Die Digitalisierung des Finanzbereichs bietet eine Vielzahl von Vorteilen für jedes Unternehmen und kann sowohl die Effizienz als auch die Rentabilität verbessern. Was also hindert Finanzchefs daran, neue Technologien für den Finanzbereich einzuführen?
In unserem aufschlussreichen Jahresbericht “The State of Expense Management 2021”- Der Stand des Spesenmanagement 2021, befragten wir einige der Top-Finanzchefs in ganz Europa nach ihren Ansichten zur Digitalisierung und warum sie die Technologie als Veränderung Methode anwendeten oder aus welchen Gründen die Technologie nicht angewendet wurde.
Gemeinsam mit dem unabhängigen Umfrage Spezialisten Census Wide sprachen wir mit 200 Finanzchefs in Unternehmen mit 500-5000 Mitarbeitern, um ein klares Bild davon zu bekommen, wie sie die Welt des Spesen Managements und die der Digitalisierung des Finanzbereichs sehen.
Die Umfrage führten wir zwischen September 2019 und August 2020 durch, zu einer Zeit, in der die Welt mit den Auswirkungen von COVID zu kämpfen hatte, und die Ergebnisse gaben uns einen interessanten und aufschlussreiche Einblick wie Finanzchefs die Welt sehen.
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Argumente für die Digitalisierung
Die Digitalisierung des Finanzbereichs bietet den Finanzchefs eine Vielzahl von Vorteilen, die einen echten Mehrwert für Unternehmen darstellen.
Die Verwendung der besten Technologie bedeutet, dass Prozesse schneller und reibungsloser ablaufen und viel weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Nutzer stellen außerdem fest, dass der Wegfall der manuellen Dateneingabe die Genauigkeit des Endergebnisses erhöht was den Managern wiederum die Gewissheit gibt, dass ihre Berichte auf einer soliden Daten-Grundlage beruhen.
Doch die Digitalisierung des Finanzbereichs ist weit mehr als eine Effizienzsteigerung und die Abschaffung manueller Prozesse.
Durch die Veränderung des Schwerpunkts der Abteilung von der Dateneingabe und -verarbeitung hin zum Informationslieferanten und -analysten, ist der Beitrag zur Unternehmensstrategie deutlich verfeinert.
Die Digitalisierung verbessert auch die Aktualität des Berichtswesens, und in den nächsten Jahren werden wir viel mehr in Form der Einführung von Echtzeit Berichten sehen.
Die Digitalisierung ist wichtig für Finanzmanager, und wie Tanguy Catlin von Deloitte sagt, “Es zeigt sich, dass Markt Vorreiter in Bezug auf die Digitalisierung einen großen Vorteil haben. Sie lernen mehr und auch schneller.”
Der Stand des Spesenmanagement 2021.
Der wichtigste internationale Bericht von und für Finanzmanager.
Gibt es zu viele Optionen auf dem Markt?
Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus unserer Umfrage war, dass Finanzchefs die Digitalisierung aufgrund der Vielzahl an Optionen auf dem Markt vermeiden.
In der Vergangenheit mag dies bedeutet haben, dass Finanzchefs einfach nicht in der Lage waren, das System zu finden, das genau zu ihrem Unternehmen passt, aber diese Zeiten haben sich glücklicherweise deutlich geändert.
In unserer Umfrage gaben 38 % der Finanzchefs an, dass das schiere Volumen an Optionen auf dem Markt die Auswahl erschwertt.
Wenn wir uns die wissenschaftliche Literatur ansehen, ist dies nicht allzu überraschend. Bereits im Jahr 2000 führten Sheena Lyengar and Mark Lepper eine Reihe von Experimenten durch, die zeigten, dass Menschen, denen mehr Auswahlmöglichkeiten gegeben werden, die Wahl nicht nur schwerer fällt, sondern sie auch demotiviert.
Im Gegensatz dazu, werden weniger Auswahlmöglichkeiten präsentiert die Menschen weniger Auswahl haben, neigen sie dazu, sich schneller zu entscheiden, und sie sind zufriedener mit ihrer Entscheidung.
Dies könnte dazu führen, dass Finanzchefs angesichts einer überwältigenden Auswahl an Digitalisierungsoptionen auf dem Markt die Motivation verlieren und sich einfach ganz aus dem Entscheidungsprozess zurückziehen.
