Wie dieser CFO beschloss, den Spesenmanagementprozess seines Unternehmens neu zu erfinden

“Total Tool Supply, Inc. ist ein seit 1977 bestehendes Familienunternehmen, das mechanische Werkzeuge, Dienstleistungen und Lösungen für Bau- und Industriekunden in ganz Nordamerika anbietet.  Mit 14 Standorten und einem Team von 235 Mitarbeitern in den Vereinigten Staaten ist das Unternehmen bestrebt, die besten Produkte und Dienstleistungen für diejenigen zu liefern, die Anlagen und Systeme bauen und warten.

Um seine Ziele zu erreichen, stützt sich Total Tool auf ein Verkaufs- und Betriebsteam, das im ganzen Land verteilt ist und meist auf der Straße unterwegs ist.

Wer “”auf der Straße”” sagt, meint natürlich Geschäftsreisen und Geschäftskosten. Wie lange würden die Mitarbeiter auf eine Erstattung warten? Wie viel Zeit würden Buchhalter mit der Bearbeitung jeder Papier-Spesenabrechnung verbringen? Um diese Fragen zu beantworten und mehr über ihre Herausforderung herauszufinden, hatten wir die Gelegenheit, mit Paul Smejkal, dem CFO von Total Tool Supply, zu sprechen.”””

“Als Paul vor mehr als zwei Jahren zum Unternehmen kam, war die Spesenabrechnung ein manueller, Excel-basierter Prozess.  “”Es war umständlich. Belege gingen verloren. Dinge wurden nicht zeitnah eingereicht. Es war einfach kein guter Prozess.”

Die Mitarbeiter schickten die Spesenabrechnungen in einem Umschlag, das Team der Kreditorenbuchhaltung sammelte alle ein, versah sie mit einer Kategorie (oder versuchte zu erraten, auf welche Kategorie sich die Spesen bezogen) und trug alle Spesen manuell in eine Excel-Tabelle ein.  Vor allem die Vertriebsmitarbeiter verbrachten früher sehr viel Zeit mit dem Sammeln von Belegen und “”als es noch ein papierbasiertes System war, wollte niemand Spesen geltend machen, weil es mühsam war. Manchmal sparten sie die Spesen von zwei oder drei Monaten auf, weil es einfach zu umständlich war.””

Als die Abrechnung noch ein papierbasiertes System war, wollte niemand Spesen geltend machen, weil es mühsam war. Manchmal sparten sie die Spesen von zwei oder drei Monaten, weil es einfach zu umständlich war.

Das war die harte Realität, aber auch die Herausforderung für Paul. Da er in seinem vorherigen Unternehmen eine andere Lösung verwendet hatte, wusste er bereits um die potenziellen Auswirkungen von Spesenmanagement-Tools. Es war an der Zeit, die Anbieter auf dem Markt neu zu bewerten und eine Entscheidung zu treffen.”

Bevor er sich für eine neue Lösung entschied, recherchierte Paul ein wenig über verschiedene Lösungen und verglich deren Funktionen.

“Als ich die Rydoo-Anwendung sah, habe ich sie selbst getestet. Ich fand, dass sie viel einfacher zu bedienen ist. Andere Tools wie Concur versuchen, alles über alle möglichen Szenarien zu verpacken, und das brauchen wir nicht.  Wir brauchen Mitarbeiter, die Spesen einreichen können und das schnell und effizient.”

Paul nutzt Rydoo, um seine Spesen einzureichen und um Einblicke in die Gesamtausgaben des Unternehmens zu erhalten. Er nutzt es auch für die Finanzberichterstattung, und jetzt erhalten die Vertriebsleiter eine monatliche Übersicht über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter, damit sie nachverfolgen können, wie viel sie für verschiedene Aktivitäten ausgeben.  “”Die Analysefunktionen sind für unsere Manager sehr hilfreich. Dadurch haben sie einen besseren Überblick darüber, was ihre Mitarbeiter tatsächlich für verschiedene Aktivitäten ausgeben, so dass sie bei Bedarf eingreifen können.””

Die Analysefunktionalität ist für unsere Manager sehr hilfreich. Dies hat die Sichtbarkeit und das Bewusstsein dafür erhöht, was ihre Mitarbeiter tatsächlich für verschiedene Aktivitäten ausgeben, so dass sie bei Bedarf eingreifen können.

