Noch immer halten technische und organisatorische Altlasten viele Unternehmen in der Vergangenheit gefangen. Große wie kleine Betriebe müssen im Zuge der Digitalisierung die aktuellen Herausforderungen angehen und etwas Mut zur Innovation beweisen, der sich in den meisten Fällen schnell auszahlt. Dabei kann dieses Umdenken sowohl von der Führung als auch von einzelnen Mitarbeitern ausgehen. Entscheidend ist vielmehr das Zusammenspiel aller Parteien. Insbesondere die Schlüsselrollen der Finanzabteilung und IT sollten von Beginn an proaktiv in den Prozess eingebunden sein.
Um diese Themen drehte sich das diesjährige Take Off Event von Rydoo „Wie Sie mit dem richtigen Tech Stack die Digitalisierung 2021 vorantreiben“. Programm-Managerin Jamaine Pulat führt durch insgesamt sechs Vorträge angesehener Experten, von u.a. Mazars, GrandCentrix oder Taxback International,deren Einschätzungen und Erfahrungen als Live-Übertragung zur Verfügung stehen. Gegen Ende der virtuellen Konferenz greift eine abschließende Diskussionsrunde mit allen Teilnehmern Fragen der Zuschauer sowie die Ergebnisse einer aufschlussreichen Umfrage auf. Die Anwesenden kamen schließlich noch zum Networking zusammen, um weitere Aspekte der Digitalisierung zu besprechen und das Event gemeinsam ausklingen zu lassen.
Vortrag 1: Das enorme Potenzial einer Digitalen Metamorphose
Einleitend beschäftigt sich unser Territory Manager Jannik Münzenberg mit dem Digitalen Mindset der technologischen Vorreiter. „Wir durchleben derzeit die 4. Industrielle Revolution. Neue Technologien können nach und nach gesamte Sektoren ersetzen, wie etwa am Kampf der Taxi-Konzerne gegen die Uber App eindrucksvoll zu beobachten ist. Entsprechend werden Rollen und Verantwortlichkeiten, die sich seit Jahrzehnten nicht verändern mussten, plötzlich hinterfragt oder neu erfunden.“
Dieser Wandel entstand nicht über Nacht, sondern ist das Resultat einer andauernden Digitalisierung, die leider vielerorts noch vernachlässigt wird. Überall auf der Welt pflegen Finanzabteilungen wichtige Daten manuell ein – ein äußerst ineffizientes Vorgehen, das diverse Probleme mit sich bringt. Dabei ergeben sich unzählige Vorteile, solche Aufgaben einer darauf spezialisierten Software anzuvertrauen. Mehr als 70 % der Unternehmen, die ihre Finanzprozesse bereits digitalisiert haben, bemerken einen signifikanten Anstieg der Umsätze.
Jedoch müssen Vorhaben zur Digitalisierung mit Voraussicht angestoßen werden. Sonst verirren sich die Mitarbeiter in dem Dschungel neuer Technologien und Tools, die in keiner Weise aufeinander abgestimmt sind. „Kommunikation ist das A und O. Außer einem mangelnden technischen Verständnis über die Möglichkeiten von Softwarelösungen zählen unzureichende Ressourcen und eine fehlende Vision für die Zukunft mit zu den größten Hürden der Digitalisierung. Trotzdem bleibt der schlimmste Fehler, den die Finanzabteilung oder IT machen kann, die Anpassungen immer weiter aufzuschieben.“
Vortrag 2: Steht das Ende der klassischen IT-Abteilung kurz bevor?
Gleichermaßen zentral wie die Finanzabteilung sind die Mitarbeiter der IT in alle Prozesse der Digitalisierung eingebunden. Als Zweites veranschaulicht deshalb mit Sebastian Irle der Head of IT von grandcentrix die IT-Verantwortung der Fachabteilungen als kritischer Erfolgsfaktor für Innovationen. „Die Selbst- Verantwortung der Abteilungen erweist sich als essenzielles Element, das über den Erfolg einer digitalen Transformation entscheidet. Gibt die IT hier Kompetenzen ab, obliegt ihr gleichzeitig auch nicht länger die Wahl der damit verbundenen Systeme und Tools.“
Wieder muss die interne Kommunikation stimmen. „Die IT-Abteilung darf Innovationen nicht blockieren. Im Gegenteil, sie muss gewinnbringende Vorschläge aktiv unterstützen und jederzeit beratend zur Seite stehen.“ Das Stichwort lautet Anpassungsfähigkeit. Die Optimierung der Prozesse kommt folglich mit und nicht vor der Digitalisierung. Jedes neue System muss in die gesamtheitliche Architektur des Unternehmens eingebunden sein. Nur so kann die Belegschaft darauf weiterhin aufbauen.
