Deloitte Belgien ist einer der ersten großen Nutzer von Software, welche die Spesenabrechnung seiner Mitarbeiter schnell und automatisch verarbeitet. Diese Software ermöglicht es der Finanzabteilung, Zeit bei der Verarbeitung und Analyse von Daten einzusparen, und darüber hinaus in Echtzeit Einblicke in die Spesen der Mitarbeiter zu erhalten.
Wie im FD-Magazin erschienen. Verfasst von Peter Ooms. (2016).
Seit mehr als drei Monaten verwenden über 3000 Deloitte-Mitarbeiter Rydoo, um ihre Spesen per App auf Ihren Smartphones abzurechnen. Damit kann der Beleg gescannt und unverzüglich in das Deloitte-System hochgeladen werden. Die App analysiert die Daten und erfasst die erforderlichen Datenbereiche, einschließlich Kaufpreis, Menge, Name des Anbieters, Währung und so weiter.
Die App
Nach dem Einscannen und Hochladen kann der Nutzer zusätzliche Informationen angeben. „Für uns ist es äußerst wichtig, unsere Verfahren und Tools ständig zu verbessern, um den Verwaltungsaufwand zu senken und die Effizienz zu erhöhen. Dank Rydoo wissen wir früher, wie viel Geld wir für bestimmte Kunden oder Projekte ausgeben. Wir werden auch noch im selben Monat über die meisten Ausgaben unterrichtet, so dass wir diesen Teil bereits kontrollieren und bearbeiten können. Dadurch fällt am Monatesende wesentlich weniger Arbeit an“, so Cindy Peeters, Finanzleiterin bei Deloitte Belgien.
Jeden Monat bearbeitet die Finanzabteilung von Deloitte die Ausgaben aller Mitarbeiter. Früher musste diese Aufgabe bis zum Ende des Monats warten und zudem mussten noch Spesenbescheide erstellt werden. Das führte zu hohen Arbeitsspitzen für die Finanzabteilung. Diese musste die Daten so schnell wie möglich verarbeiten, so dass das Unternehmen seine Mitarbeiter so schnell wie möglich auszahlen konnte. Darüber hinaus mussten diese Geldbeträge in den Kundenrechnungen sowie in den monatlichen Berichten aufgeführt werden.
Dank Rydoo können Mitarbeiter nun Ihre Spesen während des gesamten Monats und in Echtzeit digital einreichen. Dadurch werden unnötige Arbeitsspitzen vermieden und somit ungewollter Stress im Unternehmen.
Sobald der Nutzer das Bild seines Belegs hochlädt, wird es im Hauptsystem gespeichert. Zu diesem Zeitpunkt wird der Beleg jedoch noch nicht vollständig bearbeitet, so dass man gegebenenfalls noch weitere Informationen hinzufügen kann. Danach kann der Verantwortliche den Beleg genehmigen. „Dadurch erfährt unser Unternehmen schneller, welche Ausgaben die Mitarbeiter haben und kann sich falls nötig auf die Rückzahlung einstellen.
Für uns (Deloitte) ist es äußerst wichtig, unsere Verfahren und Tools ständig zu verbessern, um den Verwaltungsaufwand zu senken und die Effizienz zu erhöhen. Dank Rydoo wissen wir früher, wie viel Geld wir für bestimmte Kunden oder Projekte ausgeben.“
Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Ihr Unternehmen Vorauszahlungen tätigt. Aber noch viel wichtiger ist, dass Sie die Belege nicht mehr verlieren können, nachdem Sie sie hochgeladen haben. In späteren Phasen der Verarbeitung benötigen wir die Papierbelege nicht mehr. Wir haben mit den Steuerbehörden vereinbart, dass Unternehmen keine Kopie auf Papier mehr aufbewahren müssen, solange es eine digitale Kopie gibt. Wir setzen alles daran, die Spesenrechnung zu einem Ding der Vergangenheit werden zu lassen“, sagt Wim Derkinderen, CCO und Mitbegründer von Rydoo.
