die plötzliche und unvorhergesehene Umstellung auf Homeoffice erforderte von einem Tag auf den anderen, dass digitale Prozesse wirklich funktionieren. Inzwischen erkennen viele Unternehmen, dass die Vorteile der Digitalisierung nicht nur in Krisenzeiten bestehen. Im kostenlosen Online-Event „Digitale Transformation des Finanzwesens“ erklärte Oliver Schneider, Consultant HR Lösungen bei Cosmo Consult, wie neben der Finanzabteilung auch die Personalabteilung von digitalen Prozessen profitieren kann. Für ihn ist die Digitalisierung eine Chance für das gesamte Unternehmen.
Zentrale Informationsnetzwerke und digitale Infrastrukturen ermöglichen und erleichtern zudem flexible Fernarbeitskonzepte. Als bei Cosmo Consult zum Schutz der Mitarbeiter der Übergang ins Homeoffice beschlossen wurde, konnten die Mitarbeiter einfach ihren Laptop zuklappen und am nächsten Tag problemlos zuhause weiterarbeiten. Im Unternehmen waren nämlich bereits alle Arbeitsabläufe, von der Zusammenarbeit bis zur Reise- und Spesenabrechnung, digitalisiert und strukturiert.
Digitales HR-Management
In der Krise waren vor allem die Unternehmen im Vorteil, die bereits digital aufgestellt waren. Denn sie waren nicht von traditionellen Prozessen oder Systemen abhängig und eine schnelle Umstellung auf Remote Work war kein Problem.
In Unternehmen mit manuellen HR-Prozessen, erweist sich der Umgang mit Zeiterfassung, Urlaub oder Krankheit im Homeoffice als aufwendig und herausfordernd. Denn sie sind damit überfordert diese Arbeitsschritte digital zu erledigen, da die nötigen Systeme noch nicht implementiert sind. Zudem sind Unterlagen eventuell noch analog im Unternehmen zu finden. Zusätzlich sind die HR-Mitarbeiter damit beschäftigt, die rechtlichen Voraussetzungen für Kurzarbeit oder mögliche Entlassungen zu prüfen.
Bei einem digitalen HR-Management dagegen läuft dies bereits digital ab. Dadurch kann die Personalabteilung sich auf die krisenbedingten Aufgaben konzentrieren. Die Mitarbeiter können über digitale Portale selbst und von zuhause aus Arbeitszeit, Urlaub oder Krankheit erfassen und beantragen. HR hat von überall aus und zu jeder Zeit Zugriff auf diese Informationen und profitiert noch dazu von Analysetools zur schnellen Kontrolle.
Die Digitalisierung macht krisensicher
Die Digitalisierung der HR-Prozesse vereinfacht und automatisiert viele Arbeitsschritte und zuvor lange Aufgaben und davon profitiert das gesamte Unternehmen. Die Mitarbeiter freuen sich über ein einfaches Management von Urlaubsanträgen, Zeiterfassung, Reiseabrechnung und Krankheit. HR-Mitarbeiter können durch die gesparte Zeit effizienter arbeiten und Kosten für Infrastruktur und analoge Ablagesysteme senken. Besonders in einer Krise, die viele zusätzliche Aufgaben mit sich bringt, ist dies ein großer Vorteil.
Die Chancen der Digitalisierung waren schon vor Corona präsent. Doch hat die Krise sie erneut in den Fokus gerückt. Besonders die deutlich reduzierte Büropräsenz der Mitarbeiter macht deutlich, wie wichtig es ist, von überall auf Mitarbeiterinformationen zugreifen zu können. Traditionelle HR-Prozesse erfordern physische Kopien und Unterschriften, was zum aktuellen Zeitpunkt nicht immer möglich ist. Digitale Unterlagen dagegen können jederzeit bearbeitet werden.
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