Diskussionsrunde: Digitalisierung und Compliance im Spesenmanagement heute

Das kürzlich von Rydoo veranstaltete Webinar “Digitalisierung & Compliance im Spesenmanagement” widmete sich mit Experten aus zahlreichen Disziplinen dem Thema Digitalisierung im Finanzbereich aus verschiedenen Perspektiven.

Besonders die Punkte der internen und externen Compliance waren dabei von Bedeutung. Aber auch die Herausforderungen für Mitarbeiter:innen im Außendienst, global tätige Unternehmen und das Zusammenspiel von Finanz- und HR-Abteilungen beschäftigen die Finanzfachleute in der Runde.

In der an das Webinar angeschlossenen Diskussionsrunde gingen das Rydoo Team und seine Gesprächspartner:innen thematisch noch weiter in die Tiefe. Auf der Agenda: die Vorteile von papierlosen, ortsunabhängigen Offices, die Möglichkeiten von digitalen Tools wie Rydoo, internationale und im Ausland tätige Unternehmen zu unterstützen, sowie Perspektiven des Spesenmanagements in einer Post-Covid-Welt.

Bei einer Podiumsdiskussion zu Digitalisierung im Finanzwesen wird zwangsläufig auch das Thema Homeoffice eine Rolle spielen. Vor allem heute, in einer Zeit in der die Arbeitswelt grundlegende Veränderungen durchmacht und sich an neue, globale Gegebenheiten anpassen muss, ist die räumliche Arbeitssituation von Mitarbeiter:innen von Bedeutung.

Dabei gilt es nicht nur das Homeoffice zu bedenken, sondern auch mobile Mitarbeiter:innen, die während Geschäftsreisen oder aus anderen Gründen von verschiedenen Standorten aus beruflich tätig sind. Dabei sind verschiedene Faktoren wichtig.

Wie sieht es zum Beispiel mit Datenschutzbedingungen aus, wenn sensible Daten unterwegs oder im Homeoffice bearbeitet und gespeichert werden müssen? Michael Klotz, Finance Supervisor der DACH Region bei Life Fitness, betont hierbei die Vorteile von Onlinesystemen wie Rydoo, die durch übersichtliche und sichere Datenspeicherung in der Cloud Sicherheit geben. Das sei vor allem bei der Verwaltung von Belegen nützlich, da Informationen, Daten und Belege deutlich seltener verloren gehen könnten.

Er spricht aus eigener Erfahrung, hat er doch gemeinsam mit Thomas Lippels, Finance Manager bei Life Fitness, den Digitalisierungsprozess in ihrem Unternehmen angestoßen. Auch die Kosten für digitale Endgeräte halten die Experten der Diskussionsrunde für einen entscheiden Faktor beim Thema Homeoffice. Moderne Tech Tools sind häufig als handliche Apps erhältlich und sparen so Anschaffungs- und Wartungskosten.

Holger Ringel, Managing Director bei Clevis, sagt dazu: “Jeder besitzt heutzutage ein Handy.” Diesen Umstand müssten sich Unternehmen zu Nutzen machen. Mit den Veränderungen im Arbeitsalltag geht jedoch nicht nur eine räumliche Trennung einher, sondern auch in den Bereichen Technologie, Digitalisierung und Mitarbeiter:innen-Mobilität ist ein ständiger Wandel zu beobachten.

Diese Veränderungen gilt es zu beobachten und vorherzusagen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Auch in der Rydoo Diskussionsrunde wurden allgemeine Perspektiven der Digitalisierung für Unternehmen diskutiert. 

Viele deutsche Unternehmen sind heute schon, ohne es zu wissen, deutlich weiter in ihrer Digitalisierung als die internationale Konkurrenz. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen sich auf diesem Vorsprung ausruhen können. Vor allem in einer veränderten Arbeitswelt kann kontinuierliches Wachstum nur durch fortlaufende Weiterentwicklung und ständige Anpassung sichergestellt werden.

Prof. Dr. Gösta Jamin von der Hochschule Ludwigshafen betont in der Rydoo-Diskussionsrunde, dass die Arbeit vieler Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen heutzutage nicht mehr auf den Büroalltag ausgerichtet ist, sondern verstärkt auf das Homeoffice fokussiert ist. Er erwarte daher, dass sich zukünftig eine Art Hybridmodell durchsetzen werde, welches neue Arbeitsstrukturen, digitale Prozesse und Abläufe notwendig mache. Diese neuen Prozesse zu etablieren, durchzusetzen und zu lernen bleibt allerdings eine Herausforderung.

Jamin rechnet mit anfänglicher Ablehnung von Mitarbeiter:innen, gerade bei den älteren Generationen. Er habe die Erfahrung gemacht, dass jüngere Angestellte Neuerungen oft schneller annehmen würde und sich außerdem einfacher von Umstellungen überzeugen lassen. Deshalb, erklärt Thomas Lippe von Life Fitness, sei es wichtig, die Vorteile von neuen Technologien und Systemen deutlich aufzuzeigen, zu erklären und hervorzuheben. Das gehöre zu den wichtigsten Aufgaben im Digitalisierungsprozess.

Außerdem müsse der Generationenunterschied einer “Handy und Neue Medien Kultur” gegenüber älterer Mitarbeiter:innen ernst genommen werden. Man müsse auf Zweifel eingehen, Lösungen anbieten und so die Akzeptanz bei Mitarbieter:innen eingehen. Nur so könne ein innovatives, neues Tool innerhalb eines Unternehmens erfolgreich eingesetzt werden.

Michael Klotz sieht das ähnlich. Außerdem hält er die finanziellen Vorteile von Digitalisierungsstratgien als dessen überzeugendstes Argument. Besonders dann, wenn moderne, digitale Spesenmanagementsysteme die Bearbeitungszeit verkürzen und damit Zeit, bürokratischen Aufwand und Kosten sparten, sollten Unternehmen den Einsatz neuer Tools anstreben.

Sämtliche Bemühungen, mit der Digitalisierung Schritt zu halten, sollten aus unternehmerischer Sicht finanziell sinnvoll sein. Außerdem müssen sie immer im regionalen Kontext, sowie unter Einbezug der äußeren Umstände, gedacht werden. Das gilt insbesondere in Zeiten einer globalen Pandemie.

Wie geht es also weiter mit Digitalisierungsstrategien, Spesenmanagement, Compliance und dem Arbeitsalltag in einer Post-Covid Welt? Laut Jannik Münzenberg, Territory Manager von Rydoos DACH Region, werden und bleiben vor allem regionale Aspekte wichtig.

Denn Regeln und Maßnahmen, die beispielsweise in Deutschland gelten, lassen sich nicht automatisch auf europäische Nachbarländer oder gar global agierende Unternehmen übertragen. Eine Zusammenarbeit mit Rydoo bringt daher viele Vorteile für Unternehmen mit sich: sie können auf die Erfahrungswerte, das Wissen und die Erkenntnisse zugreifen, die Rydoo im Laufe der Zeit gewonnen hat.

Außerdem ist sich Holger Ringel sicher, dass Mitarbeiter:innen sich in Zukunft immer mehr zerstreuen werden. Dabei bleiben die Anforderungen von Ländern an die Unternehmens Compliance weiterhin bestehen. Deshalb sind neue Softwaretools wie Rydoo mit Unterstützung von Experten die ideale Lösung für zukünftige Arbeitsmodelle.