Die Anwendung läuft in der Cloud als eine SaaS (Software as Service). Das bedeutet, dass der Kunde keine großen Vorauszahlungen mehr leisten muss; er zahlt nur einen Festbetrag pro Nutzer pro Monat für die bestellten Dienstleistungen. Die Anwendung läuft auch nicht auf den Computern des Unternehmens selbst. Sie ist vielmehr mit der ERP des Kunden oder dessen Buchhaltungssoftware verbunden. Cindy Peeters: „Hier bei Deloitte arbeiten wir mit SAP. Wir haben ein bi-direktionales Interface aufgebaut, mit dem wir sämtliche unserer Daten in unser ERP hochladen. Falls wir dann noch Änderungen oder Korrekturen an den Spesenrechnungen durchführen möchten, werden diese automatisch in Rydoo durchgeführt. Die Umsetzung verlief problemlos, da sie kompatibel mit SAP ist.
„Während der Umsetzungsphase von Rydoo haben wir die Neuheiten ausführlich mit Hilfe von Postern, Unternehmensvideos und Schulungen kommuniziert. Aber die meisten Nutzer brauchten eigentlich gar keine Schulung. Die App ist sehr intuitiv.“
Pilotprojekt
Deloitte probierte das System im Rahmen eines Pilotprojekts im Sommer 2015 aus. Im November wurde das System für eine Gruppe von Nutzern eingeführt, die erfahrungsgemäß viele Ausgaben tätigen und die komplexe Anforderungen haben. Im Januar 2016 haben alle Mitarbeiter zur digitalen Spesenabrechnung von Rydoo gewechselt. Die Nutzung des Systems ist nun Pflicht: Alles wird digital verarbeitet und bezahlt.
Die Nutzer kamen gut damit klar. Sie haben keine Fragen zum System selbst oder über die App, sondern eher über die Spesenpolitik. Früher versuchten sie die Spesen so schnell wie möglich zu erledigen, ohne sich um die Einzelheiten zu kümmern. Heute müssen sie nur den richtigen Code eingeben. Darüber hinaus müssen sich Mitarbeiter damit beschäftigen, ob alle Spesen auch zurückerstattet werden können. Sie befassen sich mehr mit den Spesenrichtlinien als zuvor. Cindy Peeters: „Wir haben gemerkt, dass unsere Mitarbeiter das System effizient und benutzerfreundlich finden. Sie fanden rasch Zugang zum System, egal ob es sich um die Mitarbeiter handelte, die viel reisten, oder jene, die sich zu Hause mit der Verwaltung beschäftigten.“
Bessere Kontrolle
Neben der Tatsache, dass Ausgaben früher eingereicht werden und dass die Prüfer schneller arbeiten können, haben sie auch bessere Kontrolle, da alle Daten digital vorliegen. Cindy Peeters: „Sobald der Beleg eingereicht wird, überprüfen wir, ob die Daten entsprechend den Daten auf dem Beleg ausgefüllt wurden. Abweichungen deuten auf Fehler hin, aber auch auf Betrug oder Kopien. Das bemerkt man sehr schnell.
Außerdem kontrollieren wir viel genauer und globaler: Die Spesenart sowie den Ort, an dem die Ausgabe getätigt wurde. Wir bearbeiten den gesamten Vorgang von Anfang bis Ende, im die Effizienz zu erhöhen. Außerdem gibt es eine Reihe eingebauter Kontrollen, die automatisch arbeiten und das System zeigt Unregelmäßigkeiten an, auf die wir achten müssen. Auf diese Art können wir uns auf unberechtigte Spesenabrechnungen konzentrieren.
Steuererhebung
Für viele Unternehmen ist es beinahe unmöglich, anhand von Belegen und Rechnungen Steuern zurückzufordern. Bei Deloitte haben wir das jedoch erreicht. Cindy Peeters: „In unserem Unternehmen gibt es ein spezielles Team, das für die Spesen verantwortlich ist, sowohl für unsere als auch für die der Kunden. Aber natürlich verfügen wir über eine große Gruppe an Mitarbeitern, die zahlreiche Spesen einreichen.
Durch dieses hohe Volumen ist es sinnvoll, ein Team zu haben, dass sich ausschließlich mit den Spesen beschäftigt. Mit dem neuen Tool werden die Dinge jedoch wesentlich einfacher. Früher mussten wir viele Dinge manuell bearbeiten. Nun geht alles viel schneller. Und um die Angelegenheit noch mehr zu beschleunigen baten wir Rydoo, der App ein Länder-Feld hinzuzufügen, so dass wir automatisch wissen, wo wir Steuern zurückfordern können.“