Es stellt sich zudem die Frage ob Finanzchefs unter einer Art geschäftlichen Version von FOMO (Fear Of Missing Out) leiden und glauben, dass sie durch die Entscheidung für eine Option die Tür zu einem besseren System schließen, das vielleicht später auf den Markt kommt.
Natürlich kann die Suche nach Perfektion bedeuten, dass ihr Unternehmen nie in den Genuss der Vorteile der Digitalisierung kommt, und zögerliche Finanzchefs sollten sich an das alte Sprichwort erinnern: “Perfektion ist der größte Feind der Zielerreichung”.
Risikominimierung - eine Frage des Vertrauens?
Ein weiterer großer Blocker für den digitalen Wandel war für unsere Finanzchefs die Frage des Vertrauens.
37 % der Beteiligten gaben an, dass sie aufgrund von Vertrauensproblemen mit den betreffenden Anbietern zögern, sich für die Digitalisierung des Finanzbereichs zu engagieren.
Dies ist weitgehend verständlich, schließlich ist die Digitalisierung ein bedeutender Schritt und birgt ein inhärentes Risiko. Warum dieses Risiko durch die Wahl eines ungeeigneten Anbieters erhöhen?
Finanzchefs müssen wissen, dass das von ihnen gewählte System das tut, was sie von ihm verlangen, und sie müssen Beweise dafür sehen, dass es die Effizienz im Finanzteam erhöht.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Systeme den höchsten Standards entsprechen und dass bei einem plötzlichen Ausfall nicht alle Ihre Daten gelöscht werden. SaaS-Unternehmen, die auf internationale Standards wie ISO27001 verweisen können, stehen hier an erster Stelle.
Es besteht auch das Risiko, dass sie sich für ein System entscheiden, das einfach nicht mit ihrem Unternehmen mitwächst oder auf dem Markt überholt wird.
Es ist unwahrscheinlich, dass Finanzchefs einfach dem Wort eines Verkäufers Glauben schenken, der seine Behauptungen nicht mit handfesten Beweisen für erfolgreiche Implementierungen in Unternehmen ähnlicher Größe untermauern kann, darüber sind wir uns einig.
Die Auswahl von Unternehmen, die beeindruckende Fallstudien vorweisen können und relevante Referenzseiten über eine Reihe von Bereichen hinweg zur Verfügung stellen, ist sehr wichtig.
Was können zögernde Finanzchefs tun?
Mit welchen Strategien können Finanzchefs ihre Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung ihrer Finanzbereiche überwinden?
Zunächst einmal sollten Sie bedenken, dass es unwahrscheinlich ist, dass Sie die perfekte Lösung auf dem Markt finden, die 100 % der verfügbaren Funktionen bietet.
Jede Einführung ist mit etwas Arbeit und einem kleinen Maß an Kompromissen verbunden, aber mit dem richtigen System werden die Vorteile jeden möglichen Kompromiss, den Sie eingehen, bei weitem überwiegen.
Wir befürworten zwar nicht die “Mülleimer-Theorie”, bei der die Käufer das erstbeste Produkt wählen, das “fast” zu ihren Zwecken passt, aber Finanzchefs müssen pragmatisch sein und das große Ganze im Auge behalten, auf “Schnickschnack” verzichten und ein System einführen, das wirklich funktioniert.
Bei der Auswahl des richtigen Systems muss man seinem Lieferanten vertrauen. Wir raten Käufern immer, nach handfesten Beweisen für erfolgreiche Implementierungen in der Vergangenheit zu suchen, einschließlich Fallstudien und Zugang zu früheren Projektverantwortlichen, damit Käufer Referenzen einholen können.
Das Wichtigste, worüber Finanzchefs nachdenken sollten, ist, was passiert, wenn sie weiterhin der Digitalisierung hinterherhinken.
Angesichts der Tatsache, dass so viele Unternehmen inzwischen vollständig oder überwiegend digitalisiert sind (zwei Drittel laut unserer Umfrage), fallen Unternehmen, die die Effizienz und die schnellen Berichtsmöglichkeiten digitaler Systeme nicht nutzen, bereits hinter ihre Wettbewerber zurück.
Wenn Sie eine Kopie unseres vollständigen Berichts wünschen, können Sie ihn hier herunterladen und warum nicht gleich Rydoo als ersten Schritt zu einem digitalisierten Finanzbereich ausprobieren?