Nicht nur CFO Paul und die Manager profitieren von dem neuen Prozess, sondern auch das Finanzteam, dem es gelungen ist, einen manuellen Prozess zu eliminieren. “Vorher schickten etwa 80 Mitarbeiter Spesenabrechnungen in Papierform, und wir schätzten, dass wir für jede Spesenabrechnung in Papierform 20 bis 25 Minuten zur Bearbeitung benötigten. Jetzt haben wir das einfach nicht mehr. Es gibt sie einfach nicht mehr. Das ist aus unserer Sicht eine reine Ersparnis.” Außerdem verbrachten die Anwender früher 4 bis 5 Stunden pro Monat mit Spesenabrechnungen, jetzt benötigen sie weniger als eine Stunde.

Dank der in der Plattform gesammelten Daten kann Paul nun die Spesenrichtlinien neu anpassen, und die Vertriebsleiter sind in der Lage, den Vertriebsmitarbeitern bessere Anweisungen zu geben, was, wie er uns sagte:

“Das ist eigentlich sehr positiv, denn uns geht es um unsere Vertriebsmitarbeiter und die Unterstützung des Verkaufsprozesses, aber wir müssen auch klug damit umgehen, wie wir unser Geld ausgeben.”

Die Einblicke, die Paul jetzt als CFO bekommt, helfen ihm auch von einer höheren Ebene: “”Wir legen unsere Pläne und Budgets für die Zukunft fest.  Wir können jetzt endlich damit beginnen, einige Richtlinien festzulegen, wie viel wir in bestimmten Ausgabenkategorien ausgeben sollten. Vorher gab es keine Richtlinien.””

“”Wir können jetzt endlich anfangen, einige Richtlinien festzulegen, wie viel wir in bestimmten Ausgabenkategorien ausgeben sollten.””

Für das Team der Kreditorenbuchhaltung geht es jetzt definitiv schneller.  Sie erhalten keine Umschläge voller Quittungen mehr und müssen Spesen nicht mehr manuell in eine Excel-Tabelle eingeben.  “”Die Person, die die Spesen tätigt, kategorisiert sie richtig und wartet auf die Freigabe durch den Vertriebsleiter.  Dann stellen die Buchhalter sicher, dass wir uns an die Regeln halten, z. B. auf doppelte Spesen achten, was das System sehr deutlich anzeigt. So trägt es zur Genauigkeit unserer Finanzinformationen bei.””
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“Einer der größten Vorteile für das Team ist nicht nur die Zeitersparnis oder dass sie die Belege nicht mehr aufbewahren müssen, sondern die Tatsache, dass sie jede Woche und nicht mehr auf monatlicher Basis erstattet werden.

Wie Paul mit Stolz bestätigt: “”Die Rydoo-Plattform ermöglicht es unseren Mitarbeitern, ihre Spesen nicht nur in Echtzeit, sondern auch sehr schnell und genau zu erledigen.  Es sorgt dafür, dass wir sie auch pünktlich bezahlen. Jetzt erstatten wir den Mitarbeitern jede Woche ihre Spesen. Es ist einfach ein wöchentlicher Zyklus, in dem wir uns befinden, und es ist perfekt.””

Einer der größten Vorteile für das Team ist nicht nur die Zeitersparnis oder dass sie die Quittungen nicht mehr aufbewahren müssen, sondern die Tatsache, dass sie jede Woche und nicht mehr auf monatlicher Basis erstattet werden.

Wir haben Paul nach dem Feedback der Mitarbeiter auf die Rydoo-App gefragt und waren sehr erfreut zu hören, dass “”sie alle ihre Wertschätzung für diese Änderung zum Ausdruck gebracht haben.””  Schließlich “”geht es nicht nur um die Verwaltung von Spesen, sondern auch um die Verwaltung von Beziehungen. Es ist eine völlig andere Denkweise””, wie Paul feststellte.

Die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen ist nicht nur ein Trend, sondern ein anderer Ansatz für das Unternehmen. Die Erwartungen an CFOs, als digitale Vordenker zu agieren, steigen, was Paul sehr gut verstanden hat.

Es gibt keine Ausreden mehr, die Spesenmanagementprozesse in Ihrem Unternehmen zu ignorieren. Es gibt einfach eine Menge Gründe, auf der T&E-Welle zu surfen. Früher oder später werden sich die Dinge ändern müssen. Seien Sie bereit. Seien Sie einen Schritt voraus.

Paul und Total Tool sind bereits dort.