Als weltweiter Führer in digitaler Plattformsicherheit, ist Irdeto ein inovatives und vorwärtsgerichtetes Unternehmen. Allerdings mussten einige intere Prozesse noch bearbeitet und aktualisiert werden, um intern darzustellen, was extern bereits durchgeführt wurde.
Irdetos Reisekostenabrechnungsprozess wurde stark manuell betrieben, obwohl er online zur Verfügung stand. Alle Ausgaben mussten manuell in das ERP-System Microsoft Dynamics 2009 eingegeben werden.
Die Abgabe der Ausgabenbelege konnte nur in der Niederlassung erfolgen. Empfänger müssen einzeln gescannt und dann Zeile für Zeile in Microsoft Dynamics eingetragen werden.
Um Innovation und kritisches Denken bei Irdeto zu stimulieren, wurden regelmäßige „Hack Days“ für Mitarbeiter veranstaltet, um aktuelle Prozesse auf die Probe zu stellen und um neue Service-Ideen zu erkennen.
Beim „Hack Day“ letztes Jahr, hat Pierre Fauvel, Financial Controller für Irdetos Amerika-Sektor sich freiwillig gemeldet, um eine neue Lösung für den Ausgaben-Prozess zu finden. Später wurde er der Projektmanager für die globale Einführung von Rydoo.
Pierre hatte festgestellt, dass die durchschnittliche Zeit, die nach einer Reise für diese Arbeiten benötigt wird, etwa 45 Minuten bis eine Stunde beträgt.
Ein unzumutbarer langer Prozess, der sich auf die Arbeitsstunden auswirkt und sehr frustrierend für die Mitarbeiter war.
Wir wussten intern bereits, dass es irgendetwas geben musste, das besser dazu geeignet war, unsere Ausgaben in den Griff zu bekommen, als Microsoft Dynamics.
Lösung
Eine mobile Cloud-Platform
Irdetos Geschäftsreisende sind ständig unterwegs. Alle Aufgaben, bei denen man sich bei Microsoft Dynamics anmelden musste, wurden bis zur letzten Minute offen gehalten, da eine VPN-Verbindung nötig und das Tool nicht sonderlich benutzerfreundlich war. Die Lösung, nach der Irdeto suchte, sollte es Nutzern und Genehmigern ermöglichen, alle Handlungen mit dem Telefon durchzuführen: Ausgaben eingeben, einreichen, genehmigen, kontrollieren usw.
Wir wollten den zeitlichen Aufwand für diese Arbeiten reduzieren. Wenn man in einem Restaurant ist, kann man einfach ein Foto des Belegs machen und ihn sofort zur Genehmigung schicken.
OCR-Technologie
Es war für Irdeto ein Muss, von den manuellen Einträgen wegzukommen. Einer der Vorteile bei der Umsetzung einer mobilen Lösung für unterwegs ist, dass man die manuellen Aufgaben für Mitarbeiter so stark wie möglich verringern kann.
„Da das Tool Elemente und vordefinierte Informationen für Sie erkennen kann, sparen Sie sich eine Menge Zeit. Dies ist eins der Elemente,
Rydoo’s OCR-Technologie extrahiert automatisch das Datum, die Menge, die Währung und den Verkäufer aus dem Beleg. Der Nutzer muss dann den Beleg nur noch einer Kostenstelle zur Bestätigung einreichen.
Vergessen Sie den Ausgabenbericht
Die Einführung eines neuen Tools in jedem einzelnen Unternehmen kann eine große Herausforderung sein. Bei Irdeto wurde dies als Gelegenheit genommen, die internen Prozesse zu untersuchen und diese auf die Probe zu stellen.
„Was uns bei Rydoo wirklich gefallen hat, ist, dass man den Ausgaben-Bericht los wird. Ich gehe in die Kantine, mache ein Bild meines Belegs und reiche ihn ein.“
Diese Änderung am Prozess und in der Mentalität wurde von einem Team unterstützt, dass fest an die Vorteile glaubte, die ein solches System dem Unternehmen bringen würde: Sofortiges Einreichen von Ausgaben, kürze Vergütungszeiten, Echtzeit-Übersicht der Unternehmensausgaben usw.
Bei unserer Suche nach einem neuen Tool, waren wir bereit, unsere Prozesse auf eine neue Plattform anzupassen, sollte diese als die Beste gelten
Ergebnisse
Irdeto hat Rydoo in 9 Ländern eingesetzt und damit die amerikanischen Kontinente, Europa und Asien abgedeckt. Das Projekt wurde vom jeweiligen Finanz-Team der Region geleitet und vom Finance Controller der amerikanischen Kontinente überwacht.
Dank der hervorragenden Zusammenarbeit zwischen dem Irdeto Projekt-Team und Rydoo, hat die Umsetzung für alle neun Länder insgesamt 8 Wochen gedauert, einschließlich einer vollständigen Integration von Microsoft Dynamics.
Durch die 2-Wege-Integration mit Microsoft Dynamics konnten alle Nutzer in Rydoo importiert und die Genehmigungen automatisiert werden. Hierbei handelt es sich um Echtzeit-Integration, so das jede Änderung in Microsoft Dynamics automatisch auch in Rydoo angewandt wird.
Bearbeitungszeit anstelle von 60 Minuten
Es wird kein Papier benötigt, um Ausgaben zu verwalten
Positive Rückmeldungen von den Mitarbeitern