Vortrag 3: Der Mensch als fundamentaler Baustein der Digitalisierung
COVID-19 zeigte erneut eindrucksvoll die Notwendigkeit zur Digitalisierung auf. „Doch der Mensch ist ein Gewohnheitstier, dessen Verhaltensweisen sich nur schwer ändern lassen. Dieses Vertrauen auf Erprobtes hat durchaus seine Gründe“, wie Verhaltenswissenschaftler Khairy El-Mahdi weiß. Mit einer Erläuterung des Pfads zur Verhaltenstransformation stellt er ein wichtiges theoretisches Grundgerüst für die
gesamte Diskussion. „Wir Menschen besitzen ein ausgeprägtes Bedürfnis nach Sicherheit und wollen Unvorhergesehenes tunlichst vermeiden. Darum bewegen wir uns häufig in eingefahrenen Bahnen, die wir vollkommen unter Kontrolle haben.“
Die Digitalisierung mit all ihren Umstellungen und Neuerungen kommt diesem Weltbild natürlich ungelegen. Ob in der Finanzabteilung, dem Marketing oder HR, derartige Veränderungen benötigten vor allem eines: Zeit. Das muss bei der Planung Berücksichtigung finden. Ein Verständnis der verschiedenen Stadien der Verhaltensänderung hilft in diesem Punkt – von der Sorglosigkeit, frei von Intentionen, über die passende Vorbereitung bis hin zur Aufrechterhaltung der Prozesse. „Wir verändern Verhalten insbesondere durch Kommunikation. Positives Feedback ist ein starkes Werkzeug für alle Stufen der Digitalisierung.“
Vortrag 4: Welche Potenziale Finanzabteilungen realisieren können
Direkt aus der Praxis spricht Regional Market Director Todd Brennan von Taxback International darüber, wie eine Überschaubare Kontrolle der Mehrwertsteuer- Verpflichtungen in Europa möglich ist. „Studien gehen jährlich von schätzungsweise 30 Milliarden Euro an nicht eingeforderter Mehrwertsteuer aus. Zusätzlich erreichen fehlerhafte Einreichungen jedes Jahr einen Wert in Höhe von 10 Milliarden Euro. Einerseits gehen also beachtliche Gewinne verloren, andererseits folgen auf Falschmeldungen teils schwere Strafen.“
Fehlt der Finanzabteilung also diese spezifische Expertise, lohnt eine Lösung aus dem Zeitalter der Digitalisierung, die für internationale Unternehmen gleich die stellenweise erheblichen Unterschiede von Land zu Land berücksichtigt. „Deshalb unsere Kooperation mit Rydoo. Bei Taxback International haben wir mit der Plattform VATConnect ein äußerst nützliches Tool entwickelt, um bei der Abrechnung keine Mehrwertsteuerbeträge zu übersehen. Der gesamte Prozess läuft automatisch ab, identifiziert ungenutzte Optionen und fasst die Ergebnisse in detaillierten Reports zusammen.“
Erfahren Sie wie Sie die Digitalisierung mit dem richtigen Tech Stack bei Rydoo vorantreiben.
Vortrag 5: Innovation muss aus dem Business kommen
Dieser Teil des Kick Off Events ist ein Interview mit Oliver Theobald und Lorenz Gebhardt, Partner und Geschäftsführer von Mazars Deutschland. Das global tätige Prüfungs- und Beratungsunternehmen konnte nämlich schon vor den Einschränkungen der Corona- Krise Erfolgreiche Digitalisierungsstrategien bei mehreren tausend Beschäftigten durchsetzen und so einen wesentlichen Wettbewerbsvorteil gewinnen.
„Das Ziel unserer Initiative lautet, dass am Ende alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Prozess der Digitalisierung teilhaben. 3D: Doing Digital Development, kooperativ und kollaborativ, so lautet unser Motto. Hierbei konnten sich einige Mitarbeiter als Digital Heroes herausgestellt.“
„Um ehrlich zu sein, stehen wir vor einer einschneidenden Transformation unseres gesamten Berufsstandes. Digitalisierung und Globalisierung haben die Kundenarbeit maßgeblich positiv verändert, während die Datengewinnung und -verarbeitung immer weiter voranschreitet.“ Dennoch darf weder der Finanzabteilung noch der IT zu viel zugemutet werden. Bei Mazars entstand aus diesem Grund eine Einheit mit dem Namen Digital Solutions, die zwischen diesen Bereichen agiert und bei Unstimmigkeiten vermittelt. „Bei komplexeren Sachverhalten ein Segen.“
Vortrag 6: Zur Optimierung des Ausgabenmanagements
Zum Abschluss übernimmt Accounting Executive Stephan Grafl das Wort und gibt einen Einblick, wie sich mit Rydoo Automatisiertes Spesenmanagement in die Praxis umsetzen lässt. „Traditionelle, analoge Prozesse sind in den Finanzabteilungen leider noch weitverbreitet. Diese Starrheit ist nicht nur zeitraubend, sondern auch sehr anfällig für kostspielige Fehler.“ Eine Digitalisierung mit Rydoo ermöglicht hingegen Kostenabrechnung on-the-go – ohne Papierflut und inklusive schnellerer Rückerstattung.
Bei der Implementierung wird ein automatischer 3-Schritt-Prozess eingelegt, der in Echtzeit reagiert. Für die Finanzabteilung bedeutet das eine erhöhte Sichtbarkeit bzw. Kontrolle in Verbindung mit flexiblen Bearbeitungszeiträumen ohne sich ständig wiederholende Aufgaben. Neben der offensichtlichen Kosteneinsparung lassen sich mit den Daten von Rydoo zudem bessere Erkenntnisse gewinnen, die zu nachhaltigeren Entscheidungen führen. So verspricht die Digitalisierung im Unternehmen umgehend Erfolge.
